Projekte managen mit Microsoft Project

1 Aufbau und Gliederung/2 Schnelleinstieg: Und. fertig!/3 Die Grundlagen/3.1 Definitionen/3.2 Fallstudie: Projekt Hausbau'/3.3 Softwareprogramme zur Unterstützung der Planung/3.3.1 Exkurs: MindManager/3.3.2 Exkurs: Microsoft Excel/3.4 Aufwandsschätzmethoden/3.5 Schritt für Schritt/4 Grundbegriffe in Microsoft Project/4.1 Arbeitszeit/4.2 Meilensteine/4.3 Termine und Dauer/4.4 Das 1 x 1 der Planung/4.5 Das Budget/5 Die ersten Schritte/5.1 Das Cockpit des Kapitäns/5.1.1 Der Arbeitsbereich/5.1.2 Anpassungen/5.1.3 Ansichten/5.1.4 Hilfe/5.2 Leinen los!/5.2.1 Projekte anlegen/5.2.2 Projektinformationen/5.3 Das Herz – Der Kalender/5.3.1 Arten von Kalendern/5.3.2 Kalender zuweisen und Prioritäten beachten/6 Sukzessive Vorgehensweise/6.1 Grundeinstellungen/6.2 Jetzt geht’s los/6.2.1 Vorgänge erfassen/6.2.2 Meilensteine setzen/6.2.3 Vorgangsart festlegen/6.2.4 Leistungsgesteuerte Terminplanung/6.2.5 Vorgangsdauer festlegen/6.2.6 Vorgänge verknüpfen/6.2.7 Periodische Vorgänge/6.2.8 Vorgänge unterbrechen/6.2.9 Informationen zum Vorgang/6.2.10 Anordnungsbeziehung festlegen/6.3 Er, Sie oder Es macht den Job/6.3.1 Ressourcen und ihre Erfassung/6.3.2 Benutzerdefinierte Ressourcenfelder/6.3.3 Ressourcen suchen/6.4 Es gibt Arbeit/6.4.1 Ressourcen zuordnen/6.4.2 Team informieren/6.4.3 Überlastungen handhaben/6.5 Kosten zuordnen/6.5.1 Feste Kosten von Vorgängen/6.5.2 Benutzerdefinierte Kostenfelder/7 Nach der Pflicht die Kür: Strukturierung und Formatierung/7.1 Gliederungsebenen und Sammelvorgänge/7.2 Layout und Formatierung des Diagrammbereichs/7.2.1 Balkenarten und Beschriftung/7.2.2 Zeitskala/7.3 Formatierung des Tabellenbereiches/7.3.1 Die Größe des Tabellenbereichs anpassen/7.3.2 Spalten anzeigen und verbergen/7.4 Hyperlinks/7.4.1 Verknüpfungen innerhalb der Projekt-Datei/7.4.2 Verknüpfungen mit externen Daten/8 Wie läuft’s? Den Projektfortschritt aktualisieren/8.1 Sollwerte setzen: Die Anlage eines Basisplans/8.2 Projektdatenpflege und Projektüberwachung/8.2.1 Sollwerte aktualisieren/8.2.2 Eingabe tatsächlicher Ist-Werte/8.3 Projektüberwachung/8.4 Meilensteine und Filter/8.4.1 Prüfung der Meilensteine/8.4.2 Standardfilter, AutoFilter und selbsterstellte Filter/8.5 Risikomanagement und Projektoptimierung/9 Den Überblick behalten: Berichtswesen/9.1 Basisberichte/9.2 Grafische Berichte/9.3 Benutzerdefinierte Berichte/9.3.1 Benutzerdefinierte Basisberichte/9.3.2 Benutzerdefinierte grafische Berichte/9.4 Drucken von Seitenansichten als Bericht/ 9.4.1 Drucken von Berichten/9.4.2 Drucken von Seitenansichten als Bericht/10 Multiprojektmanagement/10.1 Gemeinsame Ressourcennutzung/10.2 Projekte zusammenführen/10.3 Projektübergreifende Verknüpfung von Vorgängen

aus dem Vorwort"Wird ein Projekt nicht geplant, notwendige Vorbereitungen nicht getroffen, benötigte Hilfsmittel nicht besorgt und realistisch geschätzt, so ist der Misserfolg des Projektes garantiert. Der Einsatz eines geeigneten Programms zur Planung, Kontrolle und Steuerung von Projekten ist heutzutage unabdingbar. Ein solches Programm ist die Projektmanagenementsoftware Microsoft® Project®. Um die Software effizient einsetzen zu können, müssen Sie die Funktionen, Abhängigkeiten, Vorgehensweisen usw. kennen und beherrschen. Wenn Sie mit einem Schiff von Hamburg nach New York segeln wollen, aber keinen Segelschein besitzen, ist der Misserfolg bereits im Hafen vorprogrammiert. Haben Sie hingegen einen Segelschein, bedeutet das nicht, dass Sie ihr gesamtes Know-how zu jedem Zeitpunkt der Reise einsetzen werden. Wenn Sie mit dem Schiff ablegen, benötigen Sie Wissen über das Ablegen, Vorgehensweise, Ruderstellung, Nutzung der richtigen Segel und Seile usw. Befinden Sie sich auf halber Strecke und geraten in einen Sturm, sind andere Fertigkeiten gefragt, genauso wenn Ihr GPS ausfällt."

