Projektkommunikation (eBook)

Projektkommunikation 1
Impressum 4
Inhaltsverzeichnis 5
Vorwort 11
Grundlagen 13
1?Einleitung 15
1.1?Adressaten, Zielsetzung und Struktur dieses Buches 16
1.2?Das Beispielprojekt „Erneuerung Printer-Flotte“ 19
1.3?Von Gedacht bis Beibehalten 20
1.4?Begriffe – Projekt, Kommunikation 23
1.4.1?Projekt, Programm, Produkt, Service 23
1.4.2?Stakeholder, Projektrollen, Projektorganisation, Projektumfeld 27
1.4.3?Kommunikation, Information 33
1.4.4?Projektkommunikation 36
1.4.5?Schulung im Projekt 38
1.4.6?Leistung, Kosten und Termine 38
1.5?Aufwand Projekt vs. Aufwand Projektkommunikation 40
1.6?Zusammenfassung 41
2?Leitsätze und Rahmenbedingungen 43
2.1?Leitsätze der Projektkommunikation 43
2.2?Need-to-know / Important-to-know / Good-to-know 48
2.3?Rahmenbedingungen und Stolpersteine 49
2.3.1?Vertraulichkeit von Projektinformationen 49
2.3.2?Standards, Richtlinien, Templates 50
2.3.3?Internet, Intranet – Informationsqualität, Copyright, Gegenleistungen 52
2.3.4?Verteilte Lokationen und interkulturelle Kommunikation 52
2.4?Projektkommunikation und … – Beziehungen und Abgrenzungen 57
2.5?Zusammenfassung 59
Die Kommunikation im Projekt­management­prozess 61
3?Die Kommunikation in den Projektphasen 63
3.1?Projektstart 64
3.1.1?Projektauftrag 65
3.1.2?Einbettung der Kommunikation und Schulung in die Projektorganisation 65
3.1.3?Aufgliederung der Projektkommunikation 71
3.1.4?Anforderungen und Stellenbeschrieb des Kommunikationsverantwortlichen 74
3.1.5?Situationsanalyse 79
3.1.6?Festlegung der Kommunikationsziele 83
3.1.7?Etablierung der Kommunikationsregeln im Projektteam 88
3.1.8?Das stete Sammeln von Daten 92
3.2?Planung 94
3.2.1?Berücksichtigung der Kommunikation in der Projektplanung 95
3.2.2?Planung der Kommunikation 99
3.3?Ausführung, Realisierung 101
3.3.1?Konzeption der Kommunikation 102
3.3.2?Die Verwaltung der Kommunikationsinhalte 104
3.3.3?Integration der Benutzerkommunikation im Rollout-Prozess 106
3.3.4?Die Kommunikation in einer Krisensituation 110
3.4?Steuerung und Kontrolle 116
3.4.1?Qualitätssicherung 118
3.4.2?Kontrolle der Wirksamkeit von Kommunikationsprodukten bzw. -massnahmen 124
3.5?Projektabschluss 125
3.5.1?Lessons Learned 127
3.5.2?Individuelles Feedback 129
3.5.3?Abschlussinformation für die Allgemeinheit 129
3.5.4?Abschlussbericht 130
3.5.5?Abschiedsgruss 131
3.6?Zusammenfassung 132
Kommunikations­partner und Anspruchsgruppen 133
4?Stakeholder, Kommunikation mit Stakeholdern 135
4.1?Stakeholdermanagement 139
4.1.1?Identifikation der Stakeholder, Stakeholdergruppierungenund -Typen (Rollen) 140
4.1.2?Analyse der Stakeholder 141
4.1.3?Festlegung der Stakeholderspezifischen Kommunikationsziele, -wege und -massnahmen 144
4.1.4?Kommunikationsetablierung, -unterhalt und -abschluss 145
4.2?Stakeholdergruppierungen und Informationspakete 147
4.2.1?Die fünf Stakeholdergruppierungen 149
4.2.2?Übersicht Stakeholdergruppierungen – Kommunikationsziele 152
4.2.3?Übersicht Stakeholdergruppierungen – Informationspakete 153
4.2.4?Die fünf Informationspakete 154
4.3?Instrumente des Stakeholdermanagements 160
4.3.1?Kommunikationsmatrix 161
4.3.2?Übersicht Kommunikationsinhalte und -instrumente 169
4.4?Kommunikation im Projektteam 172
4.4.1?Meetings und bilaterale Gespräche 175
4.4.2?Teamregeln 180
