Prozessmodernisierung in der öffentlichen Verwaltung

Nina Ferreira da Costa ist Expertin für Prozessdigitalisierung mit Erfahrung im E-Learning-Bereich beim GovTech-Unternehmen ShiftDigital. Gemeinsam mit Beschäftigten der Verwaltung optimiert und digitalisiert sie Verwaltungsprozesse in der eigens dafür entwickelten Software-Lösung Shift Studio.

Einleitung: Was dieses Buch leisten kann1Digitalisierung: Problem oder Lösung?
1.1Eine neue Herangehensweise für Verwaltungsdigitalisierung
1.1.1"Wir brauchen eine neue Webseite."
1.1.2Ein städtisches Start-up
1.1.3Gute Idee, aber...
1.2Herausforderungen in der Verwaltung
1.2.1Online-Zugangsgesetz
1.2.2E-Akte
1.2.3Fachkräftemangel
1.2.4Digitalisierung?
1.3Mit der Verwaltung für die Verwaltung
1.3.1Ein Werkzeugkasten für die Prozessdigitalisierung
1.3.2Der lange Weg zur Prozess-Software2Prozessdigitalisierung: Voraussetzungen und Potenziale
2.1Ein Schritt zurück: Was sind Prozesse?
2.1.1Was Prozesse ausmacht
2.1.2Reproduzierbarkeit als Basis für Standardisierung
2.2Vorteile der Prozessdigitalisierung - Lohnt sich der Aufwand?
2.2.1Vorteil
1: Prozesse zurück in die Hände der Beschäftigten geben
2.2.2Vorteil
2: Gleichzeitigkeit der Bearbeitung und Informationsaustausch in Echtzeit
2.2.3Vorteil
3: Ortsunabhängiges Arbeiten
2.2.4Vorteil
4: Erhöhung der Transparenz
2.2.5Vorteil
5: Wiederverwertbarkeit von Daten
2.2.6Die Vorteile in der praktischen Umsetzung
2.3Welche Prozesse können digitalisiert werden?
2.3.1Digitalisierung ist kein Selbstzweck
2.3.2Wann ist ein Verwaltungsprozess digitalisierbar?3Verantwortung statt Zuständigkeit: ein Prozessteam etablieren und Prozesse abbilden
3.1Warum ist ein eigenes Prozessmanagement nötig?
3.1.1Fachwissen und Prozesskompetenz zusammenbringen
3.1.2Der neutrale Blick von außen
3.1.3Dezentral digitalisieren, zentral unterstützen
3.1.4Steuerung und Strategie
3.2Das Team zusammenstellen
3.2.1Wie fügt sich das Team in die Organisationsstruktur ein?
3.2.2Eine geeignete Teamleitung finden
3.2.3Das Team zusammenstellen
3.2.4Ressourcen bereitstellen
3.2.5Eigenständigkeit fördern
3.3Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß: Prozesserhebung
3.3.1Ein Prozess in vielen Köpfen
3.3.2Wer sollte wann an der Prozesserhebung beteiligt werden?
3.3.3Prozessabbildung: Gründlichkeit oder Fokus?4Better done than perfect: Grundlegende Tipps zur Prozessoptimierung
4.1Schlechte analoge = schlechte digitale Prozesse
4.2Fachneutral denken: Was Verwaltungsprozesse gemein haben
4.3Raus aus den Gewohnheiten: Kreativität fördern
4.4Was ist eigentlich ein Formular? Daten verstehen
4.5Perfektionismus adé: in Optimierungsgraden denken5Wer macht wann was, und warum? Prozessanalyse von A bis Z
5.1Die Beteiligten
5.1.1Die auslösende Person
5.1.2Hauptverantwortliche:r Bearbeiter:in
5.1.3Weitere Beteiligte
5.2Dokumente und Daten
5.3Arbeitsschritte
5.4Organisatorisches
5.4.1Unterschriften, Sichtvermerke, Kenntnisnahmen
5.4.2Fristen
5.4.3Transparenz
5.4.4Aufbewahrung / Archivierung
5.5Kleiner Exkurs zum Datenschutz
5.5.1Fragen zum Datenschutz
5.5.2Datenschutz-Folgenabschätzungen
5.6Kurzversion des Fragenkatalogs6Optimierung und Digitalisierung: Prozessworkshop und Software-Suche
6.1Wer, wann, wo, wie, was? Organisatorisches
6.1.1Wer sollte am Workshop teilnehmen?
6.1.2Wann und wie lange sollte der Workshop stattfinden?
6.1.3Wo sollte der Workshop stattfinden?
6.1.4Wie wird eingeladen?
6.1.5Vorbereitungen treffen - Inhalte und Methoden
6.2Vorschlag für den Aufbau eines Prozessworkshops
6.2.1Intro und Check-In (
10 Min.)
6.2.2Verteilung von Rollen (
5 Min.)
6.2.3Commitment auf gemeinsame Ziele und Regeln (
5 Min)
6.2.4Individueller Prozessbericht: Was ist gut, was geht besser? (
20 Min.)
6.2.5Den Prozess gemeinsam durchsprechen (1-
2 Std.)
6.2.6Verteilung von Aufgaben (
10 Minuten)
6.2.7Check-Out und Feedback (
10 Minuten)
6.3Nachbereitung des Workshops
6.3.1Offene Probleme lösen und Fragen klären
6.3.2Erste Verbesserungen umsetzen
6.4Zeit für Digitalisierung: vom optimierten zum digitalen Prozess
6.4.1Was muss die Software können? Anforderungen formulieren
6.4.2Vorhandene Lösungen auf Einsetzbarkeit untersuchen
6.4.3Weitere Optionen zur Suche nach einer Software7"Das haben wir schon immer so gemacht" - Widerständen begegnen
7.1Widerstand ist ganz normal - und hat verständliche Gründe
7.1.1Angst vor mehr Arbeit
7.1.2Angst davor, Fehler zu machen
7.1.3Angst vor Bedeutungsverlust
7.1.4Das Gefühl, die bisherige Arbeit wird nicht wertgeschätzt
7.1.5Angst vor Kontrollverlust
7.1.6Das Bedürfnis, andere zu schützen
7.2Mit welchen Widerständen zu rechnen ist und wie man ihnen begegnen kann
7.2.1Widerstände aus emotionalen Gründen
7.2.2Prozessbezogene Widerstände
7.3Widerständen vorbeugen - Miteinbeziehung und Wertschätzung
7.3.1Verständnis erzeugen - warum machen wir das?
7.3.2Beteiligte zur Mitgestaltung motivieren - was habt ihr davon?
7.3.3Mit motivierten Beschäftigten anfangen
7.3.4Offene Kommunikation und Erwartungsmanagement
7.3.5Kennzahlen erheben und Verbesserungen messen
7.3.6Wertschätzung zeigen - Erfolge feiern8Fazit: Verwaltungsmodernisierung durch Prozessoptimierung