Wenn das Finanzamt klingelt

Vorwort

Kap 1Was kann sein, wenn das Finanzamt klingelt?

Kap 2Und wer steht vor der Tür?

Kap 3Außenprüfung/Betriebsprüfung

3.1Wer bestimmt, wann welcher Unternehmer geprüft wird?
3.2Aktenbeschaffung
3.3Ankündigung der Prüfung
3.4Prüfungszeitraum
3.5Prüfungsvorbereitung durch den Geprüften
3.6Prüfbeginn vereinbaren
3.7Die Prüfungsunterlagen
3.8Checkliste für die Betriebsprüfung
3.9Die Wahl des Prüfungsorts
3.10Der Prüfungsbeginn
3.11Rechtsgrundlage der Prüfung
3.12Strafbefreiende Selbstanzeige nach § 29 FinStrG
3.13Vorgangsweise bei der Prüfung
3.14Wie viele Personen prüfen?
3.15Betreuung des Prüfers
3.16Rechte des Geprüften
3.17Betriebsbesichtigung
3.18Heikle Themen in der Prüfungspraxis
3.18.1Grundaufzeichnung
3.18.2Elektronische Daten
3.18.3Kassenrichtlinie
3.18.4Aufzeichnungspflichten und Registrierkassen
3.18.5Betriebsausgaben, Privatanteile
3.18.6Vergleiche
3.18.7Verprobung von Stundensätzen
3.18.8Mengenrechnungen
3.18.9Betriebsvergleiche
3.18.10Vermögensrechnung
3.18.11Instandhaltungsaufwand/Anlagen- abschreibung
3.18.12Pkw
3.18.13Spenden, Repräsentation
3.18.14Reisekosten
3.18.15Angestellte Ehegattin und Verwandte
3.18.16Verdeckte Gewinnausschüttungen
3.18.17Auslandsbeziehungen
3.18.18Schätzung durch die Finanzverwaltung
3.18.19Einschau in Konten des Unternehmers
3.19Akteinsicht
3.20Abschluss der Betriebsprüfung
3.20.1Vorbesprechung, Schlussbesprechung
3.20.2Erlassung neuer Bescheide, Bericht

Kap 4Liquiditätsprüfung

Kap 5Umsatzsteuersonderprüfung

Kap 6Die GPLA wird zur PLAB

6.1Allgemeines
6.2Besonderheiten der PLAB
6.2.1Prüfungsdichte
6.2.2Prüfungsökonomie
6.2.3Welcher Prüfer prüft?
6.2.4Selbstanzeige
6.2.5Was wird konkret geprüft?
6.2.6 Lohn- und Sozialdumping
6.2.7Besonderheiten im Rechtsmittelverfahren
6.3Häufige Prüfungsfeststellungen

Kap 7Erhebungen

Kap 8Nachschau

8.1Allgemeines
8.2Anmeldung/Abschluss
8.3Umsatzsteuernachschau

Kap 9Kettenprüfung

Kap 10Fair Play - erstes Unternehmerjahr

Kap 11Standardisierte Kurzprüfungen

Kap 12Begleitende Kontrolle

Kap 13Übersicht Rechtsmittel

13.1Ordentliches Rechtsmittel - Beschwerde
13.1.1Form der Beschwerde
13.1.2Aussetzung der Einhebung des strittigen Betrages
13.1.3Entscheidung über die Beschwerde
13.2Rechtsmittel und Verfahrensübersicht nach PLAB Prüfung - Form der Berufung
13.3Außerordentliche Rechtsmittel

Kap 14Kurzinfo Finanzstrafrecht

14.1Praxisbeispiele
14.2Begriffsdefinitionen
14.3Ablauf Finanzstrafverfahren
14.4Exkurs: Verbandsverantwortlichkeit
14.5Strafbefreiender Verkürzungszuschlag
14.6Abgabenbetrug

Kap 15Finanzpolizei

15.1Allgemeines
15.2Kontrolle illegaler Arbeitnehmerbeschäftigung
15.2.1Erforderliche Unterlagen und Aufzeichnungen des Arbeitgebers
15.2.2Pflichten des Arbeitnehmers
15.3Prüfung des Kassensystems
15.4Checkliste für Kontrolle Finanzpolizei

