Dokumenten-Management (eBook)

1Einführung

In diesem Kapitel werden zentrale Begriffe und Konzepte erläutert, die für das weitere Verständnis von zentraler Bedeutung sind. Am Schluss wird noch auf die Struktur des Buches eingegangen.

1.1Relevanz von Dokumenten-Management

Die aufzubewahrenden und verfügbar zu haltenden Dokumentenmengen haben heute Größenordnungen erreicht, die von einzelnen Personen und mit konventionellen Hilfsmitteln nicht mehr effizient zu handhaben sind. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

Der Umfang einer durchschnittlichen Dokumentation für ein konventionelles Kraftwerk beträgt heute ca. 500.000 Dokumente, das entspricht einer Strecke von 500 Metern aneinandergereihter Ordner. Betrachten wir die Situation eines Energieversorgers ohne Erzeugungsanlagen, der eine Großstadt mit ca. 500.000 Einwohnern versorgt, so können wir von einem Volumen in Höhe von ca. 3 Millionen Dokumenten ausgehen, das sich jährlich um durchschnittlich 250.000 Dokumente erhöht.

Die Menge an täglich eingehenden und ausgehenden Informationen nimmt kontinuierlich zu. Informationen sind Unternehmenswerte, und immer öfter entscheidet die intelligente Nutzung von Informationen über den geschäftlichen Erfolg. In allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung nehmen die Anforderungen an Dokumentationen, Nachweispflichten, Informationspflichten etc. stark zu. Darüber hinaus dienen vorgehaltene Informationen als Nachweis gegenüber Vertragspartnern oder Behörden. Dadurch werden Risiken gemindert, die sich aus dem Handeln der Unternehmen ergeben können. Es ergibt sich damit die Forderung, dass die relevanten Informationen während des Vorhaltezeitraums sicher und formgerecht aufzubewahren sind sowie bedarfsgerecht verfügbar sein müssen.

Im Vorfeld der Erarbeitung einer Dokumentenverwaltungs- und/oder Archivierungslösung stellt sich daher auf der einen Seite die Frage nach den Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um die Forderung nach effizienten Lösungen zu erfüllen; auf der anderen Seite stellt sich die Frage nach den konkreten Potenzialen, die durch die jeweiligen Maßnahmen erschlossen werden können.

1.2Begriffe zum Dokumenten-Management

Der Begriff Dokument erscheint auf den ersten Blick so einfach und ist doch sehr komplex. Ein Dokument soll etwas »dokumentieren«, also einen Nachweis erbringen, ein Ereignis, einen Sachverhalt oder einen Vorgang festhalten. Es bietet oft auch eine partnerschaftliche Absicherung, z. B. mithilfe eines Vertrags. Dokumente gibt es in den unterschiedlichsten Varianten, beispielsweise als ein Angebot, ein Zeitschriftenartikel, ein Besprechungsprotokoll, ein Brief, eine Rechnung, eine Gebrauchsanweisung usw. Ein Dokument kann aber auch ein Film oder eine Tonreportage oder sogar eine Tontafel sein. Dokumente können unterschiedlichste Inhalte und Bedeutung haben. Dokumente können für nur wenige Tage oder Stunden relevant sein oder auch für Jahrzehnte. Die Inhalte von Dokumenten können trivial oder hochkomplex sein. Entsprechend vielfältig und komplex können auch die Organisation und die Systeme zur Administration von Dokumenten sein.

1.2.1Der Begriff des »Dokuments«

»Ein Dokument ist eine festgelegte und strukturierte Menge von Informationen, die als Einheit verwaltet und zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann.« (Definition nach ISO 8613-1)

Im klassischen Sinne versteht man unter einem Dokument eine Urkunde, eine amtliche Bescheinigung bzw. ein Schriftstück, das als Beweis dient. Doch muss heute der Begriff des Dokuments deutlich weiter gefasst werden:

• Ein Dokument fasst inhaltlich zusammengehörende Informationen strukturiert zusammen, die nicht ohne erheblichen Bedeutungsverlust weiter unterteilt werden können.
• Die Gesamtheit der Information ist für einen gewissen Zeitraum zu erhalten.
• Dokumente dienen oft dem Nachweis von Tatsachen.
• Ein Dokument ist als Einheit ablegbar (speicherbar) und/oder versendbar und/oder wahrnehmbar (sehen, hören, fühlen).
• Dokumente treten oft in einer materiellen Form auf (zumindest in einem gewissen Zeitabschnitt ihres »Lebens«) und/oder können in eine materielle Form transformiert werden.
• Das Dokument ist eigentlich der Träger, der die Informationen speichert, egal ob das Dokument ein Stück Papier, eine Datei auf einem Rechner, ein Videoband oder eine Tontafel etc. ist. Dies bedeutet auch, dass es keine Bindung an Papier oder an ein geschriebenes Wort gibt.

