Kassenführung in Apotheken

Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst. Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an. Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig. Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

Die Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule für Finanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensiven Unternehmen. Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für die Ausbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im Bereich Kassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.

1 Einführung in die Thematik
1.1 Vorbemerkungen
1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen
1.3 Grundaufzeichnungen
1.4 Kassenbuch
1.5 Aufzeichnungspflichten nach berufsspezifischen Vorschriften
1.6 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz
1.7 Freiwillige Aufzeichnungen
1.8 Geschenke und Zugaben
2 Arten der Kassenführung
2.1 Welche Möglichkeiten hat der Apotheker?
2.2 Kassendefekte
2.3 Wechsel des Kassensystems
2.4 Neben- und Unterkassen
2.5 Exkurs: Inventur
3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO)
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
3.2 Grundsatz der Vollständigkeit
3.3 Grundsatz der Richtigkeit
3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit
3.5 Grundsatz der Geordnetheit
3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit
3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen
4.1 Vorbemerkungen
4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften
4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
5 Der Tagesabschluss des Apothekers
5.1 Dokumentation der Tageseinnahme
5.2 Geldzählung und Zählprotokolle
5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen
5.4 Scheckzahlungen
5.5 Rezeptabrechnung
5.6 Privatentnahmen und Privateinlagen
5.7 Geldtransit
5.8 Kassenverluste durch Diebstahl
5.9 Privat verauslagte Aufwendungen
5.10 Gutscheine und Rabatte
5.11 Einkäufe der Mitarbeiter
6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung
7.1 § 158 AO – das Einfallstor zur Schätzung
7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen
7.4 Sonstige Rechtsfolgen
8 Kassen-Nachschau (§ 146b AO)
8.1 Betroffene Systeme
8.2 Zeitpunkt der Nachschau
8.3 Zeitraum der Nachschau
8.4 Ablauf der Nachschau
8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau
8.6 Rechtsbehelfe
8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
9 Neuregelungen ab dem 01.01.2020
9.1 Überblick
9.2 Betroffene Vorgänge
9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) 9.4 Funktionsweise der TSE
9.5 Belegausgabepflicht
9.6 Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO)
9.7 Prüfschema zur verpflichtenden Aufrüstung mit der TSE
9.8 Umgang mit technischen Störungen
9.9 Handlungsempfehlungen
10 Umsatzsteuer
11 Richtsätze und Betriebsvergleiche
12 DATEV-Lösungen
12.1 DATEV Kassenbuch online
12.2 DATEV Datenprüfung comfort
12.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal
12.4 DATEV Branchenpaket Apotheken

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählen auch die rund 19.000 Apotheken, die in 2019 bundesweit einen Nettoumsatz von ca. 54 Mrd. Euro erwirtschaftet haben. Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, welche nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (§§ 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Apotheker oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht. Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert (§ 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (§ 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach § 153 a StPO oder Bußgelder nach § 26 a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären. Im Jahr 2018 kam das Instrument der Kassen-Nachschau (§ 146 b AO) hinzu - seither dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Apothekers. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Anweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Apothekern kaum noch erfüllbar – umso mehr muss der Apotheker dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen. Das vor Ihnen liegende Buch soll den Apothekern als Begleiter im Alltagsgeschäft dienen. Dennoch empfiehlt sich in allen Fragen rund um die Kassenführung, den Steuerberater als kompetenten Ansprechpartner immer mit einzubeziehen. Duisburg, im Januar 2021 Gerd Achilles, Lisa Wittmeier

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählen auch die rund 19.000 Apotheken, die in 2019 bundesweit einen Nettoumsatz von ca. 54 Mrd. Euro erwirtschaftet haben. Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, welche nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften ( 145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Apotheker oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht.Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln.Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert ( 158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung ( 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach 153 a StPO oder Bußgelder nach 26 a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.Im Jahr 2018 kam das Instrument der Kassen-Nachschau ( 146 b AO) hinzu - seither dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen.Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Apothekers. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Anweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Apothekern kaum noch erfüllbar - umso mehr muss der Apotheker dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen.Das vor Ihnen liegende Buch soll den Apothekern als Begleiter im Alltagsgeschäft dienen. Dennoch empfiehlt sich in allen Fragen rund um die Kassenführung, den Steuerberater als kompetenten Ansprechpartner immer mit einzubeziehen.Duisburg, im Januar 2021Gerd Achilles, Lisa Wittmeier