Datenschutz und IT-Compliance (eBook)

1.6    Grundsätze und Prinzipien des Datenschutzes

Wie schon das alte BDSG enthält auch die DSGVO eine Reihe von Grundsätzen des Datenschutzes, die für jeden Umgang mit personenbezogenen Daten gelten. Diese Regeln sind in Art. 5 DSGVO festgelegt: Grundsatz der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Alle dieser Prinzipien sind gleichermaßen zu beachten; eine Ausnahme gibt es nicht. Daher ist es zum Verständnis des Datenschutzes unumgänglich, diese Grundsätze zu verstehen und auf jede Verarbeitung anzuwenden.

1.6.1    Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden. Dies ist dann der Fall, wenn für jeden Verarbeitungsvorgang eine valide Rechtsgrundlage vorliegt. Dies wird als sogenanntes Verbot mit Erlaubnisvorbehalt bezeichnet, wonach erst einmal jede Nutzung von Daten untersagt ist, sofern für diesen Vorgang nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Diese Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird in Art. 6 DSGVO und ErwG 40 konkretisiert. Danach ist jeder Umgang mit personenbezogenen Daten nur dann rechtmäßig, wenn eine der genannten sechs Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung vorliegt. Hierzu zählen z. B. die Einwilligung oder das berechtigte Interesse.

1.6.2    Verarbeitung nach Treu und Glauben

Dieser Grundsatz sieht vor, dass unredliche bzw. missbräuchliche Verarbeitungsvorgänge zu unterlassen sind. In der Praxis geht es dabei um die Frage, ob ein bestimmtes Verhalten als redlich bzw. anständig bewertet werden kann.

1.6.3    Transparenz

Der Transparenzgrundsatz setzt voraus, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die betroffenen Personen nachvollziehbar sein muss. Daraus resultiert z. B., dass alle Informationen bezüglich der Verarbeitung dieser Daten leicht zugänglich, verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst sind.

Auch sollen die Betroffenen die Auswirkungen des Umgangs mit ihren Daten einschätzen können. Sie müssen in die Lage versetzt werden, von ihren Betroffenenrechten der Art. 12 ff. DSGVO Gebrauch machen zu können. Dort wird dem Grundsatz der Transparenz insbesondere durch weitgehende Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten Rechnung getragen. Wichtig ist auch das Auskunftsrecht der Betroffenen nach Art. 15 DSGVO. Der Transparenz dienen darüber hinaus auch Datenschutzsiegel oder Zertifizierungsverfahren nach Art. 42 DSGVO, die den Betroffenen in die Lage versetzen sollen, sich auf einfache Art und Weise über das Datenschutzniveau der zertifizierten Produkte und Dienstleistungen zu informieren.

In ErwG 39 heißt es hierzu:

Für natürliche Personen sollte Transparenz dahingehend bestehen, dass sie betreffende personenbezogene Daten erhoben, verwendet, eingesehen oder anderweitig verarbeitet werden und in welchem Umfang die personenbezogenen Daten verarbeitet werden und künftig noch verarbeitet werden.

Der Grundsatz der Transparenz setzt voraus, dass alle Informationen und Mitteilungen zur Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten leicht zugänglich und verständlich und in klarer und einfacher Sprache abgefasst sind. Dieser Grundsatz betrifft insbesondere die Informationen über die Identität des Verantwortlichen und die Zwecke der Verarbeitung und sonstige Informationen, die eine faire und transparente Verarbeitung im Hinblick auf die betroffenen natürlichen Personen gewährleisten, sowie deren Recht, eine Bestätigung und Auskunft darüber zu erhalten, welche sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Natürliche Personen sollten über die Risiken, Vorschriften, Garantien und Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten informiert und darüber aufgeklärt werden, wie sie ihre diesbezüglichen Rechte geltend machen können. (…)

1.6.4    Zweckbindung

Ein besonders wichtiger Grundsatz des Datenschutzes stellt die Zweckbindung dar. Personenbezogene Daten dürfen danach nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke genutzt werden. Diese jeweiligen Zwecke der Datenverarbeitung müssen bereits bei der Erhebung der Daten festgelegt werden. Sie müssen eindeutig bestimmt werden, und die festgelegten Zwecke müssen legitim sein.

