Projektmanagement Schritt für Schritt (eBook)

Schritt 1 Die Grundlagen des Projektmanagements verstehen

„Projektmanagement ist die Kunst, mit zehn Fingern elf Korken unter Wasser zu halten.“

Quelle: Gerhard Pews

Lernhinweise

1.1Begriffsdefinition

Projekt

Ein Projekt wird definiert als ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist1. Das bedeutet, ein Projekt ist eine in sich abgeschlossene Aufgabe, die nicht als Routinetätigkeit geleistet werden kann. Jedes weitere Projekt, auch wenn es dieselbe Ausgangslage oder eine ähnliche Zielsetzung hat, wird sich in seiner Art und Weise unterscheiden2.

Jedes Projekt ist:

Einmalig, und in dieser Form und Konstellation nicht wiederholbar.

Neuartig, dadurch komplex und durch vielerlei Unsicherheiten begleitet.

In sich abgeschlossen, das heißt zeitlich begrenzt durch einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.

Zielorientiert, es verfolgt einen speziellen Zweck, für welchen Ziele definiert werden müssen.

Projektspezifisch organisiert, dabei gilt es verschiedene Interessensgruppen zu befriedigen, die Arbeit findet zumeist im Team statt.

Darüber hinaus werden für jedes Projekt besondere Ressourcen benötigt (z.B. Zeit, Geld, Menschen, Technik, Hardware, Software etc.), die zumeist endlich und nur begrenzt verfügbar sind. Besonderes Augenmerk ist auf die Ressource Mensch zu legen, denn in nahezu jedem Projekt kommen Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Abteilungen oder Institutionen zusammen und bilden ein Projektteam oder eine Arbeitsgruppe. Sie bringen unterschiedliche fachliche Expertise, die aus verschiedenen Perspektiven und Fachrichtungen herrührt, mit ein und erarbeiten gemeinsam im Projekt eine Lösung für ein gestelltes Problem. Aus diesem Grund sind arbeitsteilige Prozesse und eine intensive (gemeinsame) Planung des Projekts erforderlich. Es gilt Verantwortlichkeiten für die Dauer des Projekts festzulegen und das Projekt an sich, neben der eigentlichen Projektarbeit, zu koordinieren.

Ein Projekt ist also nichts Alltägliches. Es ist keine Standardaufgabe, die im Rahmen der täglichen Routine durchgeführt werden kann. Jedes Projekt ist eine neue Herausforderung und die initiale Projektdefinition verdient daher besondere Aufmerksamkeit. Erst mit fortschreitender Projektdurchführung wächst das Wissen über den Gegenstand des Projekts. Durch schrittweises Verfeinern wird sich der Blick für die Projektdetails schärfen und die Vorstellung von der zu entwickelnden Lösung wird allmählich klarer. Das bedeutet, dass die Arbeit in Projekten besonders in den frühen Projektphasen häufig durch Unsicherheiten geprägt ist.

Projektdreieck

Unsicherheit, Neuartigkeit und Komplexität sind die Hauptfaktoren, welche auf jedes Projekt einwirken. Welche Determinanten dadurch konkret beeinflusst werden, lässt sich mit Hilfe des sogenannten magischen Projektdreiecks3 darstellen. Das Projektdreieck definiert sich über die drei Ecken Ziel, Ressourcen und Zeit.

Abb. 1: Das magische Projektdreieck

Ziel

Ziel eines jeden Projekts ist eine (Mehr-)Wertschöpfung, das heißt die Schaffung eines Endproduktes oder das Leisten eines positiven Beitrags zu einer Sache oder einem Prozess. Das Ergebnis des Projekts, also das Maß der Zielerreichung, kann sowohl qualitativ als auch quantitativ gemessen und beurteilt werden.

Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man die Mittel und Wege, die benötigt und eingeschlagen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Ressourcen können daher je nach Projektart und -umfang ganz unterschiedlicher Natur sein. Für manche Projekte werden jede Menge Wissen (z.B. über Kundenbedürfnisse sowie deren Anforderungen und Wünsche), Fachkenntnisse (z.B. über die technischen Eigenschaften von neu zu entwickelnden Produkten), aber auch Motivation, Durchhaltevermögen und Disziplin benötigt. Andere Projekte kommen nicht ohne den Einsatz von finanziellen Mitteln für Infrastruktur sowie Hard- und/oder Software aus (z.B. große Investitionsprojekte wie der Bau eines neuen Flughafens). Eine weitere wichtige Ressource im Projekt ist die Arbeitszeit, das Produkt aus einem Menschen und dessen zur Verfügung stehender Zeit.

Zeit

Neben der benötigten Arbeitszeit wird jedes Projekt definiert durch Termine und Fristen (denn es ist per Definition zeitlich begrenzt und in sich abgeschlossen). Für den Erfolg eines Projekts spielen neben der reinen Zielerreichung auch Pünktlichkeit, Verlässlichkeit und Exaktheit aller Projektbeteiligten eine große Rolle.

Diese drei Ecken – oder auch Determinanten – eines Projekts können nicht losgelöst voneinander betrachtet werden, sondern stehen in engem Zusammenhang. Keine Komponente kann für sich alleine geändert werden, ohne dass nicht mindestens eine weitere durch diese Änderung (sowohl negativ wie auch positiv) beeinflusst wird. Dieser Umstand macht das Projektdreieck zu einem „magischen“ Dreieck und gleichzeitig zu einem hervorragenden Werkzeug, um eine ganzheitliche Sicht auf ein Projekt zu bekommen.

Projektmanagement

„Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements”4, oder mit den Worten von Dr. Gerhard Pews: „Projektmanagement ist die Kunst, mit zehn Fingern elf Korken unter Wasser zu halten.“5 Das Managen eines Projekts ist also vergleichbar mit einer Kunst. Das Kunststück dabei ist es, alle am Projekt beteiligten Menschen unter dem optimalen Einsatz der für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen zur Erreichung der im Vorfeld definierten Projektziele zu koordinieren.

Abb. 2: Teilaspekte des Projektmanagements

Gemäß der PMI-Definition sind für das erfolgreiche Managen eines Projekts, neben den Determinanten Ziel, Ressourcen und Zeit, die sich im Projektdreieck widerspiegeln, also auch Wissen, Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken von besonderer Wichtigkeit. Abb. 2 stellt eine (nicht vollumfängliche) Übersicht der wichtigsten Teilaspekte, die Projektmanagement ausmachen, dar. Mit Hilfe dieser wird klar, wie facetten- und umfangreich Projektmanagement sein kann und in der Praxis oftmals ist.

Für den Projektmanager bedeutet dies, dass er für die Festlegung der Ziele, die Auswahl und Benennung der Projektmitglieder sowie die Verteilung...