Handbuch Projektmanagement (eBook)

Geleitworte 6
Vorwort der Autoren 7
Inhalt 10
Teil I: Projektmanagement im Überblick 15
1. Warum Projektmanagement? 17
2. Was sind Projekte? 18
2.1 Projektarten 19
2.2 Klassifizierung von Projekten 21
3. Was ist Projektmanagement? 21
3.1 Hierarchien im Projektmanagement 21
3.2 Dimensionen im Projektmanagement 22
3.3 Managementgrundsatz: „Structure follows Strategy“ 23
4. Projektmanagement und seine theoretischen Fundamente 24
4.1 Systemischer Ansatz 25
4.2 Systems Engineering 26
5. Das Phasenkonzept 28
5.1 Die Initialisierungsphase 31
5.2 Die Vorstudienphase 31
5.3 Die Konzeptphase 33
5.4 Die Realisierungsphase 34
5.5 Die Einführungsphase 34
5.6 Die Nutzung 35
5.7 Meilensteine 35
6. Andere Vorgehensmodelle 37
6.1 Prototyping 37
6.2 Versionenkonzept 38
6.3 Simultaneous Engineering 39
6.4 Organisationsentwicklung 40
7. Projektbewertung und Projektportfolio 40
7.1 Projektwürdigkeit 41
7.2 Projektportfolio 42
Teil II: Struktur und Vorgehensweisen 45
1. Phase „Initialisierung“ 47
1.1 Worum geht es in dieser Phase? 47
1.2 Ergebnisse der Initialisierungphase 47
1.3 Schritte der Initialisierungsphase 48
1.4 Organisation 49
1.5 Planung: erste Grobschätzung 50
1.6 Controlling und Risikomanagement 50
1.7 Führung und Zusammenarbeit 51
1.8 Information und Dokumentation 52
1.9 Checkpunkte vor der Vorstudienphase 53
2. Phase „Vorstudie“ 54
2.1 Worum geht es in dieser Phase? 54
2.2 Ergebnisse der Vorstudienphase 55
2.3 Schritte der Vorstudienphase 55
2.4 Organisation 55
2.5 Die Grobplanung 57
2.6 Controlling und Risikomanagement 58
2.7 Führung und Zusammenarbeit 60
2.8 Information und Dokumentation 61
2.9 Checkpunkte vor der Konzeptphase 63
3. Phase „Konzept“ 64
3.1 Worum geht es in dieser Phase? 64
3.2 Ergebnisse der Konzeptphase 64
3.3 Schritte der Konzeptphase 64
3.4 Organisation 65
3.5 Die Detailplanung 66
3.6 Controlling und Risikomanagement 68
3.7 Führung und Zusammenarbeit 69
3.8 Information und Dokumentation 70
3.9 Checkpunkte vor der Realisierungsphase 71
4. Phase „Realisierung“ 73
4.1 Worum geht es in dieser Phase? 73
4.2 Ergebnisse der Realisierungsphase 73
4.3 Schritte der Realisierungsphase 73
4.4 Organisation 74
4.5 Anpassungen der Planung 74
4.6 Controlling und Risikomanagement 75
4.7 Führung und Zusammenarbeit 76
4.8 Information und Dokumentation 77
4.9 Checkpunkte vor der Einführungsphase 77
5. Phase „Einführung“ 78
5.1 Worum geht es in dieser Phase? 78
5.2 Ergebnisse der Einführungsphase 78
5.3 Schritte der Einführungsphase 79
5.4 Organisation 79
5.5 Planung: Erfahrungen aus der Projektabwicklung nutzen 80
5.6 Controlling und Risikomanagement 80
