Praxishandbuch Korrespondenz (eBook)

Jutta Sauer hat als Trainerin die inhaltlichen Schwerpunkte Office-Management und Korrespondenz. Sie ist als Autorin von Fachbüchern bekannt und veröffentlicht regelmäßig Fachbeiträge rund um die Themen Office-Management und Korrespondenz in working@office - Fachzeitschrift für die Frau im Büro.

Vorwort zur dritten Auflage 5
Vorwort zur zweiten Auflage 6
Vorwort zur ersten Auflage 7
Inhalt 8
Kapitel 1 Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens? 11
Kapitel 2 So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird! 14
Kapitel 3 Korrespondenz von A – Z 26
Kapitel 4 Entrümpeln Sie Ihre Korrespondenz 77
Kapitel 5 So werden Ihre Briefe noch empfängerorientierter! 107
Kapitel 6 Brieftypen von A – Z 115
Literaturverzeichnis 204
Stichwortverzeichnis 205
Danksagung 208
Schlusswort 208
Die Autorin 209

Kapitel 6 Brieftypen von A – Z (S. 119-120)

Absagen

Auch die freundliche Absage will gelernt sein. Dabei ist zu bedenken, dass jeder Brief, der das Unternehmen verlässt, eine Visitenkarte ist. Absagen sind außerdem ein Frage der Höflichkeit. Ich empfehle Ihnen frühzeitig abzusagen, wenn: – Sie eine Einladung nicht annehmen können oder möchten, – Sie einen Termin nicht wahrnehmen können oder verschieben müssen, – Sie einem Bewerber keinen Arbeitsplatz anbieten können, – Sie ein Angebot nicht annehmen möchten. Bitte schieben Sie Absagen nicht vor sich her. Eine frühzeitige Absage wirkt höflicher und glaubwürdiger. In den folgenden Abschnitten habe ich Ihnen Wissenswertes zum Thema Absagen zusammengetragen, schlechte Briefe unter die Lupe genommen und gute Beispiele zusammengestellt.

Absagen an Bewerber

Besonders vernachlässigt werden in der Praxis Absagen an Bewerber. Viele Unternehmen denken nicht daran, dass jeder Bewerber ein potenzieller Kunde ist. Wenn dieser Bewerber eine Absage erhält, die ihm Mut macht und sein Selbstwertgefühl schützt, dann ist die Chance, dass er uns in guter Erinnerung behält, wesentlich größer. Zudem verbringen Bewerber viele Feierabende und Wochenenden damit, Bewerbungen zu schreiben. Sie investieren Zeit und Geld, denn auch Kopien, die Präsentationsmappe und das Porto kosten einiges. Deshalb haben sie zumindest eine freundliche Absage verdient.

Merke: Eine Absage sollte auf keinen Fall als persönliches Versagen empfunden werden. Freundliche Worte mindern die Enttäuschung. Nehmen wir zuerst einmal ein schlechtes Beispiel unter die Lupe. So erhalten Sie einen Überblick, auf welche Floskeln Sie in Zukunft verzichten sollten.

Analyse
(1) Ein Brief sollte nicht mit „wir" beginnen.
(2) Umständliche Formulierung.
(3) Amtsdeutsch
(4) Umständliche Formulierung ohne Informationswert. Die Bewerberin weiß, dass sie sich beworben hat.
(5) Der ganze Satz ist überflüssig.
(6) Negativformulierung, die ein schlechtes Briefklima erzeugt.
(7) Vorreiter
(8) Wenn das so betont wird, dann fühlt man sich erst recht negativ bewertet.
(9) Füllwort
(10) Auf dieses Fremdwort können Sie verzichten.
(11) Zwischen den Zeilen steht: „Ihre Qualifikation war nicht gut genug!"
(12) Schon der zweite Absatz, der negativ eingeleitet wird! So können Sie sicherstellen, dass das Briefklima nicht besser wird.
(13) Die Bewerberin fühlt sich sicher nicht besser, wenn wir dauernd darauf herumhacken!
(14) Zwischen den Zeilen steht: „für Ihre Qualifikation passende!"
(15) Füllwort!
(16) Grammatisch missverständlich! Beiliegend bezieht sich auf „wir". Die Bewerberin könnte verstehen, dass wir beiliegen.
(17) ... weil Ihre Bewerbung uns so belastet hat?

Negativbeispiel: Sehr geehrte Frau Meier, wir (1) danken für Ihre Bewerbung und das Interesse an einer Mitarbeit (2) in unserem Unternehmen. Inzwischen haben wir unsere Entscheidung bezüglich (3) der Neubesetzung der Position, für die Sie sich beworben haben (4), getroffen (5). Leider müssen (6) wir Ihnen mitteilen (7), dass unsere Wahl nicht auf Sie fiel, was jedoch in keiner Weise eine negative Wertung Ihrer Person bedeutet (8). Grund der Entscheidung war letztlich (9), dass unser spezifisches (10) Anforderungsprofil durch einen anderen Bewerber weitgehender abgedeckt wurde (11). Wir bedauern (12), Ihnen keine günstigere Nachricht zukommen zu lassen (13) und wünschen Ihnen, dass Sie eine entsprechende Position finden werden (14). Die uns freundlicherweise (15) überlassenen Unterlagen senden wir Ihnen beiliegend (16) zu unserer Entlastung (17) zurück. Mit freundlichen Grüßen