4.5?Kommunikation mit dem Projektumfeld 182
4.5.1?Auftraggeber, Projektsponsoren, Entscheidungs- und Unterstützungsgremien, Instanzen 185
4.5.2?Benutzer 187
4.5.3?Projektteamexterne Auftragnehmer, Lieferanten, Contractors 191
4.5.4?Businesspartner 192
4.5.5?Linienvorgesetzte der Projektmitarbeiter 192
4.5.6?Projektübergreifende Kontrollorgane und Boards, Übrige 193
4.6?Projektmarketing 193
4.7?Zusammenfassung 197
Themen und Instrumente 199
5?Projektkommunikation – Themen und ihre Darstellung 201
5.1?Projektstruktur 202
5.2?Projektstatus 204
5.2.1?Ampelfarben 205
5.2.2?Status-Rapport 207
5.2.3?Statusinformationen über einen längeren Zeitraum 210
5.3?Terminplanung, Berichterstattung zu Meilensteinen 211
5.3.1?Aktivitäten und Meilensteine 213
5.3.2?Darstellung Level-1-Plan 215
5.3.3?Darstellung Level-2-Plan 217
5.3.4?Zusammenspiel Level-1- und Level-2-Planung 218
5.3.5?Ausgliederung der Detailinformationen 220
5.3.6?Berichterstattung zu den Meilensteinen 222
5.4?Risiken 225
5.4.1?Risk Grid (Risikomatrix, Risikoraster) 225
5.4.2?Die Risikotabelle 230
5.5?Budgetinformationen und Istkosten 234
5.5.1?Budget versus Kosten 235
5.5.2?Aufgliederung nach Bereichen 0
5.5.3?Projektkosten, zu erwartende Betriebskosten und Erträge 242
5.6?Übrige Projektleistungen, Probleme, Pendenzen 243
5.6.1?Übrige Projektleistungen und -erfolge, nächste Schritte 243
5.6.2?Probleme 245
5.6.3?Pendenzen 249
5.7?Projekt- bzw. phasenspezifische Leistungskennzahlen (KPIs) 252
5.7.1?Rollout-Fortschritt 252
5.7.2?Beanspruchung der Supportorganisation 258
5.7.3?Benutzerzufriedenheit, Benutzer-Feedback 260
5.8?Schritt für Schritt zur Themenpräsentation 266
5.9?Zusammenfassung 269
6?Instrumente der projektinternen Kommunikation 271
6.1?Übersicht Instrumente der projektinternen Kommunikation 272
6.2?Instrumente im Zusammenhang – Verweise von Instrument zu Instrument 274
6.3?Die projektinterne Website 276
6.3.1?Wesentliche Merkmale der projektinternen Website 279
6.3.2?Die Strukturierung und Gestaltung der Webseiten 280
6.3.3?Das Storyboard 283
6.3.4?Schritt für Schritt zur projektinternen Website 287
6.4?Mail 290
6.4.1?Wesentliche Merkmale von Mails 291
6.4.2?Die Mail-Elemente – Betreff, Absender, Empfänger, Mail-Body, Beilagen 292
6.4.3?Schritt für Schritt zum Mail 296
6.5?SMS, MMS – Kurznachrichten 297
6.5.1?Wesentliche Merkmale von Kurznachrichten 299
6.5.2?Schritt für Schritt zur Kurznachricht 300
6.6?Chatrooms, Instant Messaging 301
6.6.1?Wesentliche Merkmale von Chatrooms 303
6.6.2?Schritt für Schritt zum Chatroom 304
6.7?Sitzungsunterlagen, Unterlagen zum Reporting 306
6.7.1?Wesentliche Merkmale von Sitzungsunterlagen 308
6.7.2?Unterlagen für das Projektsteuerungsgremium 309
6.7.3?Unterlagen für andere Entscheidungsgremien 313
6.7.4?Unterlagen für Workshops 313
6.7.5?Schritt für Schritt zu den Sitzungsunterlagen 314
6.8?Protokolle 315
6.8.1?Wesentliche Merkmale von Protokollen 318
6.8.2?Protokoll des Projektteam-Meetings 319
6.8.3?Schritt für Schritt zum Protokoll 322
6.9?Checklisten 324
6.9.1?Wesentliche Merkmale von Checklisten 326
6.9.2?Schritt für Schritt zur Checkliste 327
6.10?Projektposter 329
6.10.1?Wesentliche Merkmale von Projektpostern 330
6.10.2?Schritt für Schritt zum Poster 331
6.11?Projektzeitschriften, Projekt-Infoblätter 333