Kap 16Zahlen, Daten und Fakten zu den Außenprüfunge

In mehr oder weniger regelmäßigen Intervallen klingelt ein Prüfer bei Unternehmern an der Tür. Regelmäßig bedeuten diese Prüfungen eine zusätzliche Belastung. Einerseits einen erhöhten Zeitbedarf seitens des Unternehmens sowie andererseits auch eine emotionale Verunsicherung. Salopp gesagt verbreiten behördliche Prüfungen doch ein gewisses Unbehagen; Steuer- und Beitragsprüfer sind im Wesentlichen nicht sehr erwünscht – verstärkt gilt das für die Finanzpolizei. Mit der vorliegenden Broschüre soll ein kurzer Überblick über die wesentlichsten Abläufe von behördlichen Prüfungen, mit dem Schwerpunkt von Steuerprüfungen, gegeben werden. Für den Unternehmer soll dadurch der gesamte Prozess möglicher Prüfungen im Überblick dargestellt werden, sodass dieser sich einerseits frühzeitig darauf vorbereiten kann, aber auch den Vorgang selbst leichter verstehen kann. Nicht zuletzt werden auch die Rechte und Pflichten dargestellt, die in diesem Verfahren gegeben sind sowie alle weiteren möglichen Schritte/Rechtsmittel und drohenden Folgen (wie etwa Finanzstrafen). Die aktuelle Auflage beinhaltet redaktionelle Anpassungen, neue Vorgangsweisen im Prüfablauf sowie Aktualisierungen aufgrund aktueller Erfahrungswerte aus der täglichen Praxis. Zusätzlich wurden die verwaltungsbehördlichen Umstrukturierungen eingearbeitet. Die Digitalisierung ist auch im Bewusstsein der Finanzverwaltung angekommen. Dies wird den Kontakt zwischen Behörden und Unternehmern in den kommenden Jahren verändern, bis hin zu einer begleitenden Kontrolle. Die Vorgaben und Belastungen für Unternehmer werden immer umfangreicher, durch verstärkte Kontrollen wird die Einhaltung sichergestellt und durch hohe Strafen Fehler empfindlich sanktioniert. Diese Broschüre soll das Problembewusstsein diesbezüglich schärfen. Der Autor, Jänner 2020

