Wenn schon ausbilden, dann richtig! (eBook)

4. Wie viele Azubis verkraftet mein Unternehmen? Ausbildungsbedarf professionell ermitteln.

Wenn ein Unternehmen sich entschlossen hat auszubilden und auch herausgefunden hat, in welchen Ausbildungsberufen es ausbilden will und kann, dann muss es die Frage klären, wie viele Auszubildende es denn einstellen möchte. Diese Klärung ist natürlich auch für das Marketing von Bedeutung, denn davon hängt ebenso ab, wieviel Aufwand Sinn macht und mit welchen Methoden man am besten vorgeht.

Um die Frage nach dem quantitativen Bedarf zu klären, kann es sehr verschiedene Ansatzpunkte geben. Die Ausbildung führt kontinuierlich Fachkräfte an das Unternehmen heran und sichert damit den Fachkräftebedarf. Dementsprechend erfüllt das Ausbilden ein strategisches Interesse der Unternehmen an der mittelfristigen Sicherung des qualifizierten Mitarbeiternachwuchses.

Wie hoch der Fachkräftebedarf ist, hängt von folgenden acht Faktoren ab.

1. Geschäftsstrategien (Will das Unternehmen expandieren? Will es neue Geschäftsfelder erschließen?)

2. Personalbedarf (Wie sieht die Qualifikations- und Altersstruktur im Unternehmen überhaupt aus?)

3. Technologische Veränderungen (Fallen in Zukunft bestimmte Arbeitsplätze weg?)

4. Fluktuationsersatz (Wie viele Mitarbeiter müssen in den nächsten Jahren ersetzt werden?)

5. Bedarfsdeckung durch eigene Berufsausbildung (Wie viele und welche neuen Mitarbeiter wollen/können wir durch eigene Ausbildung rekrutieren, wie viele und welche holen wir uns lieber am Markt?)

6. Verbleibquote während der Ausbildung (Von wie vielen „Abwanderungen“ nach der Ausbildung müssen wir ausgehen?)

7. Übernahmequote nach abgeschlossener Ausbildung (Welchen Prozentsatz der Ausgebildeten können wir erfahrungsgemäß übernehmen?)

8. Demographische Entwicklungen – Schulabgänger (Wie stark müssen wir für spätere „magere“ Jahrgänge heute schon vorbauen?)

Handlungsoption: Kleinere Betriebe können den Ausbildungsbedarf vereinfacht ermitteln und von einer Einstellquote von 5 % bis 6 % p. a., bezogen auf die Fachkräfte, ausgehen. Ansonsten kann der Ausbildungsbedarf als Orientierungswert rechnerisch ermittelt werden. Die Grundformel für die Berechnung des Einstellungsbedarfs für Auszubildende lautet wie folgt:

Gehaltsempfänger · Fachkräftefaktor ·

Fluktuationsquote · Deckungsgrad

Verbleibquote während der Ausbildung ·

Übernahmequote nach der Ausbildung · 100

Abkürzungen:

Diese so rechnerisch ermittelten Werte können nur Orientierungswerte für die dann individuell zu treffenden Entscheidungen und die Festlegung, in welchen Ausbildungsberufen ausgebildet werden soll, sein. Sie ermöglichen aber eine fundierte, mit der Geschäftsplanung zu verzahnende Entscheidungsgrundlage.

Praxisfall: Für ein Unternehmen mit 1.000 Gehaltsempfängern ist der Einstellungsbedarf an gewerblichen Auszubildenden für das Geschäftsjahr 2023 zu ermitteln. In die Rechnung einzubeziehen ist die Anzahl der in der Geschäftsplanung für 2027 ausgewiesenen Gehaltsempfängern (Ausbildungsdauer = 3,5 Jahre), GE = 1.000.

Der benötigte Fachkräfteanteil wird mit Q = 60 % angenommen. Die Fluktuationsquote Fq wird unter Zugrundelegung der mittelfristigen Erfahrungswerte mit 5 % einbezogen.

Die örtliche Arbeitsmarktsituation lässt erwarten, dass 20 % der benötigten Fachkräfte vom Arbeitsmarkt gewonnen werden können. Dementsprechend beträgt der Deckungsgrad des Fachkräftebedarfs durch eigene Berufsausbildung Dg = 80 %.

Während der Berufsausbildung muss mit Abgangsverlusten gerechnet werden. Es wird eine Verbleibquote während der Berufsausbildung von Vq = 95 % angenommen.

Die Übernahmequote der Auszubildenden, die nach abgeschlossener Berufsausbildung in ein Arbeitsverhältnis übernommen werden können, beträgt nach vorliegenden Erfahrungen etwa Üq = 80 %.