3 Die Grundlagen (S. 11) Bevor Sie sich mit dem Projektmanagement im Speziellen mit Hilfe von Microsoft Project beschäftigen, ist es sinnvoll, sich mit einigen grundlegenden Begriffen, Vorgehensweisen und Methoden des Projektmanagements imAllgemeinen vertraut zu machen. Microsoft Project eignet sich dazu, Projekte zu überwachen und zu steuern, also zu managen. Zur Projektvorbereitung werden oft auch andere Werkzeugen eingesetzt. Unverzichtbarer Ausgangspunkt jeglicher Zusammenarbeit - auch im Projektmanagement - sind eindeutige Begriffsdefinitionen: "Definitionen", S. 12 Ziel dieses Buches ist es, Sie Schritt für Schritt in die Arbeit mit Microsoft Project einzuführen und Sie so in die Lage zu versetzen, Ihre Projekte mit Hilfe dieser Software künftig noch effizienter zu managen. Eine durchgängige Fallstudie soll dabei das Verständnis für die zum Teil komplexen Vorgehensweisen erleichtern: "Fallstudie: Projekt Hausbau", S. 15 Vor der Arbeit mit Microsoft Project werden Projektplanungen oft mit Hilfe anderer Softwareprogramme vorbereitet, deren Ergebnisse anschließend in Microsoft Project übernommen werden. Einige Softwareprogramme zur Unterstützung der Projektplanung werden hier vorgestellt: "Softwareprogramme zur Unterstützung der Planung", S. 17 Die Erstellung des Projektbudgets ist ein wesentlicher Ankerpunkt und beeinflusst die Entscheidung über die Durchführung eines Projektes. Schätzmethoden helfen, den Aufwand zu kalkulieren: "Aufwandsschätzmethoden", S. 26 Abschließend werden alle Planungsschritte vorgestellt, die sinnvollerweise vor der Durchführung eines Projektes durchlaufen werden sollten. Je nach Projekt werden sie zwar einen unterschiedlichen Stellenwert haben, ein schrittweises Vorgehen in dieser Form sichert aber den Gesamterfolg des Projektes und verhindert, dass wesentliche Dinge vergessen werden: "Schritt für Schritt", S. 31 3.1 Definitionen Projekte zeichnen sich insbesondere durch ihre Einmaligkeit und Komplexität aus. Zur Reduktion der Komplexität werden sie in Projektphasen gegliedert. Die Quali.kation des Projektleiters ist wesentlich für den Erfolg des Projektes. Projekte sind in aller Munde. Was aber ist denn eigentlich ein Projekt? Wodurch zeichnen sich Projekte aus? Saubere und allgemeingültige Definitionen sind auch im Projektmanagement nicht leicht zu finden. Im Folgenden werden einige wesentliche Begriffe des Projektmanagements kurz erläutert. Menschen haben oftmals, wenn man ihnen Glauben schenkt, eine Vielzahl von Projekten zu bewältigen. Daher ist es wichtig, den Begriff Projekt genauer zu definieren und gegen eine Routineaufgabe bzw. Routinetätigkeit abzugrenzen. In der DIN 69901 wird ein Projekt (project) wie folgt definiert: "Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist ..." Die Einmaligkeit wird auf folgende Kriterien bezogen: Die Zielvorgabe, die Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell), die Organisationsform, die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben. Eine praxisgerechte Definition lautet: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und mit beschränktem Aufwand ein eindeutig definiertes Ziel erreichen soll, wobei der genaue Lösungsweg weder vorgegeben noch bekannt ist. Ein Beispiel ist ein Projekt zur Entwicklung eines Prototypens für ein neues Fahrzeugmodell. Die Tab. 3.1-1 stellt vergleichend die Charakteristika von Projekten und Routineaufgaben gegenüber. Ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements ist die Projektplanung. Routine-Aufgaben können einmal geplant werden. Dann werden sie immer wieder nach den einmal festgelegten Schritten ausgeführt. Innovative Aufgaben müssen jeweils neu geplant werden, wobei nur bedingt auf bereits vorhandene Planungsmuster zurückgegriffen werden kann.