Professionelle Aktenführung in der Kommunalverwaltung

Das Praxishandbuch vermittelt anschaulich die Standards der Aktenführung für das 21. Jahrhundert in Baden-Württemberg. Das Buch ist eine Praxisanleitung für den kompletten Zyklus analoger und elektronischer Akten in der öffentlichen Kommunalverwaltung, vom Anlegen der Akten über deren Ordnung und Ablage mit Hilfe des Kommunalen Aktenplans 21 bis hin zur Aussonderung und Archivierung. Es beschreibt die seit Jahrhunderten bewährten Erkenntnisse der analogen Aktenlehre. Gleichzeitig leistet es auch den bisher fehlenden Know-how-Transfer zwischen Schriftgutlehre und dem modernen, digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Das Buch vermittelt, warum Aktenführung in den Kommunalverwaltungen in Baden-Württemberg wichtig ist und wozu Landeseinheitlichkeit hergestellt werden soll. Der Autor zeigt auf, wie die Kommunalverwaltung von den Vorzügen der korrekten Aktenführung profitieren kann.

Das Handbuch bietet eine praxisnahe und übersichtliche Einführung in die richtige Aktenverwaltung und in die rechtskonforme Aktenführung. Die wesentlichen Grundlagen und Regeln der Aktenführung werden ausführlich erläutert: von der Pflicht zur vollständigen Aktenführung, dem Entstehen und Anlegen einer Akte über ihre Ordnung und Ablage bis hin zum Verbot der willkürlichen Aussonderung.

Der Autor geht auf diverse Aktenausprägungen ein und beschreibt die unterschiedlichen Eigenschaften verschiedener Aktenarten. Die Erfordernisse elektronischer Aktenführung werden dabei durchgängig berücksichtigt.

Der Inhalt des handlichen und übersichtlichen Nachschlagewerks ist klar gegliedert und beschränkt sich auf das Wesentliche. Eine vertiefende Inhaltsangabe und ein lexikalisches Register runden das Werk ab.

Der kompakte Leitfaden besticht durch seine Praxisnähe. Ein Spezialteil widmet sich dem Kommunalen Aktenplan 21. Das Praxishandbuch richtet sich an alle Beschäftigten in Verwaltungen, die mit Akten arbeiten. Es ist auch in der Ausbildung einsetzbar.

Typische Fragen zum »Kommunale Aktenplan 21« beantwortet der Projektleiter des »Kommunalen Aktenplans 21« Prof. Dr. Sannwald  in 12 prägnanten Youtube-Clips zu den Themen: Die Akte · Anforderungen an die Akte · Der Aktenbestand · Das Aktenverzeichnis · Der Aktenplan · Landesweite Einheitlichkeit · Parallelreihung und Tiefergliederung zum Aktenplan · Erscheinungsweise des Kommunalen Aktenplans 21 · Umstellung auf den Kommunalen Aktenplan 21 · Umsignierung von elektronischen Akten (E-Akten) · Aktenaussonderung · Entscheidung für den 0 bis 9 Aktenplan

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Der Autor Prof. Dr. Wolfgang Sannwald ist Projektleiter des »Kommunalen Aktenplans 21« im Auftrag der Herausgeber Gemeindetag Baden-Württemberg und Landkreistag Baden-Württemberg, Abteilungsleiter der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit, Archiv und Kultur beim Landratsamt T&