5.7 Führung und Zusammenarbeit 81
5.8 Information und Dokumentation 82
5.9 Checkpunkte vor dem Projektabschluss 83
Teil III: Die Erfolgsfaktoren 85
1. Projektinitialisierung 87
1.1 Projekte von Anfang an im Unternehmen richtig managen 87
1.2 Das Projektportfolio 92
1.3 Interne Projekte (inside-out-Sicht) 93
1.4 Externe Projekte (outside-in-Sicht) 96
2. Projektorganisation 102
2.1 Grundsätzliches 102
2.2 Linie und Projekt: zwei unterschiedliche Welten 102
2.3 Die Rollen und Gremien 103
2.4 Die Aufgaben der Projektleitung 106
2.5 Die grundsätzlichen Formen der Projektorganisation 108
2.6 Das Projekt-Office 112
2.7 Die Kompetenzregelung 113
2.8 Bildung der Projektorganisation 115
2.9 Virtuelle Teams 115
2.10 Interkulturelle Zusammenarbeit 116
3. Projektplanung 118
3.1 Die Grobplanung 120
3.2 Die Detailplanung 129
3.3 Multiprojektplanung durch die Linie 134
3.4 Kostenplanung und Kostenkurve 138
3.5 Vorgehensweisen bei der Planung 140
3.6 In welcher Phase erfolgt die Planung? 144
3.7 Wer plant? 144
3.8 Wie detailliert soll eine Planung sein? 145
3.9 Planung von grossen und kleinen Projekten 145
3.10 Aufwandschätzung 145
3.11 Planung bei grosser Unsicherheit 148
3.12 Spezielle Situationen 149
3.13 Bei Bedarf weitere Planungen 150
3.14 Einsatz des Computers als Hilfsmittel bei der Planung 154
4. Projektcontrolling 157
4.1 Übersicht 157
4.2 Projektpriorisierung 158
4.3 Projektkontrolle 159
4.4 Projektsteuerung 162
4.5 Projektänderungen 165
4.6 Projektbeurteilung 168
4.7 Berichtswesen (Reporting) 174
5. Information, Kommunikation, Dokumentation 175
5.1 Ziele der Information und Kommunikation 176
5.2 Grundsätze der Information und Kommunikation 176
5.3 Umfang eines Informations- und Kommunikationssystems 177
5.4 Kommunikationspotentiale sichtbar machen 179
5.5 Mündliche Kommunikation 180
5.6 Das Berichtswesen 182
5.7 Die Projekt-Dokumentation 185
5.8 Projektmarketing 186
5.9 Internet- und Intranet-basierte Kommunikation 188
5.10 Zwischenmenschliche Kommunikation 189
6. Führung und Zusammenarbeit 198
6.1 Führung – Was ist das? 198
6.2 Führungsorganisation 200
6.3 Projektmanagement heisst auch Beziehungsmanagement 201
7. Aspekte von Teams 220
8. Konflikt und Widerstand 244
Teil IV: Hilfsmittel und Instrumente 277
1. Methoden der Teamführung 279
2. Allgemeine Managementmethoden 307
3. Methoden der Problemlösung 338
Zertifizierung Projektmanagement 377
1. Zertifizierung nach IPMA 377
2. Referenzliste zur IPMA Competence Baseline 378
Literaturverzeichnis 381
1. Grundlagen 381
2. Projektmanagement allgemein 381
3. Methodiken 383
4. Team, Teamführung 384
Index 386
Über die Autoren 396