Kap 3Außenprüfung/Betriebsprüfung 3.1Wer bestimmt, wann welcher Unternehmer geprüft wird? Im Regelfall erfolgt die Auswahl von zu prüfenden Unternehmen seitens der Finanz nach folgenden Gesichtspunkten: - Zeitauswahl: Wurde ein Unternehmen bereits seit längerer Zeit nicht mehr geprüft, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung. - Gruppenauswahl: Die Auswahl wird einem Zufallsgenerator überlassen (ähnlich den Lotterien). - Einzelauswahl: Die Auswahl erfolgt aufgrund individueller Entscheidungen, etwa durch Anzeigen, Ungereimtheiten bei den Unterlagen oder ungenauen Erklärungen. Es zeigt sich daher, dass es in keiner Weise ersichtlich ist, wann mit einer Betriebsprüfung zu rechnen ist. Aus eigener Erfahrung ist zu sagen, dass es Unternehmer gibt, die bereits seit mehr als zehn Jahren nicht geprüft wurden, während es andere Betriebe gibt, die fast eine lückenlose Prüfung erfahren. Weiters sei in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass durch die immer tiefere Detaillierung der in den Steuererklärungen anzugebenden Daten der Steuerpflichtige für die Finanzverwaltung immer transparenter wird. Somit stehen dieser nicht nur jährliche Detaildaten zur Verfügung, darüber hinaus werden diese durch die elektronische Übermittlung direkt in das System der Finanzverwaltung eingespielt. Dadurch fällt es sehr leicht, diverseste Auswertungen (Vorjahresvergleiche, Branchenvergleiche) zu erstellen und bei Abweichungen unmittelbar zu reagieren. Somit ist aus unserer Sicht in Hinkunft mit deutlich zielgerichteteren Prüfungen zu rechnen. Die Prüfungen werden zum Jahresende im Rahmen eines Jahresprüfungsplanes, der im Endeffekt eine Liste aller zu prüfenden Unternehmen des folgenden Jahres enthält, erstellt. Dieser Jahresplan wird auf die vorhandenen Gruppen- bzw Teamleiter heruntergebrochen und von diesen wiederum an die ihm zugeordneten Prüfer weitergeleitet. Derart erhält jeder Prüfer vorab einen Jahresplan an durchzuführenden Prüfungen. In welcher Reihenfolge er diese Prüfungen durchführt, dh wann er beim Unternehmer klingelt, bleibt im Großen und Ganzen dem Prüfer überlassen. 3.2Aktenbeschaffung Zuerst beschafft sich der Prüfer den Steuerakt des Steuerpflichtigen, der unter anderem folgenden Inhalt hat: Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Vollmachten, Fragebögen anlässlich des Neubeginns, Gesellschaftsverträge, Identitätsnachweise, Firmenbuchauszüge, Unterschriftsprobenblätter, Schriftverkehr, Kontrollmitteilungen. Seine (Vorab-)Informationen bezieht der Prüfer hauptsächlich aus dem Akteninhalt und den Vorberichten (Prüfungsberichte früherer Prüfungen), die auch zur Festlegung der konkreten Prüfungsfelder dienen. Er kann sich natürlich auch des (allenfalls vorhandenen) Kontrollmaterials bedienen: Kontrollmitteilungen (meist aus anderen Prüfungen), Auskünfte von Staatsbürgern (es besteht eine Auskunftsverpflichtung), Beistandspflicht anderer Behörden, Mehrwertsteueraustauschsystem (MIAS). Immer wichtiger wird auch die Informationsquelle des Internets und hier natürlich die Homepage des zu prüfenden Unternehmens. 3.3Ankündigung der Prüfung Kündigt sich eine Betriebsprüfung tatsächlich an, müsste dies, hält sich der Prüfer an die Regeln, zumindest eine Woche vor seinem geplanten Prüfbeginn sein. Im Regelfall meldet sich der Prüfer beim bevollmächtigten Steuerberater, in manchen Fällen wird allerdings der Unternehmer direkt kontaktiert. TIPP: Meldet sich der Prüfer beim Unternehmer direkt, empfiehlt es sich, dass der Prüfer sofort, falls eine steuerliche Vertretung besteht, auf den Steuerberater verwiesen wird. Der Prüfer sollte darauf hingewiesen werden, dass die Prüfungsdetails durch den Steuerberater abgeklärt werden. In der Regel versuchen manche Prüfer durch den direkten Anruf leichtere Zugeständnisse (vor allem beim Prüfungsort, siehe diesbezüglich die Ausführungen unter Pkt 3.9) zu erhalten. ------- 6.3Häufige Prüfungsfeststellungen Folgende Prüfungsschwerpunkte können aus der Praxis berichtet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie möglichst viele Punkte mit ja beantworten können: - Arbeitszeitaufzeichnungen sind vorhanden und die darin aufgezeichneten Stunden wurden richtig verrechnet. Achtung: Hier kann leicht ein Quercheck erfolgen, indem die verschiedensten Aufzeichnungen miteinander verglichen