Nebenkostenabrechnung für Vermieter

Dr. Matthias Nöllke hat Kommunikationswissenschaften, Politik und Literaturwissenschaft studiert. Er ist seit vielen Jahren als Autor und Keynote-Speaker tätig, u.a. für den Bayerischen Rundfunk und für zahlreiche Unternehmen. Im Haufe Verlag sind von ihm über 20 erfolgreiche Ratgeber und Sachbücher erschienen.

Einleitung

Abkürzungen

Wie Sie die Nebenkosten mit Ihrem Mieter vereinbaren

• Im Mietvertrag schaffen Sie die Grundlage
• Vereinbarung unwirksam? Was tun?
• Warmmiete, Kaltmiete oder Teilinklusivmiete?
• Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung?
• Was muss in den Mietvertrag?
• Können Sie neue Nebenkosten auf den Mieter umlegen?

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

• Nebenkosten und Betriebskosten
• Die 17 Nebenkostenarten

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
2. Kosten für die Wasserversorgung
3. Kosten für Entwässerung
4. Heizkosten
5. Kosten für Warmwasser
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Die Kosten für den Aufzug
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten für die Gartenpflege
11. Kosten für die Beleuchtung
12. Kosten für die Schornsteinreinigung
13. Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hausmeister
15. Kosten für Antenne oder Kabelanschluss
16. Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung
17. Sonstige Betriebskosten

• Die 17 Nebenkostenarten in der Übersicht

So rechnen Sie richtig ab

• Eine lästige Pflicht, die sich bezahlt macht
• Was muss Ihre Abrechnung beinhalten?
• Die Bezeichnung der Wohnung und des Mieters
• Der Abrechnungszeitraum
• Die Gesamtkosten jeder Position
• Der Verteilerschlüssel
• Die individuellen Kosten für den Mieter
• Die Vorauszahlungen des Mieters
• Nachzahlung/Erstattung und neuer Vorauszahlungsbetrag
• Korrekt abrechnen bei Mietminderung
• Haben Sie eine Eigentumswohnung?
• Müssen Sie auf die letzte Rechnung warten?
• Eine Beispielabrechnung

Die Heizkostenabrechnung

• Die Pflicht zur Heizkostenabrechnung
• Wie legen Sie die Kosten um?
• Wie Sie den Verbrauch erfassen

Ihr Mieter reklamiert - was tun?

• Die ordnungsgemäße Reklamation
• So reagieren Sie richtig

Für alle Fälle - was Sie sonst noch wissen sollten

• Sie wollen die Nebenkostenpauschale erhöhen
• Ihr Mieter bezahlt keine Nebenkosten mehr
• Wie Sie beim Mieterwechsel abrechnen müssen
• Sie möchten den Verteilerschlüssel ändern
• Ihr Mieter will die Originalbelege sehen
• Was geschieht, wenn Sie nicht abrechnen können?

Stichwortverzeichnis

Der Autor

Eine lästige Pflicht, die sich bezahlt macht

Eigentlich ist eine zügige, akkurate Abrechnung im Interesse aller Beteiligten. Dennoch schieben nicht wenige Vermieter die Abrechnung der Nebenkosten möglichst lange vor sich her. Sie empfinden die Abrechnung als lästige Pflicht, die nicht viel einbringt - allenfalls ein wenig Ärger, wenn nämlich der Mieter den einen oder anderen Posten beanstandet.

So verständlich diese Sicht der Dinge sein mag, sie kann sehr nachteilige Folgen haben. Denn wer nicht richtig und nicht rechtzeitig abrechnet, der verwirkt seine Ansprüche und verschenkt unter Umständen eine erkleckliche Summe Geld. Wenn Sie sich nur schwer zur jährlichen Abrechnung aufrappeln können, sollten Sie daran denken: Unterm Strich macht es sich allemal bezahlt, frühzeitig und korrekt abzurechnen.

Bis wann müssen Sie abrechnen?

Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode müssen Sie abgerechnet haben. Wenn Sie, wie es allgemein üblich ist, für das Kalenderjahr abrechnen, dann haben Sie für die Abrechnung des Jahres 2007 noch bis zum 31. Dezember 2008 Zeit. Dabei ist das Datum entscheidend, an dem die Abrechnung dem Mieter zugeht. Das Datum des Poststempels oder das Datum auf dem Einlieferungsschein sind irrelevant.

Haben Sie innerhalb der Zwölfmonatsfrist keine Abrechnung vorgelegt, können Sie keine Nachforderungen mehr stellen - es sei denn, nicht Sie haben die Verzögerung zu vertreten, sondern zum Beispiel die Hausverwaltung.

Wenn die Post nicht (rechtzeitig) ankommt

Es ist üblich und im Allgemeinen auch völlig ausreichend, die Abrechnung mit der Post zu verschicken - mit einem ganz normalen Standardbrief (AG Leipzig, Urteil vom 6. September 2005, ZMR 2006, S. 48). Ihre Adresse sollten Sie unbedingt angeben. Wenn der Brief nämlich nicht zustellbar ist, müsste er dann an Sie zurückgeschickt werden.

Um die Zwölfmonatsfrist zu wahren, dürfen Sie darauf vertrauen, dass die übliche Beförderungsdauer eingehalten wird (BGH, Beschluss vom 15. April 1999, NJW, S. 2118). Und das sind eigentlich ja nur zwei, drei Tage. Für Verzögerungen bei der Post sind nicht Sie als Absender verantwortlich (BGH, Beschluss vom 13. Mai 2004, WM 2004, S. 412).

Bestreitet Ihr Mieter allerdings, überhaupt eine Abrechnung bekommen zu haben, müssten Sie den Beweis erbringen, dass Sie ihm doch zugegangen ist.