Eine Weiterverarbeitung ist unzulässig, soweit diese mit diesen ursprünglich festgelegten Erhebungszwecken nicht zu vereinbaren ist. Sie ist allerdings zu anderen Zwecken ausnahmsweise möglich, sofern für die damit verbundene Zweckänderung eine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist. Eine solche »Umwidmung« ist jedoch nicht einfach.

In der Praxis ist die Zweckbindung von großer Bedeutung. So muss für jeden Verarbeitungsprozess vorab der Zweck festgelegt werden. Dies bedeutet beispielsweise, dass personenbezogene Daten, die im Rahmen der Erfassung von Logfiles zur Gewährleistung der Informationssicherheit gespeichert werden, auch nur zu diesem Zweck genutzt werden dürfen. Eine Nutzung dieser Daten zu Marketingzwecken ist damit ausgeschlossen.

1.6.5    Datenminimierung

Der Grundsatz der Datenminimierung besagt, dass nur solche Daten erhoben werden dürfen, die für die jeweilige Aufgabe auch tatsächlich notwendig sind. Sie müssen also dem Zweck angemessen und auf das für die jeweiligen Zwecke einer Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Durch diesen Grundsatz wird also das Erheben unnötiger Daten verboten. Sie umfasst auch private Vorratsdatenspeicherungen, also Informationen, die ein Unternehmen nicht zwingend benötigt, aber gerne vorhalten würde, z. B. für Marketingzwecke. Dies wird in aller Regel nicht mit dem Grundsatz der Datensparsamkeit und -minimierung vereinbar sein.

Am Beispiel der Anmeldung für einen E-Mail-Newsletter bedeutet dies, dass dafür als Pflichtfelder nur die Daten erhoben werden dürfen, die für die Versendung des Newsletters erforderlich sind. Dies ist streng genommen eigentlich nur die E-Mail-Adresse, vielleicht noch der Namen des Empfängers für eine Ansprache. Alle anderen Felder dürfen unter dem Grundsatz der Datenminimierung nicht als Pflichtfelder gestaltet sein. Zulässig ist es allerdings, den Nutzern hier die Beantwortung weiterer Fragen freiwillig zu überlassen, also z. B. die Frage nach Positionen oder Unternehmen.

1.6.6    Richtigkeit der Datenverarbeitung

Nach dieser Vorgabe müssen personenbezogene Daten sachlich richtig und, soweit möglich, stets auf dem aktuellen Stand sein. Der Verantwortliche muss angemessenen Maßnahmen ergreifen, damit unrichtige personenbezogene Daten gelöscht oder berichtigt werden. Dies ergibt sich aus den Art. 16 und 17 der DSGVO.

1.6.7    Speicherbegrenzung

Von höchster praktischer Bedeutung ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung. Dieser wird von Unternehmen häufig nicht angemessen beachtet. Hinter dieser Vorgabe verbirgt sich, vereinfacht gesagt, die Pflicht, personenbezogene Daten nur so lange vorzuhalten, wie es für deren Speicherung eine Rechtsgrundlage gibt und dies für die zuvor festgelegten Zwecke erforderlich ist.

Um diesen Anforderungen zu genügen, muss jedes Unternehmen zwingend über ein Löschkonzept verfügen. Zwar sieht die DSGVO eine solche Pflicht nicht explizit vor, dennoch wird man die strengen Anforderungen bezüglich der Löschung von Daten ohne einem solches Konzept nicht nachkommen können.

Dafür ist es zunächst erforderlich, Speicherfristen für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche und gesetzlich erlaubte Mindestmaß zu beschränken. Die entsprechenden Fristen bis zur Löschung sind vorab im Rahmen der Zweckbestimmung festzulegen und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren.

Laufen die Fristen aus, müssen die personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht werden. Dies gilt auch für den Fall, dass die Rechtsgrundlage dadurch entfällt, dass der Betroffene seine Einwilligung widerruft, z. B. also einen E-Mail-Newsletter deabonniert. Eine Alternative zur Löschung der Daten ist die Anonymisierung der Daten. Ausnahmen, die...