werden. (Wurde an dem Tag, an dem Kilometergeld verrechnet wurde, tatsächlich gearbeitet?) Beliebt ist auch die Kontrolle von Tankrechnungen (von Betriebsmitteln, etwa Stapler) – wurde am Tag der Betankung laut Aufzeichnungen auch gearbeitet? - Kilometergelder, die von Dienstnehmern verrechnet werden, sind mit km-Anfangs- und Endständen des Privatfahrzeuges versehen. Die Prüfer verlangen nicht nur die effektiv gefahrenen betrieblichen km, sondern dazu auch den Anfangsstand und den Endstand lt Tacho. Optimalerweise können die Kilometerstände mit Servicerechnungen oder privaten Tankbüchern plausibilisiert werden. - Durchschnittsberechnungen bei regelmäßig ausbezahlten Überstunden/Prämien/Zulagen wurden durchgeführt. - Überprüfung ausbezahlter freier Überstunden (zB Abstimmung eines Überstundenpauschales von 5 Überstunden mit den bestehenden Arbeitszeitaufzeichnungen, ob die Stunden wirklich geleistet wurden). - Gibt es schriftliche Vereinbarungen mit den Dienstnehmern (Arbeitsverträge, Vereinbarungen über freiwillige Zahlungen etc)? - GmbH-Geschäftsführerbezüge und Lohnnebenkosten. Ist sichergestellt, falls für einen mehrheitlich beteiligten Geschäftsführer km-Gelder/Diäten ausbezahlt werden oder ein Sachbezug für die Privatnutzung eines Pkws verrechnet wurde oder die Beiträge für die gewerbliche Sozialversicherung durch die GmbH bezahlt wird, dass für alle diese Zahlungen zusätzlich Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt) abgeführt werden müssen? - Kontrolle der Reisekostenaufzeichnungen wegen Steuerfreiheit der Diäten (Gegenkontrolle mit AZ-Aufzeichnungen möglich). Hier sind vielfache Gegenkontrollen möglich: Wurde an Tagen, an denen Reisekosten verrechnet wurden, laut Arbeitszeitaufzeichnungen tatsächlich gearbeitet? Wann war der Dienstnehmer in Urlaub/Krankenstand, wurden zu diesem Zeitpunkt Reisekosten verrechnet? Wurden diese Kosten weiterverrechnet, dh kann die Reisetätigkeit durch Kundenabrechnungen plausibilisiert werden? Welche Regelungen bestehen hier im Kollektivvertrag? - Fremdleistungen in der Buchhaltung werden genau durchleuchtet. Hier wird oft geprüft, wer für Sie Leistungen erbracht hat. Anhand der Tätigkeiten des Leistenden wird geprüft, ob nicht ein meldepflichtiges Dienstverhältnis gegeben war. Achtung: Gewerbeschein schützt nicht vor Dienstverhältnis! Hier werden derzeit, wohl aufgrund der prekären Situation der Krankenkassen, verstärkt viele selbständig Tätige im Rahmen von Prüfungen als Dienstnehmer qualifiziert. Als Beispiele seien erwähnt: fallweise beschäftigte Schauspieler, Vertretungsärzte, Tierärzte bzw allgemein Freiberufler. Generell werden alle im Werkvertrag tätigen Personen (welche buchhalterisch als Fremdleistungen erfasst werden) genauestens unter die Lupe genommen. Oftmals genügen der Prüfung minimale Argumente für das Unterstellen eines Dienstverhältnisses, wie etwa eine E-Mail-Adresse des Werkvertragsnehmers, welche auf die Firma hinweist, für die er tätig ist. Daraus wird sofort auf eine Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers geschlossen. Wichtig in diesen Fällen ist, dass gute Argumente vorhanden sind, die sowohl eine persönliche als auch sachliche Weisungsgebundenheit des Auftragnehmers ausschließt. Durch das seit 1.7.2017 geltende Sozialversicherungs-Zuordnungsgesetz wurde festgelegt, dass, sollte im Rahmen einer PLAB seitens des Prüfers eine Umwidmung eines selbständigen Subunternehmers in einen Dienstnehmer angedacht werden, die Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen ohne unnötigen Aufschub zu verständigen ist. Die involvierten Behörden haben dann gemeinsam über die Einstufung zu entscheiden. - Gewährung freiwilliger Leistungen Wurden Gutscheine nur anlässlich einer Firmenfeier, zB Weihnachten, verteilt? In welchem Rahmen wurden Geschenke an Mitarbeiter gegeben? Wer kam in den Genuss einer Fortbildung und welche betrieblichen Gründe waren dafür gegeben? - Privatnutzung Pkws/Wohnungen Falls Firmengegenstände durch Dienstnehmer privat genutzt werden, ist ein Sachbezug zu rechnen. - Halber Sachbezug bei Pkw Falls der Firmen-Pkw nicht mehr als 500 km im Monat privat genutzt wird, braucht nur der halbe Sachbezug gerechnet werden. Für die Kontrolle ist ein Fahrtenbuch zu führen. Achtung: Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte sind Privatfahrten!