Agil am Limit (eBook)

Vorwort

Liebe Leserin, lieber Leser,

seit über 20 Jahren arbeite ich nun im regulierten Bereich. Begonnen habe ich meine Karriere in der Fertigung Medizinischer Geräte. Dann ging es weiter mit Kundenservice und Reparaturen Medizinischer Geräte. Es folgte eine Zeitspanne in der Entwicklung von Embedded Software für Luft- und Raumfahrt, Automotive und Medizinprodukte. Schließlich fand ich mich im Bereich Quality und Design Assurance der Medizintechnik wieder. Dort hatte ich auch zum ersten Mal eine Führungsposition inne.

Während meiner gesamten beruflichen Laufbahn bewegte ich mich bis dahin in einem traditionellen Arbeitsumfeld und arbeitete vorzugsweise in Projekten. Obwohl agiles Mindset und Methoden bereits vor über 20 Jahren entwickelt und im Laufe der Zeit immer populärer wurden, dauerte es mehr als 15 Jahre, bis ich die Gelegenheit hatte, mich im Detail mit agiler Softwareentwicklung in einem Startup für Medizinische Software auseinanderzusetzen.

Selbstverständlich gab es zuvor Versuche im konservativen Umfeld der Medizintechnik, agil zu arbeiten. Besonders in der Softwareentwicklung war dies am einfachsten umzusetzen. Dennoch waren die Ergebnisse oft enttäuschend. In den meisten streng regulierten Organisationen wurde die Produktentwicklung weiterhin in Form von Projekten durchgeführt, und die Strukturen blieben klassisch. Nur die Softwareentwicklung versuchte, sich agil zu organisieren, oft in Form von Scrum im V-Modell (V-Trichter).

In der Regel blieb es jedoch dabei. Scrum wurde vor allem genutzt, um Softwareteams zu organisieren, aber von echter Agilität konnte keine Rede sein. Die Produktentwicklung dauerte immer noch zwei bis drei Jahre, und Anpassungen am Projekt waren nur über moderate Iterationen eines Stage-Gate Prozesses möglich.

Eine andere Situation ergab sich in Startups für Medizinische Software. In meiner aktuellen Position im Bereich Regulatory Affairs, mit einem breiten Spektrum an Aufgaben und Verantwortung, arbeite ich in jungen Unternehmen, die sich auf die Digitalisierung des Gesundheitswesens spezialisiert haben. Hier habe ich hauptsächlich mit Medizinischer Software und Digitalen Gesundheitsapplikationen (DIGAs) zu tun.

Am Anfang ist alles oft wild und chaotisch. Die Softwareentwicklung beginnt in der Regel mit einer Mischung aus Scrum und Kanban, was als agiler Ansatz betrachtet werden kann. Doch bei der Marktzulassung gibt es immer wieder unangenehme Überraschungen. Gesetzliche Anforderungen und Standards werden häufig entweder nicht ausreichend berücksichtigt oder komplett ignoriert, was zu schwerwiegenden Verstößen gegen die Bedürfnisse der Nutzenden des Produkts führt.

Selbstverständlich kann man das Scrum Team im agilen Vorgehen immer wieder ausprobieren lassen, die Marktzulassung doch noch irgendwie durch Versuch und Scheitern zu erwirken und das Team daran wachsen lassen. Doch ohne die notwendige Erfahrung, Kenntnisse sowie ohne die Techniken, Methoden und Tools kann dies ein sehr langwieriger Prozess sein, der mit viel Frust und Ressourcenverlust einhergeht.

Darüber hinaus stellt das Scheitern bei der Marktzulassung insbesondere für junge Unternehmen und Startups ein existenzielles Risiko dar. Investoren reagieren empfindlich, wenn die Marktzulassung nicht reibungslos verläuft. Geldgebende verstehen sehr gut, welche Folgen ein gescheitertes Zulassungsverfahren hat und erkennen sofort, dass dies auf mangelnde Beachtung von Gesetzen und Standards zurückzuführen ist. Die Bereitschaft, weiteres Geld zu investieren, schwindet schnell, und das Startup kann in die Insolvenz geraten.

Dieses Buch hilft dir dabei, das Risiko bei Softwareprodukten in streng regulierten Bereichen zu reduzieren. Es richtet sich an ganze Teams, Scrum Master und Product Owner aus der agilen Welt, die Verantwortung für streng regulierte Produkte tragen, sowie an Qualitätsmanager*innen und Regulatory Affairs aus dem klassischen Bereich, die sich mit der agilen Haltung und Vorgehensweise vertraut machen möchten. Auch Topmanager*innen und Geschäftsführende in jungen Organisationen und Startups profitieren von diesem Buch, da es wertvolle Erkenntnisse liefert.

Um beide Welten zu vereinen, behandelt das Buch sowohl klassische als auch agile Ansätze und Denkweisen. Ziel ist es, Angehörigen beider Welten zu vermitteln, wie die jeweils andere Seite funktioniert, welche Vor- und Nachteile beide Welten mit sich bringen und warum beide Ansätze nach wie vor relevant sind. Es ist klug, sich in beiden Welten auszukennen und das Beste aus diesen zu nutzen.

