Power Automate (eBook)

3 ZEITSTEMPEL OPTIMIEREN

Aufgabe:

Die Bedienung mit dem Smartphone funktioniert so weit schon recht gut. Leider steht in der Exceltabelle ein unschönes Datums- und Zeitformat. Der Startwert mit „WAHR“ bzw. „FALSCH“ liest sich ebenso unschön. Lässt sich das noch optimieren?

Schritt 1: Sie könnten jetzt in Excel eine Bedingung einbauen. Immer wenn hier „WAHR“ erscheint, wird der Text „Anfang“ ausgegeben, ansonsten „Ende“. Doch Sie wollen wissen, wie man solche Änderungen sofort im Workflow einrichten kann. Das gleiche gilt für Formate, die von Anfang an korrekt übertragen werden sollen.

Schritt 2: Starten Sie Ihren Flow und klicken Sie z.B. links oben auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Schritt 3: Sie beginnen mit dem Startwert und fügen jetzt eine Funktion ein, ähnlich wie in Excel.

Schritt 4: Dies geht auch mit einem einfachen Schrägstrich hinter einem Element.

Schritt 5: Jetzt beginnen Sie mit der Funktion If(), die Sie direkt hier eintippen.

Schritt 6: Dann braucht die If()-Funktion an der ersten Stelle den Ausdruck (expression), der den Wahr-Wert bestimmt. Deshalb klicken Sie auf den Schaltflächentext Dynamischer Inhalt und wählen dort den Startwert (den Power Automate in Anfangen umgeschrieben hat).

Schritt 7: Sofort wird die dahinterliegende Bezeichnung triggerBody()?[`boolean´] eingefügt. Mit Boolean wird beschrieben, dass die Rückgabe entweder wahr (true) oder falsch (false) sein kann. Wie in der Vorschau in ABBILDUNG 48: SYNTAX DER zu sehen ist, wird das nächste Argument durch ein Komma getrennt. Als Wahr-Wert wollen Sie den Begriff „Anfang“ in der Exceltabelle sehen und als Falsch-Wert den Begriff „Ende“.

Schritt 8: Schreiben Sie jetzt die Funktion so weiter. Während Sie die Funktion ergänzen, erhalten Sie eine gute Rückmeldung, auf die Sie achten sollten. Leider sind diese Rückmeldungen komplett in englischer Sprache, doch wenn Sie sich für Programmierung interessieren, führt kein Weg daran vorbei.

Schritt 9: Die fertige Funktion sieht nun so aus und über die Schaltfläche Hinzufügen am unteren Ende, wird diese If()-Funktion in die Spalte Startwert der Exceldatei eingefügt.

Schritt 10: Jetzt kann das zuvor erstellte Element Anfangen gelöscht werden, weil die If()-Funktion den eingegebenen Wert bereits enthält.

Schritt 11: Dann fehlt noch das Format im Timestamp (Zeitstempel). Das ist jedoch ein Element, das automatisch erzeugt wurde, und deshalb werden Sie es nicht in den „Dynamischen Inhalten“ finden. Sobald Sie die Maus über den derzeitigen Inhalt der Spalte Zeitstempel bewegen, sehen Sie, welcher Ausdruck sich hinter diesem Element verbirgt.

Schritt 12: Klicken Sie in das Register Codeansicht! Ich hatte Ihnen versprochen, dass es hin und wieder nötig sein wird, da hineinzuschauen. Jetzt ist der Moment gekommen. Kopieren Sie sich in diesem JSON-Code den Teil hinter item/Zeitstempel mit STRG + C heraus, denn um den geht es jetzt. Dieser Teil soll neu formatiert werden.

Schritt 13: Dann holen Sie sich die Funktion formatDateTime() und fügen dort an der ersten Stelle den Inhalt Ihrer Zwischenablage wieder mit STRG + V hinein.

Schritt 14: Jetzt ergänzen Sie noch um das eigentliche Zeitformat mit Komma und 'HH:mm' in Hochkommata. Dann entfernen Sie den alten Timestamp.

Schritt 15: Die Parameter sehen jetzt so aus

Schritt 16: Testen Sie den Workflow erneut. Einmal mit Anfang und dann mit Ende und danach öffnen Sie das Exceldokument.

Resultat: Diese Bauanleitung sollte Ihnen zeigen, dass es innerhalb von Power Automate ebenfalls möglich ist, ein Format festzulegen und eine einfache If()-Funktion zu nutzen.

4 TRIGGER-VARIANTEN

Vorwissen: Der alte Designer bietet momentan noch mehr Möglichkeiten, um Trigger-Varianten zu optimieren. Des Weiteren können Daten im Flow mit der Aktion Verfassen zwischengespeichert und deren Werte aufgerufen werden.

Aufgabe:

Es ist schön, ein Ja/Nein-Feld zu haben, das wir mit einem Schalter aktivieren und deaktivieren können. Doch gibt es noch mehr Möglichkeiten, als nur auf Ja und Nein zu antworten?

Schritt 1: Starten Sie einen neuen sofortigen Flow mit dem Namen Sofortige Triggervarianten 1. Schalten Sie dann in den alten Designer 2 um und aktivieren Sie fünf Trigger 3, wie hier im Beispiel zu sehen ist.

Schritt 2: Alle Abfragen sind standardmäßig optionale Felder. Klicken Sie einfach auf das 3-Punkt-Menü 4.

Schritt 3: Anwender:innen müssen diese Felder nicht ausfüllen, aber mindestens ein Feld muss verpflichtend sein, sonst funktioniert der Trigger nicht. Deshalb entfernen Sie im ersten Kontrollkästchen 4 diesen Haken. So steht zumindest der Kundenname fest.

Schritt 4: Ein weiteres Textfeld namens AA soll den Nutzern eine Möglichkeit bieten, unter mehreren Optionen eine Option auswählen zu können. Falls Ihre Anwenderinnen mehr als nur eine Option aktivieren sollen, verwenden Sie die Mehrfachauswahlliste mit Optionen. Dann werden Kontrollkästchen zum Ankreuzen zur Verfügung gestellt.

Schritt 5: Im nächsten Schritt starten Sie die erste Aktion für diesen Flow.

Schritt 6: Nach der Eingabe der Optionen könnten Sie eigentlich auch wieder in den neuen Designer 2 zurückgehen.

Schritt 7: Dann erhalten Sie statt der Schaltfläche Neuer Schritt ein Pluszeichen mit dem Schalter Aktion hinzufügen.

Schritt 8: Sie erhalten einen Block mit dem Namen Vorgang auswählen. Geben Sie im Suchfeld den Namen Verfassen ein.

Im alten Designer sähe das Dialogfeld für Vorgang auswählen noch so aus.

Vom Prinzip her ist der Unterschied nicht so groß, aber früher oder später wird es den alten Designer nicht mehr geben.

Schritt 9: Jetzt weisen Sie jeder Eingabe Ihrer Nutzer und Nutzerinnen eine Verfassen-Aktion zu, wie in ABBILDUNG 65: PROJEKTABSCHNITT als EINGABE ZUWEISEN zu sehen ist.

Schritt 10: Wie Sie sehen, könnten Sie hier noch viel mehr Werte in einer Verfassen-Aktion speichern, so z.B. den Standort Ihres Smartphones, das Bundesland, ein Datum, den Benutzernamen oder ein Datum.