How to cook Digital Workplace (eBook)

Leitlinien - our daily mantras

Man sollte für die Umstellung eine klare, verständliche Strategie entwickeln, die von allen Menschen im Unternehmen getragen und verstanden wird. Denn, ohne ein gemeinsames Verständnis für die Ziele, wird man keine nachhaltige Veränderung erreichen.

Die Führungskräfte im Unternehmen müssen die Veränderungen vorleben, daher gilt es diese von Minute eins einzubeziehen und für den Digital Workplace zu gewinnen. Die Veränderung beginnt in der Spitze des Unternehmens und entfaltet ihre volle Wirkkraft erst, wenn die Leitfiguren die neuen Methoden nutzen.

Dabei gilt es Leitlinien zu definieren, die helfen das Projekt erfolgreich umzusetzen. Die nachfolgenden „Mantras“ haben uns in der Ausrichtung des Digital Workplace immer geholfen, die Ansätze solltet Ihr auf Eure Bedürfnisse anpassen:

Leitline 1: Nutze den vorhandenen Standard, auch wenn’s langweilig klingt

Schöpfe das Potenzial aus. Es gilt eine möglichst nah am Microsoft Standard ausgerichtete Plattform einzusetzen und vorhandene Systeme konsequent zu ersetzen. So vermeiden wir Zusatzaufwände in der Einführung und im Betrieb. Dies tun wir auch mit der Konsequenz bei einer einzelnen Anwendung Komfort zu verlieren.

Dies gilt gerade für den SharePoint, Sicherheitstools und Co. Hier muss man radikal denken, halbherzige Kompromisse sind nur spätere Stolpersteine, oder besser stetiges Ärgernis. Hier gilt es die vorhandenen OnPremise und vielleicht anderen Systeme wie Teamdrive42, Staffbase43 und Co. abzulösen.

Wichtig ist, Themen wie Device-Management (Desktop und Mobile) inklusive Auto-Pilot, Sicherheit (wie z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung, Data Protection) gut überlegt, aber konsequent einzuführen. Nur so profitiert Ihr von der Verzahnung aller Dienste und könnt den Nutzen der Subskriptionskosten maximieren.

Leitline 2: Big Bang - Nur so entstehen Universen

Urknall rocks. Die Tools und Systeme sollten möglichst im Big Bang44 eingeführt werden, da die meisten Funktionalitäten so sehr miteinander verzahnt sind, dass sich eine Loslösung nicht empfiehlt.

Denkbar ist aber bspw., dass man zuerst Exchange Online einführt und damit seine bisherige OnPremise-Umgebung ablöst und erst danach in den Big-Bang-Rollout geht. Exchange Online sollte aber immer der erste Schritt oder beim Big Bang enthalten sein, da viele Anwendungen Cloud Postfächer benötigen. Auch um SharePoint und OneDrive kommt man eigentlich nicht herum, denn auch diese sind Schlüsselfunktion anderer M365 Dienste.

Ihr solltet auch konsequent vorhandene OnPremise Dienste ablösen und die Daten in die Cloud transformieren. Das Verfahren „lift & shift“45 sollte nach guter Abwägung, z.B. bei besonderer Eilbedürftigkeit, oder wenn keine Alternativen zur Verfügung stehen, genutzt werden.

Leitline 3: Keine Extrawürste braten (zumindest nicht, bevor die Suppe ausgelöffelt wurde)

Nicht alles, was einem wie Sauerbier angeboten wird, muss man auch kaufen. Drittanbieter-Tools sind konsequent abzulösen bzw. sollten diese nicht noch zusätzlich eingekauft werden. Nur so könnt Ihr die vorhandenen Funktionalitäten der Plattform im Rahmen der monatlichen Gebühren optimal nutzen und bezahlt nicht doppelt. Damit reduziert Ihr auch erheblich die Komplexität in der Einführung und dem Betrieb der Plattform.

Drittanbieter-Tools kommen eigentlich erst nach vollständiger Einführung in Frage und dann auch nur, wenn Ihr einen messbaren Mehrwert generieren könnt. Die Third Party Lösungen müssen sich nahtlos in die Landschaft einfügen bzw. diese nutzen.

Wir wissen, dass viele Anbieter hier großartige Heilsversprechen geben. Vergesst es! Führt Zusatztools nur dann ein, wenn Ihr dafür wirklich gute Beweggründe habt, und wenn Ihr die vorhandenen Funktionalitäten – für die Ihr bereits bezahlt – wirklich nicht nutzen könnt. Nicht vorher, wirklich nicht! Vereinbart, dass Ihr neue Tools erst sechs Monate nach einem GoLive bewertet und dann auch erst zulasst. Dies wird helfen, zuerst die Standards zu nutzen und den Bedarf nochmal kritisch zu hinterfragen.

Beispiele: Kein Whiteboard Pendant (z.B. Conceptboard) einführen, keine weitere Kanban-App.