Der Begriff des Dokuments ist im Verständnis der Allgemeinheit immer noch sehr stark an ein körperliches Medium, z. B. Papier, gebunden. Von dieser gegenständlichen Vorstellung muss man aber heute abstrahieren.

Als Dokumente werden einerseits Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (z. B. Papier) vorliegen, ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind.

Andererseits muss der Begriff des Dokuments erweitert werden, da es sich bei einem Dokument auch um semantisch zusammengehörige Informationsbestände handeln kann, die für die Publikation in nichtkörperlichen Medien, z. B. Webseiten, Radio, Fernsehen o. Ä. vorgesehen sind. Derartige Dokumente werden oft dynamisch gestaltet und zusammengestellt. Oft erscheinen sie nur für kurze Zeit und verschwinden dann wieder.

1.2.2Dokumenten-Management als eine organisatorische Aufgabe

Dokumenten-Management beinhaltet das Management der Dokumente, also primär Verwaltungsfunktionen, und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung. Das Dokumenten-Management umfasst dabei alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen. Vor allem folgende Punkte stehen im Vordergrund:

• Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten (auch »Metadaten des Dokuments« genannt)
• Fortschreibung, Versionen- und Historienverwaltung von Dokumenten
• Ablage und Archivierung von Dokumenten
• Verteilung und Umlauf von Dokumenten (Geschäftsprozesse und Workflow). Dabei wird auch oft von einer »Umlaufmappe« gesprochen, die alle zum Vorgang relevanten Informationen enthält.
• Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten
• Schutz der Dokumente vor Verfälschung, Missbrauch und ungeplanter Vernichtung
• langfristiger Zugriff auf die Dokumente und Lesbarkeit der Dokumente
• Lebenslauf und Vernichtung von Dokumenten
• Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung von Dokumenten

Ist in einer Organisationseinheit (Unternehmen, Dienststelle, Abteilung etc.) die Mehrzahl der oben genannten Punkte geregelt, dann existiert für diese Organisationseinheit eine Dokumenten-Management-Organisation. Darunter wird die Gesamtheit aller administrativen, organisatorischen und technischen Maßnahmen verstanden, die die konkrete Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisationseinheit betreffen. Im Idealfall sollten alle Maßnahmen aufeinander abgestimmt sowie in Arbeitsanweisungen oder im Organisationshandbuch beschrieben sein. Die Dokumente weisen dabei einen Zyklus auf, der sich als eine Art Lebenslauf beschreiben lässt (siehe auch Abbildung 1–1):

• Neue Dokumente unterschiedlichster Art aus unterschiedlichen Quellen (eigenerstellte oder fremderstellte) werden in ein Archiv aufgenommen.
• Das Archiv ist nach frei definierbaren Kriterien zu organisieren.
• Mittels Suchkriterien sind im Archiv abgelegte Dokumente wieder zu finden und zu reproduzieren.
• Die Dokumente können modifiziert, veröffentlicht und wieder abgelegt werden.
• Die Aufbewahrungszeit der Dokumente ist definiert.
• Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die Dokumente gemäß einem Regelwerk vernichtet.

Abb. 1–1Der Dokumenten-Management-Zyklus

Oft wird das Dokumenten-Management auf die rein elektronische Verwaltung von Dokumenten reduziert. Dies ist aber eine unzulässige Beschränkung, da Dokumente immer verwaltet werden sollten, egal in welcher Form sie vorliegen.

Innerhalb der Dokumenten-Management-Prozesse können Werkzeuge zum Einsatz kommen, die die Prozesse effizienter gestalten. Dabei kann es sich um einfache Werkzeuge handeln, z. B. Karteikartensysteme für die verbesserte Recherche nach Dokumenten, Mikrofilmsysteme für eine platzsparende Archivierung von Dokumenteninhalten oder Magazine für eine geordnete Ablage von Dokumenten, aber auch um komplexe Werkzeuge, z. B. IT-Anwendungen, die konkret die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten unterstützen. Diese Werkzeuge werden als »elektronische Dokumenten-Management-Systeme« bezeichnet, und um diese Systeme handelt es sich, wenn hier von Dokumenten-Management-Systemen (kurz DMS) gesprochen wird. Ein DMS ist daher ein IT-System zur Unterstützung der...