Das magische Dreieck

Bei allen Projekten gibt es drei grundlegende Ziele, für die Sie verantwortlich sind:

• Kosten: Sie müssen das Budget einhalten.
• Termin: Sie müssen einen bestimmten Zeitraum einhalten.
• Qualität: Sie müssen die geforderte Qualität liefern.

Diese drei Ziele bilden das berühmte magische Dreieck des Projektmanagements:

Wird eines dieser Ziele gefährdet, wirkt sich das auch auf die anderen aus. Diese Abhängigkeit bedeutet für die Projektpraxis: Sie brauchen eine Planung, die den Projektablauf mit Termin- und Ressourcenplanung vernetzt. Außerdem benötigen Sie entsprechend verzahnte Steuerungs- und Kontrollmechanismen, um auf Abweichungen flexibel reagieren zu können – ohne dass eines der Hauptziele vernachlässigt wird.

Klären Sie die Ziele

Selbst, wenn die Projektaufgabe als Ganzes klar ist, sind einzelne Ziele in der Regel noch vage. Die Zieldefinition ist nicht nur für Sie notwendig, sondern auch für die Kommunikation mit den Stakeholdern. Zudem müssen alle, die im Projekt mitarbeiten, später in die gleiche Richtung marschieren, was ohne klare Ziele schwierig wird.

Drei Gruppen von Zielen spielen hier eine Rolle:

• die Sachziele des Projekts, d. h. die Anforderungen an die Sachleistung: Funktion, Leistung, Qualität;
• die Abwicklungsziele, d. h. die Anforderungen an den Weg: Termine, Finanzierung, Aufwand/Kosten, Transparenz, Ablauf/Meilensteine, Ressourceneinsatz;
• die Rand- und Rahmenbedingungen, d. h. die Einflussfaktoren von außen: Kapazität, Konventionen, Gesetze, Normen, Richtlinien, Umweltschutz usw.

Ziele formulieren und abstimmen

• Definieren Sie alle Ziele vollständig, indem Sie den erwünschten Zustand klar und prägnant beschreiben.
• Die Ziele müssen messbar sein, sodass sich am Projektende oder zwischendurch in Evaluierungs- bzw. Übernahmeprozeduren feststellen lässt, ob sie erreicht wurden.
• Einzelne Ziele dürfen sich nicht widersprechen.
• Die Ziele dürfen zwar anspruchsvoll, müssen aber auch realistisch sein.
• Der Zeitpunkt der Zielerreichung muss definiert sein.

Halten Sie die Ziele zusammen mit den Terminen fest, am besten in einem Zielkatalog. Dann sprechen Sie diese Ziele mit Ihrem Vorgesetzten bzw. anderen Projektverantwortlichen ab – zum Schluss steht eine klare, abgestimmte Zieldefinition, die Sie dann im Kick-off-Meeting Ihrem Team darlegen. Es dürfen keine Missverständnisse entstehen – und vor allem sollen sich alle mit den Zielen identifizieren können. Denken Sie daran, die Ziele auch während des Projektablaufs immer wieder kritisch zu überprüfen und, falls erforderlich, an veränderte Bedingungen anzupassen.

Das Lastenheft

Insbesondere bei größeren Projekten werden die vereinbarten Ziele und die Wünsche des Auftraggebers/Kunden – detailliert – in einem sog. Lastenheft festgehalten, das Teil der Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist.

Diese Risiken sollten Sie kennen

Risiko Planungsunsicherheit

In einem Projekt definieren Sie zwar zu Beginn klare Ziele und erstellen Termin-, Kapazitäten- und Kostenpläne (siehe das nächste Kapitel »Das Projekt planen«). Aber das heißt nicht, dass Sie wirklich wissen, was im Einzelnen passieren wird. Im Verlauf des Projekts werden Sie immer wieder mit unbekannten Variablen konfrontiert, auf die Sie flexibel reagieren müssen.

Risiko Kostenexplosion

Viele Projekte sind mit hohen Investitionen verbunden. Oft werden sie sogar teurer, als zu Beginn veranschlagt wurde. Scheitert ein Projekt dann, bedeutet das in jedem Fall einen hohen Verlust für das Unternehmen.

Kein Unternehmen wird weiter in...