Optimierungs- und Einsparpotentiale im Meeting- und Travel-Management von Großunternehmen

Diplomarbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich Touristik / Tourismus, Note: 1,0, Hochschule für angewandte Wissenschaften München (Tourismus), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Zusammenfassung:
Im Zuge der Globalisierung und Internationalisierung der Märkte wächst die Zahl internationaler Geschäftsbeziehungen von Unternehmen. Gleichzeitig steigt dabei sowohl die Anzahl individueller Geschäftsreisen als auch das Reiseaufkommen, das mit der Abhaltung nationaler und internationaler Business-Veranstaltungen bzw. Meetings verbunden ist. Für Unternehmen bedeutet dies stetig steigende Ausgaben für die Reiseaktivitäten ihrer Mitarbeiter sowie erhöhte Kosten für die Organisation und Durchführung von Meetings. Dabei reicht die Palette der von Unternehmen veranstalteten Meetings von Fortbildungsseminaren mit 10 Teilnehmern, über Händlertreffen und Produktpräsentationen bis hin zu Hauptversammlungen und Firmenkongressen mit mehreren hundert oder sogar tausenden von Teilnehmern.
Da die Ausgaben für Meetings und Geschäftsreisen einen sehr großen Kostenblock im Unternehmen darstellen, bilden diese einen wichtigen Ansatzpunkt für Einsparungen, besonders in Krisenzeiten, in denen vonseiten der Geschäftsleitung genauestens auf die Kostenstruktur im Unternehmen geachtet wird. Diese Arbeit beschäftigt sich daher mit den Optimierungs- und Einsparpotenzialen bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen und bei der Abwicklung von Geschäftsreisen. Das Meeting Management ist hierbei für die Senkung der Veranstaltungskosten im Unternehmen zuständig, während sich das Travel Management auf die Reduzierung der Reisekosten konzentriert. Ziel dieser Arbeit ist die Darstellung der zentralen Erfolgsfaktoren im Meeting- und Travel-Management von Großunternehmen.
Das Meeting Management in deutschen Unternehmen ist häufig durch mangelnde Kostentransparenz und das Fehlen standardisierter Geschäftsprozesse gekennzeichnet. Darüber hinaus arbeiten Meeting- und Travel-Manager in vielen Fällen noch völlig isoliert voneinander, obwohl die möglichen Synergiepotenziale besonders im Bereich des Einkaufs von Transport- und Hotelleistungen offensichtlich sind. In dieser Arbeit werden sämtliche Elemente der Veranstaltungsorganisation beleuchtet, die das Meeting Management im Unternehmen beeinflussen kann, und es werden dementsprechend Ansätze zur Kosten- und Prozessoptimierung aufgezeigt.
Im Travel Management von Unternehmen geht es sowohl um individuelle Geschäftsreisen als auch um den Einkauf und die Abwicklung von Reiseleistungen bei Veranstaltungen. In den letzten Jahren wurde bereits einiges über Optimierungsmöglichkeiten im Travel Management und deren Umsetzung geschrieben, allerdings beschäftigt sich die vorhandene Literatur fast ausschließlich mit der Kostenoptimierung bei individuellen Geschäftsreisen. Grund hierfür ist die Tatsache, dass viele Unternehmen Mitte der neunziger Jahre zunächst damit begonnen haben, die Geschäftsprozesse bei individuellen Geschäftsreisen einzelner Mitarbeiter zu optimieren. Diese Unternehmen haben daher im Bereich des individuellen Geschäftsreiseverkehrs bereits häufig einen hohen Optimierungsgrad erreicht, was für den Bereich Gruppenreisen bei Veranstaltungen jedoch noch nicht zutrifft. Im Zentrum dieser Arbeit stehen deshalb schwerpunktmäßig die Vorgehensweisen im Travel Management, die mit der Bereitstellung von Reiseleistungen für Veranstaltungsteilnehmer verbunden sind. Ausgehend von den häufig bereits durch das Travel Management optimierten Abläufen bei individuellen Geschäftsreisen wird der Fokus also auch auf die Reisen im Unternehmen gerichtet, die im Rahmen von Veranstaltungen organisiert werden müssen. Dabei werden Instrumente und Verfahren des Travel Managements betrachtet, die sowohl bei individuellen Geschäftsreisen als auch bei Gruppenreisen bzw. Meetings ihre Anwendung finden eine isolierte Betrachtung des einen oder...