Erfolgreich studieren mit Projektmanagement (eBook)

2Projekte im Studium erfolgreich meistern

In den Kapiteln drei bis sechs wird ausführlich dargestellt werden, wie Sie ein Projekt initial als solches definieren, es anschließend detailliert planen, durchführen und schließlich zum Abschluss bringen. Das folgende Kapitel soll Ihnen zunächst dabei helfen, Ihr wie auch immer geartetes Studienprojekt erfolgreich als Gesamtobjekt zu betrachten und zu meistern. Dazu werden zunächst typische Fehlerquellen aufgezeigt, durch die in der Praxis viele Projekte scheitern. Es folgt eine Anleitung, wie Sie es besser machen können. Es handelt sich um Erfolgsfaktoren, die zum guten Gelingen eines Projekts beitragen können und anhand derer sich erfolgreiche von weniger erfolgreichen Projekten unterscheiden.

Machen Sie sich zunächst klar, dass es in Ihrem Studienalltag viel mehr Projekte gibt, als Sie zunächst annehmen. Viele Aufgaben im Rahmen Ihres Studiums sind nicht besonders neu für Sie und wurden von Ihnen in der Vergangenheit auch ganz ohne Projektmanagement bewältigt (z.B. die Semesterplanung oder ein Gruppenreferat). Das ist gut so. Und es heißt auch nicht, dass Sie dadurch etwas falsch gemacht haben. Die Frage ist, ob Sie in Ihrer Arbeitsweise effizienter und effektiver hätten vorgehen können, wenn Sie die zu bewältigende Aufgaben als ein Projekt betrachtet und es mit Hilfe von Projektmanagementmethoden organisiert hätten.

Diese Erkenntnis bietet Ihnen die Möglichkeit, zukünftig Projekte, auch wenn es sich nur um kleinere Projekte handelt, als solche zu erkennen, zu verstehen und zu organisieren. Der Vorteil ist, dass sich Ihnen so ein breites Spektrum an Übungsmöglichkeiten eröffnet. Betrachten Sie das nächste Referat einmal als ein, wenn auch kleines, Projekt und managen Sie es als ein solches. Finden Sie heraus, welche im Verlauf dieses Ratgebers vorgestellte Methoden und Techniken für Sie persönlich Sinn machen, was Sie in Ihrer Arbeitsweise unterstützt und was Ihnen eventuell einfach nicht liegt. Spätestens zu Ihrer Abschlussarbeit werden Sie ein routinierter und vor allem erfolgreicher (Studien-)Projektmanager geworden sein.

2.1Gründe für das Scheitern von Projekten

„Ein Misserfolg ist die Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen.“

Henry Ford

Die Gründe, warum ein Projekt scheitert, sind so vielfältig und vielschichtig, wie die Gründe, warum überhaupt erst ein Projekt ins Leben gerufen wird. Im Folgenden sollen einige zentrale Themenfelder aufgezeigt werden, denen Sie immer wieder in der Praxis begegnen werden. Selten gibt es nur einen konkreten Grund, warum das Projekt gescheitert ist. Meist ist es eine bunte Mischung aus vielerlei Faktoren, die schließlich zum Misserfolg des gesamten Vorhabens führen.

Abb. 8: Hauptgründe, warum Projekte scheitern

Ungenügende Projektdefinition/-planung

In den allermeisten Projektsituationen werden Sie wenig Zeit für eine umfangreiche und vor allem detaillierte Vorbereitung haben. Projekte starten häufig unter Zeitdruck, mit nur wenigen und meist vollkommen unkonkreten Vorgaben und dafür hohen Anforderungen an das Ergebnis.

Fatal an solchen unkoordinierten Projektstarts ist, dass es zunächst unproblematisch ist, ohne exakte Projektdefinition und -planung zu arbeiten. Sie legen einfach los, stürzen sich in die Arbeit und kommen schnell zu ersten Ergebnissen, ohne sich mit vermeidlich zeitaufwändiger und mühsamer Bürokratie herumzuschlagen Allerdings gilt:

„Wer die frühen Phasen ignoriert, bekommt zum Projektende action satt.“

Ulrich Holzbaur

Der große Knall ist vorprogrammiert. Spätestens wenn Sie zum Projektabschluss Ihr Projekt bewerten wollen, werden Sie feststellen, dass ein Soll-Ist-Abgleich ohne definiertes Soll nicht möglich ist.

Viel wahrscheinlicher ist allerdings, dass es den wohlbekannten Knall schon viel früher gibt. Meist dann, wenn Sie zum ersten Mal eine Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt treffen müssen. Ohne klare Projektdefinition wird Ihnen jede einzelne Entscheidung schwerfallen oder sogar unmöglich sein, da Sie nicht wissen, was das eigentliche Ziel des Projekts ist. Ohne gut durchdachten Plan fehlt Ihnen die Strategie, mit solchen unvorhergesehenen, aber an sich nicht schlimmen Richtungsänderungen umzugehen. Sie werden schnell anfangen im Projekt zu schwimmen und alsbald Land unter sein.