6.11.1?Wesentliche Merkmale von Projektzeitschriften, Projekt-Infoblättern 334
6.11.2?Schritt für Schritt zur Projektzeitschrift bzw. zum Projekt-Infoblatt 335
6.12?Projektdokumentation 337
6.12.1?Überlegungen zur Abspeicherung und zur Namensgebung von Ordnern und Dokumenten 341
6.12.2?Schritt für Schritt zur Projektdokumentation 345
6.13?Zusammenfassung 347
7?Instrumente der Benutzerkommunikation 349
7.1?Übersicht Instrumente der Benutzerkommunikation 350
7.2?Instrumente der Benutzerkommunikation (und -schulung) im Zusammenhang 352
7.3?Die Website für Benutzer und andere Interessierte 354
7.3.1?Wesentliche Merkmale der Website für Benutzer und andere Interessierte 357
7.3.2?Die Rubriken der Benutzer-Website 358
7.3.3?Die Strukturierung der Website für Benutzer 362
7.3.4?Dynamisch generierte Seiteninhalte, individuelle Webseiten 364
7.3.5?Schritt für Schritt zur Benutzer-Website 366
7.4?Artikel in Webportalen, Zeitschriften 366
7.4.1?Wesentliche Merkmale von Artikeln 368
7.4.2?Schritt für Schritt zum Artikel 368
7.5?Mail, Massenmail 371
7.5.1?Wesentliche Merkmale von Mails und Massenmails 374
7.5.2?Projektmailbox (Gruppenmailbox, Shared Mailbox) 375
7.5.3?Schritt für Schritt zum Mail bzw. zum Massenmail 377
7.5.4?Schritt für Schritt zur Projektmailbox 377
7.6?Foliensätze 379
7.6.1?Wesentliche Merkmale von Foliensätzen 381
7.6.2?Schritt für Schritt zum Folienset 381
7.7?Plakat 383
7.7.1?Wesentliche Merkmale von Plakaten 385
7.7.2?Schritt für Schritt zum Plakat 386
7.8?Informationsscreens 389
7.8.1?Wesentliche Merkmale von Informationsscreens 390
7.8.2?Schritt für Schritt zum Informationsscreen 391
7.9?Broschüren, Handzettel (Flyer) 393
7.9.1?Wesentliche Merkmale von Broschüren 395
7.9.2?Schritt für Schritt zur Broschüre 396
7.10?Infoblatt, Newsletter 399
7.10.1?Wesentliche Merkmale von Infoblättern 399
7.10.2?Schritt für Schritt zum Newsletter 400
7.11?Fragebogen 402
7.11.1?Wesentliche Merkmale von Fragebögen 404
7.11.2?Strukturierung des Fragebogens und Formulierung der Fragen 405
7.11.3?Schritt für Schritt zum Fragebogen 407
7.12?Zusammenfassung 410
8?Instrumente der Benutzer- und Benutzersupportschulung 411
8.1?Übersicht Instrumente der Benutzer- und Benutzersupportschulung 412
8.2?Anleitungen 413
8.2.1?Wesentliche Merkmale von Anleitungen 416
8.2.2?Schritt für Schritt zur Anleitung bzw. zum Anleitungsset 416
8.3?Web Based Training (WBT) 419
8.3.1?Wesentliche Merkmale eines Web Based Trainings 422
8.3.2?Die Strukturierung, Steuerung und Gestaltung des WBT bzw. WBT-Sets 422
8.3.3?Schritt für Schritt zum WBT 431
8.4?Trainer, Vor-Ort-Support am Einführungstag 435
8.4.1?Wesentliche Merkmale eines Vor-Ort-Supports 436
8.4.2?Qualitätssicherung des Trainereinsatzes – Schulung,Instrumente, Audits 437
8.4.3?Schritt für Schritt zum Vor-Ort-Support 440
8.5?Klassenunterricht 444
8.5.1?Wesentliche Merkmale eines Klassenunterrichts 447
8.5.2?Schritt für Schritt zum Klassenunterricht 448
8.6?Zusammenfassung 451
9?Weitere Kommunikationsinstrumente 453
9.1?Event-Marketing – Roadshows, Town-Hall-Meetings, Infostände, Marktplätze 453
9.2?Instrumente mit Breitenwirkung 455
9.3?Instrumente zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit 458
9.4?Zusammenfassung 459
Everybody, Somebody, Anybody, Nobody 461
Literaturverzeichnis 463
Stichwortverzeichnis 467