Das Buch widmet sich zudem dem Thema Qualitätsmanagementsystem, da im streng regulierten Umfeld „Zufall und Zuruf“ nicht ausreichen. Dies erfordert eine Umstellung, besonders von der Geschäftsführung und den Process Owner, die ihre Rolle verstehen und konkrete Verantwortung übernehmen müssen.

Das Herzstück meines Buches ist AgileTrio. Hier wird der Produktlebenszyklus für Medizinische Software in Schleifen durchlaufen. Der Ansatz lässt sich jedoch leicht auf andere Softwareprodukte im regulierten Bereich übertragen, indem wenige Anpassungen vorgenommen werden. Das Ziel ist, die Release Zyklen so kurz wie möglich zu halten, wobei „Continuous Documentation“ der Schlüssel ist.

Zudem gehe ich detailliert auf Themen wie die Technische Dokumentation, das Risikomanagement, das Anforderungsmanagement, die Verifizierung, die Validierung und die Softwareproduktion ein. Ich bringe dir Techniken und Methoden näher, die dir helfen sollen, saubere und nutzbare Ergebnisse zu erzielen.

Da heutzutage kein Softwareprodukt mehr ohne Informationssicherheit und Datenschutz auskommt, widme ich auch diesem Thema ein eigenes Kapitel zur Vertiefung. Hier zeige ich, worauf es ankommt und worauf im Detail zu achten ist. Besonders beim Thema Datenschutz kursieren viele Halbwahrheiten. Teilweise sieht man sich mit Frustration und Naivität konfrontiert.

Die Kapitel zu den Themen Überwachung nach dem Inverkehrbringen und Clinical Affairs sind zwar spezifisch für Medizinprodukte, doch besonders die Überwachung nach dem Inverkehrbringen zeigt, dass es sich eigentlich um „Continuous Feedback“ handelt, das für viele Arten von Produkten interessant ist, unabhängig von der Vorgehensweise.

Abschließend richte ich den Fokus auf meinen Spezialbereich - das Regulierte Umfeld. Dieses Kapitel ist insbesondere für diejenigen unter euch von Interesse, die schon immer genau wissen wollten, was Regulatory Affairs eigentlich macht. Auch hierbei nähere ich mich dem Thema anhand Medizinischer Software, gehe aber zusätzlich auf allgemeine Gesetzgebung, vorzugsweise in der Europäischen Union, ein.

Es wäre natürlich wünschenswert, wenn du das komplette Buch lesen würdest. Es ist aber nicht zwingend erforderlich. Wer sich nicht lange mit irgendwelchen Mindsets oder Vorgehensweisen beschäftigen möchte, sondern lieber direkt wissen will, was Sache ist, kann gerne mit dem Kapitel AgileTrio beginnen. Es ist nicht zwangsläufig notwendig die Kapitel davor gelesen zu haben. Bei den Vertiefungsthemen, die folgen, steht ebenfalls jedes Kapitel für sich. Ich habe das Buch extra so konzipiert, dass du dich nur mit den Themen auseinandersetzen kannst, die akut sind oder dich persönlich betreffen und ansprechen.

Innerhalb des Buches gibt es immer wieder kleine Exkursionen in Form von gelben Notizboxen, die oft meine persönlichen Erfahrungen und Perspektiven widerspiegeln, aber die vor allem dich zum Nachdenken anregen sollen. Ich hoffe, du hast Freude daran und es bringt dich gelegentlich zum Schmunzeln.

Die Idee, dieses Buch zu schreiben, kam mir während der Entwicklung und Implementierung des AgileTrio Ansatzes. Diese Zeit war intensiv und erlaubte kaum Fehler. Denn wie schon beschrieben, kann das Scheitern einer Markzulassung in einem Startup das Ende bedeuten. Umso erfreulicher war deswegen die Abnahme der Implementierung des AgileTrio Ansatzes durch eine Benannte Stelle anhand einer Medizinischen Software. Zwar war uns vorher bereits bewusst, dass es für die Scrum Teams funktioniert. Anschließend bekamen wir jedoch zusätzlich die Bestätigung, dass es auch regulatorisch funktioniert.

Ich möchte mich für diese Erfahrung besonders bei zwei Personen bedanken. Vaclav Vlcek, der mir als Qualitätsmanager den Rücken freigehalten hat und es dadurch ermöglicht hat, mir ausreichend kreative Zeit mit den Scrum Teams und der Organisation für die Umsetzung des AgileTrio Ansatzes zu verschaffen. Mein besonderer Dank gilt zudem Anna Winkler, eine Kollegin und Scrum Master, für die zahlreichen Diskussionen und Debatten, ihre unnachgiebige Art, Dinge zu hinterfragen, und ihr großartiges Kommunikationstalent. Ohne diese beiden Personen wäre die Entwicklung und Implementierung des AgileTrio Ansatzes in dieser Form nicht möglich gewesen.

Es hat mehr als ein Jahr gedauert, bis ich schließlich mit dem Schreiben dieses Buches begonnen habe. Das Schreiben selbst hat mir geholfen, sämtliche berufliche Erfahrungen zu reflektieren, zu hinterfragen und auch zu verarbeiten. Dafür blieb zuvor oft nicht die Zeit. Bis zur Veröffentlichung dieser 1. Auflage verging...