Mangelnde Kommunikation

Auch wenn Ihr Projekt eine „one man show“ oder „one woman show“ ist und es kein Projektteam gibt, müssen Sie kommunizieren. In Ihrem Projekt gibt es mindestens einen Stakeholder, der Ihnen den Projektauftrag überhaupt erst erteilt hat und ein Interesse am Ergebnis des Projekts hat. Ohne diesen gäbe es Ihr Projekt nicht. Gerade weil Ihr Stakeholder eine bestimmte Vorstellung vom Resultat hat, die nicht immer mit der Ihrigen übereinstimmen muss und die Ihnen vielleicht zu Beginn des Projekts noch gar nicht explizit und im Detail klar ist, müssen Sie ihn einbeziehen und mit ihm kommunizieren. Vor allem zu Beginn des Projekts (in der Definitionsphase) ist häufige Kommunikation mit dem Stakeholder unerlässlich. Ohne dies stellen Sie im schlimmsten Fall beim Projektabschluss fest, dass Ihre Zielsetzung und die des Stakeholders stark voneinander abweichen. Im Ergebnis wird Ihr Projekt, auch wenn es an sich ein solcher ist, nicht als Erfolg gewertet werden.

Eine besondere Rolle spielt Kommunikation, wenn Ihr Projekt im Rahmen eines Projektteams erarbeitet wird. Ohne Kommunikation wird Ihr Projekt nicht nur ein, sondern gleich mehrere Projektergebnisse erbringen, von denen im schlimmsten Fall keines die Anforderungen des Stakeholders erfüllt oder Sie mit viel Mühe und unter immensem Zeiteinsatz Ihre individuell erarbeiteten Ergebnisse unter einen Hut bringen müssen.

In einem Projekt mit mangelhafter Kommunikation wird im Projektteam zudem sehr schnell Unzufriedenheit aufkommen. Es ist für Mitarbeiter immer frustrierend, wenn sie nicht ins Projektgeschehen einbezogen und über den aktuellen Stand im Unklaren gehalten werden. Dies senkt die Motivation und Bereitschaft, sich in das Projekt zu integrieren und dafür Leistung zu bringen, was sich wiederum negativ auf das Projektergebnis auswirken wird.

Unklare Rollenverteilung

„Wer macht eigentlich was?“ ist eine der häufigsten Fragen im Projekt, die genauso häufig unbeantwortet bleibt bzw. je nach dem, wen Sie fragen, anders beantwortet wird. Dass die Rollenverteilung im Projekt unklar ist, liegt häufig daran, dass Projektmanagement nur als eine Methode, nicht aber als eine Organisationsform betrachtet wird. Auf die Organisationsstruktur, Verantwortungs- und Rollenverteilung wird schlichtweg kein Wert gelegt.

Zu Beginn eines Projekts scheint die Rollenverteilung meist noch klar. Es gibt viele Freiwilligenmeldungen, wenn es um die Verteilung von Aufgaben geht, da jeder zunächst versucht, sich im Team zu etablieren. Mit jeder weiteren Aufgabe allerdings, die jemand aus dem Team zusätzlich zu seinen eigenen Aufgaben übernehmen muss, wird es schwieriger, einen dafür Verantwortlichen auszumachen. Ohne klare Rollenbeschreibung, die definiert, wer für was über den gesamten Projektverlauf zuständig ist, wird jede noch so kleine zusätzliche Aufgabe im ganzen Team diskutiert werden müssen.

Zu knapp kalkulierte Ressourcen

Seien Sie sich stets darüber im Klaren, dass, wahrscheinlich wie Sie selbst, auch die allermeisten Teammitglieder nur in Teilzeit an Ihrem Projekt mit-arbeiten. Je nach individueller Situation kann dies zu erheblichen Problemen für das gesamte Projektteam führen. Häufig wird viel zu optimistisch geplant, was die zur Verfügung stehende Zeit des Einzelnen angeht. Meist wird erst im Verlauf des Semesters klar, wie hoch die eigentliche Arbeitsbelastung durch Routinetätigkeiten ist. Dadurch wird die Projektarbeit zu einer immensen, im schlimmsten Fall nicht mehr schaffbaren Zusatzbelastung.

Die Auswirkungen von Ressourcenknappheit sind dramatisch: Angefangen bei enormen Zeitverzögerungen und einem schlechten Projektergebnis (meist bedingt durch sehr schlechte Teilergebnisse) bis hin zu frustrierten Teammitgliedern, die nicht länger zusätzliche Arbeit übernehmen wollen oder auch einfach selbst zeitlich nicht in der Lage dazu sind.

Falsch verstandene Anforderungen

Eine große Schwierigkeit gerade für noch unerfahrene Projektmanager liegt im Verständnis der Anforderungen an das Projekt. Es ist an Ihnen, die Anforderungen an das Projekt...