1. Warum Projektmanagement? (S. 3-4)

In den letzten Jahren haben Veränderungsgeschwindigkeiten und Komplexität der betrieblichen Umwelt drastisch zugenommen. Die Betriebsstrukturen entsprechen den daraus resultierenden Anforderungen oftmals nicht mehr. Meistens sind die bestehenden Organisationen zu fragmentiert und zu hierarchisch strukturiert und damit für interdisziplinäre Zusammenarbeit und rasche Entscheide zu schwerfällig.

In dieser Situation ist die Abwicklung von Vorhaben mit den etablierten Abläufen kaum mehr zu bewältigen. Es braucht dazu neue Organisationsformen und Strukturen, welche vor allem effizientere Führungs- und Kommunikationswege ermöglichen, entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung. Projektmanagement wurde in den 50er Jahren in der Raumfahrt und im Anlagebau entwickelt. Für diese Projekte wurden spezielle Planungsmethoden wie z.B. die Netzplantechnik entwickelt. Diese werden heute zur Lösung komplexer Aufgaben nicht nur bei technischen Aufgabenstellungen, sondern auch bei Problem- und Krisensituationen in allen Funktionen des Managements wie Marketing, Personalwesen, Finanzen und Organisation in allen Unternehmen sowie in öffentlichen Verwaltungen eingesetzt. Bei innerbetrieblichen, strukturellen, organisatorischen oder personellen Vorhaben wird Projektmanagement oft auch Change Management genannt.

Merkmale des Projektmanagements

- es besteht eine einfache, flexible und rasch reaktionsfähige Temporärorganisation, die für die Abwicklung des Vorhabens genau passt

- es erleichtert und fördert die direkte, interdisziplinäre Zusammenarbeit - durch die Projektorganisation sind die Kompetenzen der Führung geklärt

- die direkten Kommunikationswege innerhalb und ausserhalb des Projektes sind leichter zugänglich

- das vorhandene Leistungspotential wird durch Teamarbeit und eine stimulierende Atmosphäre aktiviert

- durch klare Zugehörigkeit zum Projektteam sind Loyalitätskonflikte eher sichtbar und somit auch bearbeitbar

- das Ressourcenmanagement ist auf eine Stelle konzentriert und somit eher beherrschbar

- durch Einbeziehen der betroffenen Personen wird es der Organisation ermöglicht, neue Anforderungen zu erlernen; es entsteht eher eine lernende Organisation

2. Was sind Projekte?

Eine allgemein gültige Definition des Begriffs Projekt hat sich nicht durchgesetzt. Tatsächlich werden in verschiedenen Organisationen Projekte unterschiedlich definiert. Werden Projekte auf Gemeinsamkeiten untersucht, so können folgende Merkmale genannt werden:

- Projekte bringen Veränderungen mit sich, die sehr unterschiedlich sein können (von Euphorie bis Widerstand, von Skepsis und Angst bis Freude und Motivation) und grosse organisations-psychologische Ansprüche an die Projektleitung stellen

- Projekte sind abgegrenzte Vorhaben: Sie sind einmalig terminiert, d.h. zeitlich begrenzt und unter Termindruck

- Projekte sind eine Innovation: Entweder stossen sie an die Grenze des technisch oder organisatorisch bisher Machbaren (z.B. neue ICT-Technologie), oder sie sind für die Organisation etwas völlig Neues, wofür erstmals Wissen aufgebaut werden muss (z.B. leistungsorientierte Entlöhnung)

- Projekte sind komplex: Sie überschreiten die gewöhnliche Organisationsstruktur der Linie und tangieren so verschiedene Disziplinen und Verantwortungsbereiche der Projektcharakter (Vision, Konzept, Ausführung) ändert von Phase zu Phase und erfordert demnach unterschiedliche Managementfähigkeiten

- Projekte sind schwierig zu planen und zu steuern, verlangen besondere organisatorische Massnahmen sowie periodisch klare und eindeutige Entscheide

- Projekte brauchen ausserordentliche Ressourcen bezüglich Wissen, Personal, Finanzen

- Projekte weisen je nach Grösse und Komplexität verschiedene Risiken finanzieller, personeller, fachlicher und terminlicher Art auf

- Projekte verlangen für ihre Abwicklung eine eigene Projektorganisation: „Projekte sind Organisationen"

Wenn auch viele einmalige, ausserhalb der Routinearbeit abgewickelte Vorhaben nicht als „Projekte" bezeichnet werden, so können für diese die Grundsätze und Methoden des Projektmanagements doch weitgehend übernommen werden.

Somit könnte eine allgemeine Definition lauten:

Wenn ein einmaliges, bereichsübergreifendes Vorhaben zeitlich begrenzt, zielgerichtet, interdisziplinär und so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen, dann handelt es sich um ein Projekt.