Briefe, E-Mails und Kurznachrichten gut und richtig schreiben (eBook)

Konzepte

Verständlich formulieren

Normgerecht schreiben

DIN 5008 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung

Wörter, Zwischenräume, Satzzeichen und andere Zeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Gliederung von Zahlen und Nummern

Digital korrekt schreiben

Sicher ablegen und versenden

1.1 Konzepte

Die im Folgenden beschriebenen Konzepte unterstützen Sie bei der Formulierung Ihrer Korrespondenz. Die Faktoren des »Hamburger Verständlichkeitskonzepts« sind grundlegende Regeln, die für alle Briefsorten gelten. Die vier Aspekte des Kommunikationsquadrats helfen Ihnen, Mitteilungen (z. B. Hausmitteilungen, Pressemitteilungen) so zu formulieren, dass sie nicht missverstanden werden. Die AIDA-Formel und die PPPP-Methode sind auf eine gelungene Formulierung eines Werbebriefs ausgerichtet.

1.1.1 Das Hamburger Verständlichkeitsmodell

Der Verständlichkeit von Briefen hat man lange Zeit nur wenig Beachtung geschenkt. Im Vordergrund stand die Höflichkeit: Entscheidend war, dass die Etikette gepflegt wurde und der Tonfall stimmte. Erst seit den Siebzigerjahren des 20. Jahrhunderts haben Psychologen den Aspekt der Verständlichkeit von Texten intensiver untersucht, und seitdem gewinnt sie auch in den Regeln der Korrespondenz an Bedeutung. Reinhard Tausch, Inghard Langer und vor allem Friedemann Schulz von Thun arbeiteten heraus, welche Faktoren zur Verständlichkeit beitragen. In ihrem Hamburger Verständlichkeitskonzept sind diese zusammengefasst und in ein Verhältnis zueinander gesetzt:

– Einfachheit: Ein verständlicher Text verzichtet auf ungeläufige Wörter; Fachbegriffe werden erklärt. Die Sätze sind einfach strukturiert.

– Gliederung/Ordnung: Die Sätze stehen in einer folgerichtigen Reihenfolge, der Text ist sinnvoll gegliedert und übersichtlich aufgeteilt.

– Kürze/Prägnanz: Die Länge des Textes hat ein angemessenes Verhältnis zum Inhalt. Überflüssige Darstellungen, umständliche Formulierungen und leere Phrasen entfallen.

– Zusätzliche Stimulanz: Der Text wirkt auch äußerlich ansprechend, der Leser / die Leserin wird persönlich angesprochen. Stilistische Anreize und die Verwendung von sprachlichen Bildern, anschaulichen Beispielen oder Illustrationen wirken als Verständnishilfe.

VERSTÄNDLICHKEIT DURCH GEEIGNETE SPRACHLICHE MITTEL

1.1.2 Das Kommunikationsquadrat

Die Anwendung des Kommunikationsquadrats nach Friedemann Schulz von Thun ist hauptsächlich auf die mündliche Kommunikation ausgerichtet, kann aber auch bei schriftlichen Mitteilungen dazu beitragen, die Kommunikation deutlich verbessern.

Das Kommunikationsquadrat enthält vier Aspekte:

Schreiben Sie einen Brief, senden Sie Ihre Nachricht unter vier Aspekten: Sachebene, Appell, Beziehungsebene, Selbstoffenbarung. Wer den Brief empfängt, liest und interpretiert Ihre Botschaft ebenfalls unter diesen vier Aspekten. Ob er/sie die Botschaft wie gewünscht versteht, hängt ganz entscheidend davon ab, wie klar sich der/die Schreibende ausdrückt.

1. Vermitteln Sie die Sachinhalte klar und verständlich. Lassen Sie keinen Spielraum für ein »Zwischen-den-Zeilen-Lesen.«

2. Fragen Sie sich, was Sie mit Ihrem Brief erreichen wollen. Formulieren Sie deutlich, was Sie vom Empfänger erwarten.

3. Seien Sie sich bewusst, dass Ihre Nachricht immer etwas Persönliches von Ihnen preisgibt, das darüber Aufschluss geben kann, wie Sie zu einer Sache/Person stehen.

4. Auch in einem Brief offenbaren Sie, wie Sie zum Leser / zur Leserin stehen und was Sie von ihm/ihr halten. Dies kann bewusst oder unbewusst wahrgenommen werden. Unternehmen Sie den Perspektivenwechsel und überprüfen Sie Ihre Texte in der Rolle des/der Lesenden daraufhin, was Sie über sich selbst preisgeben.

1.1.3 Die AIDA-Formel

AIDA ist ein Akronym und steht für »Attention« (Aufmerksamkeit), »Interest« (Interesse), »Desire« (Wunsch) und »Action« (Handlung). Die Formel wurde von dem amerikanischen Werbestrategen Elmo Lewis Ende des 19. Jahrhunderts entwickelt und eignet sich überwiegend zur Formulierung von Werbebriefen. Durch die Anwendung der vier Stufen auf einen Werbebrief wird Interesse für ein Produkt oder eine Dienstleistung geweckt und ein Kaufwunsch ausgelöst.