Die rechnerische Ermittlung ergibt somit, dass bei entsprechender Geschäftsplanung für das Jahr 2027, 32 gewerbliche Auszubildende im Geschäftsjahr 2023 eingestellt werden müssen, damit eine ausreichende Anzahl von Fachkräften durch eigene Berufsausbildung entsprechend den angenommenen Einflussgrößen herangeführt werden kann.

Die Frage nach dem Ausbildungsbedarf ist aber keineswegs nur quantitativ zu verstehen (Wie viele Auszubildende wollen wir?), sondern selbstverständlich auch qualitativ: Wenn man „geeignete“ oder gar „die richtigen“ Bewerber haben möchte, braucht man eine genauere Vorstellung davon, was für das eigene Unternehmen eigentlich diese „Eignung“ ist, also welche Arten von Bewerbern man eigentlich sucht. Zu sagen: Einfach nur „die besten“, ist naiv. Welche Anforderungen hat man also, was sollen die Bewerber mitbringen, welche Gruppen will man ansprechen?

Handlungsoption: Über welche Kriterien sollten Sie als Ausbildungsbetrieb Klarheit gewinnen, um den qualitativen Ausbildungsbedarf zu bestimmen?

Müssen unsere Bewerber bestimmte gesundheitliche bzw. konstitutionelle Voraussetzungen mitbringen?

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Welche schulischen Voraussetzungen sind notwendig? (z.B. Fremdsprachen, mathematische Begabung)

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Sollte man bestimmte soziale und persönliche Kompetenzen mitbringen (Bereich der Schlüsselqualifikationen)?

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Wünschen wir bestimmte Vorerfahrungen?

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Wollen wir Jugendliche mit bestimmten charakterlichen Merkmalen anziehen? (Verhalten, Auftreten, Neigungen und Interessen)

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Als Unternehmen sollten Sie sich also darüber klarwerden, was die Bewerber schon mitbringen sollen, weil es im Rahmen der Ausbildung schwer zu erlernen ist oder gar nicht nachgeholt werden kann; auf diese Weise werden u.a. auch Enttäuschungen und Konflikte in der Ausbildung vermieden.

Das Unternehmen hat zwei Ansatzmöglichkeiten, um diese Fragen zu beantworten.

Zum einen kann es sich nämlich fragen, welche Voraussetzungen für das erfolgreiche Durchlaufen der Ausbildung gegeben sein sollten.

Zum anderen kann es sich fragen, welche grundlegenden Voraussetzungen die spätere Berufstätigkeit fordert, die in der Ausbildung nicht (mehr) hergestellt werden können bzw. die viel leichter zu erfüllen sind mit entsprechenden mitgebrachten Veranlagungen (z.B.: offen auf andere Menschen zugehen). Beim qualitativen Bedarf geht es also darum, weichenstellende Schwerpunkte der Anforderungen zu identifizieren, die im Rahmen des Marketings so kommuniziert werden können, dass sich von vorneherein nur solche Bewerber melden, die schon einmal diese Voraussetzungen mitbringen. Je präziser es gelingt, diese Voraussetzungen zu formulieren und zu kommunizieren, desto mehr entlastet man das spätere Auswahlverfahren.

Definition: Sinnvoll ist es, die Anforderungen in einem Anforderungsprofil festzuhalten. Dieses ist nach persönlichen und fachlichen Eigenschaften gegliedert.

Anforderungsprofile sind Soll-Beschreibungen, der Fähigkeiten und Kompetenzen, die die Mitarbeitenden zur optimalen Aufgabenerfüllung brauchen. Um den geeigneten Bewerber auszuwählen, gibt es verschiedene Leistungskriterien:

• Besuchte Schulen (Hauptschule, Realschule, Gymnasium)
• Erreichte Schulabschlüsse (Zeugnisse)
• Praktika in Unternehmen als Referenzen
• Testergebnisse (Interessen, Neigungen, Begabungen)
• Schlüsselqualifikationen (Sympathie, Flexibilität)

Die Auswahlkriterien müssen im Hinblick auf das Anforderungsprofil gewichtet werden. In der Bank ist z. B. ein gepflegtes Äußeres besonders wichtig und kann mit dem Faktor 3 gewichtet werden. Fachwissen ist zu Beginn der Ausbildung weniger wichtig und kann mit dem Faktor 1 gewichtet werden.

5. Darf jeder machen, was er will? Was muss man tun, um ausbilden zu dürfen?

Wer in Deutschland ausbilden will oder bereits...