Leitlinie 4: Vertraue erst, wenn Du auch selbst getestet hast

Testen, Testen, Testen - nichts ist wirklich so wichtig wie dieses Credo, denn die Cloud unterliegt ständigen Veränderungen. Microsoft hat unter den Softwareanbietern eine der besten Dokumentationen, aber auch dort finden sich nicht alle Details, Optionen und potenziellen Herausforderungen Eurer Use Cases. Also testet, bevor Ihr etwas im Produktivsystem live nehmt.

Gerade bei Neuerungen der Cloud macht es Sinn eine Pilot-User-Testgruppe zu haben. Darauf gehen wir im Kapitel: “Change Management“ nochmal detailliert ein.

Ein eigener Test-Tenant macht (aktuell) nur als Tenant zum Verproben und Erfahrung sammeln Sinn. Da es keine integrierten Transportmechanismen, wie bspw. bei SAP ERP gibt, fällt es sehr schwer Tenants aufzubauen, die eine Qualitätskontrolle erlauben, da die Gefahr besteht, dass der Produktiv-Tenant zu weit abweichen wird. Für Tests muss man andere Wege (wie bspw. Abgrenzung über Sicherheitsgruppen, etc.) gehen.

Microsoft entwickelt hier aber entsprechende Mechanismen.

Leitlinie 5: Change-Management ist mehr als Feenstaub

Mehrwert erkennen erleichtert alles. Change-Management heißt nichts anderes als die aktive Einbindung und Begleitung der Mitarbeiter bei der Einführung größerer Veränderungen im Unternehmen. Das eine oder andere Unternehmen wird bereits schmerzvoll erfahren haben, wie große Projekte scheiterten, weil die Akzeptanz der Mitarbeiter fehlte.

In allen größeren Veränderungsprojekten gibt es ein großes Risiko: den Faktor Mensch. Der Widerstand der Mitarbeiter und das Nichtannehmen der Veränderung können perfekt geplante Projekte zum Scheitern bringen. Um dies zu vermeiden, ist es überaus wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot zu holen und in der passenden Geschwindigkeit und eindringlich auf die Veränderungen vorzubereiten und im Idealfall sogar ein stückweit zu begeistern.

Hierbei sind die wichtigsten Zutaten: Frühzeitige und stetige Kommunikation sowie die Vorbildfunktion Einzelner und die wachsende Begeisterung Vieler.

Im Kapitel: “Change Management“ gehen wir näher auf die Details ein.

Leitline 6: Wählt die richtigen Waffen

Nicht alles, was glänzt, ist Gold. Microsoft bietet einen bunten Bauchladen an Tools wie z.B. Bookings, Viva Produkte (Engage, Learning, Topics, Insights, Connections, etc.) Loop, Whiteboard etc. Setzt Euch mit den Tools auseinander und überlegt, welchen Mehrwert sie Euch spenden können, bevor Ihr sie tatsächlich einführt. Dabei müsstet Ihr auch pro Service prüfen, ob dieser Euren Vorgaben, bspw. hinsichtlich des Rechenzentrumbetriebs, als auch den Datenschutzvorschriften, genügt. Viele neue Dienste stehen zuerst in den USA und dann erst in den anderen Regionen (der Rechenzentren) zur Verfügung.

Es gilt eher die richtige Auswahl für Euch und Eure Benutzergruppen zu treffen und dann das richtige Lizenzpaket zu schnüren. Vor allem solltet Ihr versuchen, nur das zu mieten, dass Ihr auch wirklich einführen wollt – auch wenn die cleveren Lizenzmanager von Microsoft Euch das nicht immer einfach machen. Im Kapitel: „Size Matters: T-Shirt Sizes“ versuchen wir eine Auflösungsidee mitzugeben. Kurzum: Ihr müsst nicht alles einführen, was Microsoft bietet, solltet aber vermeiden Dinge bei Drittanbietern einzukaufen, die Ihr ihm Rahmen der Microsoft Kosten bereits bezieht.

Leitline 7: It only works, when it works

Nach dem Rollout ist vor dem Rollout. Kümmert Euch vor dem Rollout um den (dann folgenden) Betrieb. Er muss schlichtweg funktionieren. Baut eine Governance, kümmert Euch um ein aktives Lizenzmanagement. Nehmt Euch den Support der Anwender vor, baut dazu Trainings auf (viel Basismaterial gibt es bereits von Microsoft). Entscheidet über die Prozesse zu neuen Diensten und Anpassungen, mehr dazu im Kapitel: „Evergreen – gutes Marketing“.

Leitlinie 8: Live what you pray

Just do it. Alle Strategieworkshops, weiterführenden Überlegungen, Paperwork, etc. sind nutzlos, wenn Ihr es nicht schafft die neuen Möglichkeiten in die Anwendung zu bringen. Fordert daher Unterstützung von allen, besonders von der Führungsebene, ein. Diese Unterstützung sollte, neben dem aktiven Mittragen der Veränderung, das Vorleben der Nutzung der neuen Möglichkeiten, Regeln und Einfordern der Anpassung sein. Es schadet daher nicht Führungskräfte intensiv auf Möglichkeiten zu trainieren – übrigens immer vorher die Assistenten überzeugen und mitnehmen, da diese Schlüsselpersonen sind und...