Nebenkostenabrechnung für Vermieter

Dr. Matthias Nöllke hat Kommunikationswissenschaften, Politik, Literaturwissenschaft studiert. Er ist seit vielen Jahren als Journalist, Autor und Referent tätig, u.a. für den Bayerischen Rundfunk und für zahlreiche Unternehmen.

EINLEITUNG

ABKÜRZUNGEN

WIE SIE DIE NEBENKOSTEN MIT IHREM MIETER VEREINBAREN
Im Mietvertrag schaffen Sie die Grundlage
Vereinbarung unwirksam? Was tun?
Warmmiete, Kaltmiete oder Teilinklusivmiete?
Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung?
Was muss in den Mietvertrag?

WELCHE NEBENKOSTEN SIND UMLAGEFÄHIG?
Nebenkosten und Betriebskosten
Die 17 Nebenkostenarten
1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
2. Kosten für die Wasserversorgung
3. Kosten für Entwässerung
4. Heizkosten
5. Kosten für Warmwasser
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Die Kosten für den Aufzug
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten für die Gartenpflege
11. Kosten für die Beleuchtung
12. Kosten für die Schornsteinreinigung
13. Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hausmeister
15. Kosten für Antenne oder Kabelanschluss
16. Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung
17. Sonstige Betriebskosten
Die 17 Nebenkostenarten in der Übersicht

SO RECHNEN SIE RICHTIG AB
Eine lästige Pflicht, die sich bezahlt macht
Was muss Ihre Abrechnung beinhalten?
Die Bezeichnung der Wohnung und des Mieters
Der Abrechnungszeitraum
Die Gesamtkosten jeder Position
Der Verteilerschlüssel
Die individuellen Kosten für den Mieter
Die Vorauszahlungen des Mieters
Nachzahlung/Erstattung und neuer Vorauszahlungsbetrag
Haben Sie eine Eigentumswohnung?
Müssen Sie auf die letzte Rechnung warten?
Eine Beispielabrechnung

DIE HEIZKOSTENABRECHNUNG
Die Pflicht zur Heizkostenabrechnung
Wie legen Sie die Kosten um?
Wie Sie den Verbrauch erfassen

IHR MIETER REKLAMIERT - WAS TUN?
Die ordnungsgemäße Reklamation
So reagieren Sie richtig

FÜR ALLE FÄLLE - WAS SIE SONST NOCH WISSEN SOLLTEN
Sie wollen die Nebenkostenpauschale erhöhen
Ihr Mieter bezahlt keine Nebenkosten mehr
Wie Sie beim Mieterwechsel abrechnen müssen
Sie möchten den Verteilerschlüssel ändern
Ihr Mieter will die Originalbelege sehen
Was geschieht, wenn Sie nicht abrechnen können?

STICHWORTVERZEICHNIS

DER AUTOR

IM MIETVERTRAG SCHAFFEN SIE DIE GRUNDLAGE Viele Vermieter sind erstaunt, wenn sie erfahren: Von Haus aus haben sie keineswegs Anspruch auf Zahlung von Nebenkosten. Denn gesetzlich gelten die Nebenkosten als Teil der Miete. Aus Vermietersicht leuchtet das nicht unmittelbar ein. Immerhin sind die Neben- oder Betriebskosten für ihn ja keine Einkünfte, sondern ein „durchlaufender Posten". Die Kosten und Aufwendungen, die durch den Gebrauch der Mietsache laufend entstehen, etwa die kommunalen Gebühren für Abwasser oder die Müllabfuhr, werden an den Mieter weitergegeben. Der Vermieter tritt in Vorleistung und holt sich das Geld von seinem Mieter wieder zurück. Das ist die zwingende Logik. Für diese Vorgehensweise muss jedoch eine entsprechende Vereinbarung getroffen werden - und zwar im Mietvertrag. Nachträgliche Übereinkünfte haben demgegenüber keinen Bestand. Fazit: Wenn in Ihrem Mietvertrag keine wirksame Betriebskostenvereinbarung enthalten ist, können Sie keine Nebenkosten auf Ihren Mieter umlegen - mit Ausnahme der Strom-, Heiz- und Warmwasserkosten. Für diese gelten besondere Regelungen, auf die wir später noch zu sprechen kommen (siehe ab S. 119). Alle anderen Kosten sind - wie unserem Beispiel - tatsächlich bereits mit der Miete abgegolten (vgl. LG Hagen WM 1987, S. 161)! WANN MUSS IHR MIETER KEINE NEBENKOSTEN BEZAHLEN? Es wäre eine böse Überraschung, doch vielleicht ist Ihr Mieter gar nicht verpflichtet, die Nebenkosten zu übernehmen. Sehen Sie sich Ihren Mietvertrag an. In den folgenden Fällen müssen Sie die Nebenkosten (außer den Strom-, Heiz- und Warmwasserkosten) selbst tragen: - Sie haben mit Ihrem Mieter keinen schriftlichen Mietvertrag geschlossen. Sie können also nicht hieb- und stichfest belegen, was Sie mit Ihrem Mieter hinsichtlich der Nebenkosten vereinbart haben. - Im Formularmietvertrag haben Sie die Felder, die für die Nebenkosten vorgesehen sind, nicht ausgefüllt. Dies wird nicht etwa als Indiz gewertet, dass in diesem Punkt noch Klärungsbedarf besteht, sondern dass der Vermieter keine Nebenkosten erhebt. - Die Vereinbarungen im Mietvertrag sind missverständlich, ungenau oder verstoßen gegen die gesetzlichen Vorgaben. Dabei werden mitunter recht strenge Maßstäbe angelegt. Für Ihren Mieter muss klar und deutlich ersichtlich sein, welche Kosten auf ihn zukommen. Und Sie dürfen keine Vereinbarungen treffen, die den Mieter unangemessen benachteiligen.