Praxishandbuch Robotic Process Automation (RPA) (eBook)

Geleitwort 5
Vorwort 8
Inhaltsverzeichnis 10
Teil I Überblick 13
1 Grundlagen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Robotic Process Automation 14
1.1Einführung 14
1.1.1Überblick 14
1.1.2Grundformen von RPA-Lösungen 15
1.2Geeignete Prozesse und Anwendungsbeispiele 18
1.2.1Geeignete Prozesse für RPA 18
1.2.2Anwendungsbeispiele 19
1.3Einordnung ins Geschäftsprozessmanagement 22
1.4Nutzen und Grenzen von RPA 24
1.4.1Nutzen 24
1.4.2Grenzen 25
1.5Fazit und Ausblick 26
Literatur 27
2 Lebenszyklus von RPA-Lösungen als Orientierungsrahmen 30
2.1Überblick 30
2.2Lebenszyklusmodelle für RPA-Lösungen 30
2.3Ein RPA-Lebenszyklusmodell zur Systematisierung der Beiträge dieses Buches 31
Literatur 35
Teil II Plan 36
3 Automatisierung administrativer Geschäftsprozesse: Status und Herausforderungen bei mittelständischen Unternehmen 37
3.1Ziele und Hintergründe der Studie 37
3.2Zusammensetzung der Befragungsteilnehmer und Zeitraum der Umfrage 38
3.3Ergebnisse der Studie 38
Literatur 44
4 Wirtschaftlichkeitsbewertung einer Prozessautomatisierung mit RPA zur Unterstützung der Investitionsentscheidung 46
4.1Relevanz und Zielsetzung 46
4.2Herausforderungen der Wirtschaftlichkeitsbewertung für RPA-Lösungen 47
4.3Empfehlungen zur Bewertung von Investitionen in RPA 50
4.4Illustrative Fallstudie: Berichterstellungsprozess im Controlling 58
4.5Übergreifendes Controlling zur digitalen Transformation des Gesamtunternehmens 63
Literatur 66
5 Nutzung von Process Mining in RPA-Projekten 69
5.1RPA und Process Mining: Die perfekte Symbiose 69
5.1.1Grundlagen des Business Process Management (BPM) 70
5.1.2Einführung in das Process Mining 71
5.1.3Zusammenwirken und Abgrenzung von RPA und Process Mining: BPM als zentraler Integrator 73
5.2Process Mining Unterstützung in den RPA-Phasen 75
5.2.1Assess – Identifikation von RPA geeigneten Prozessen 75
5.2.2Develop – Entwicklung und Inbetriebnahme 78
5.2.3Sustain – Überwachung und Betrieb 80
5.3Einstieg in das Process Mining in der Praxis 81
5.3.1Process-Mining-Tools und Auswahl 81
5.3.2Getting Started: Best Practices, Erfolgsfaktoren und Herausforderungen 83
Literatur 87
6 Datengestütztes RPA-Pipeline-Management mit Process Mining 90
6.1Motivation und Ziele 90
6.2Prozessbewertung und RPA-Pipeline als Planungsgrundlage für Automatisierungsvorhaben 91
6.3Prozessbewertung mit Process Mining 95
6.3.1Grundlagen des Process Mining 95
6.3.2Prozessbewertung mit Process Mining im Überblick 97
6.3.3Auswertungsmöglichkeiten mittels Process Mining 98
6.4Vom Process Mining in die RPA-Pipeline 101
6.5Prozessmonitoring und -controlling mittels Process Mining 102
6.6Praxisbeispiel 103
Anmerkung 105
Literatur 105
7 Prozessoptimierung als Voraussetzung für die Implementierung von ERP- und RPA-Systemen 107
7.1Einleitung 107
7.2Definition „Prozess“ 108
7.3Erfolgsfaktoren für die Durchführung von Prozessoptimierungen 110
7.4Vorgehen zur Auswahl von ERP-Systemen 114
7.5Praxisbeispiel zur ERP-Auswahl 116
7.5.1Vorarbeiten 117
7.5.2Ist-Analyse und Konzept Soll-Prozesse 118
7.5.3Auswahl anforderungsgerechter Anwendungssysteme 122
7.6Ausblick für RPA 125
Literatur 126
8 Soziotechnische Herausforderungen bei der Einführung von RPA managen 128
8.1Robotic Process Automation (RPA) im Spannungsfeld Mensch, Organisation und Technologien 128
8.1.1Soziotechnische Strukturierung von Digitalisierungs-Use-Cases 130
8.1.2Risiken einer RPA-Einführung im soziotechnischen Spannungsfeld 132
8.2Mit drei Schritten frühzeitig die soziotechnischen Risiken bei der RPA-Einführung managen 135
8.2.1Risikoanalyse 137
8.2.2Risikobewertung 139
8.2.3Risikosteuerung 140
Literatur 143
9 Rechtliche Aspekte beim Einsatz von RPA 146
9.1Einleitung 146
9.2Relevante Vertragsbeziehungen 147
9.2.1Standardsoftware-Vertrag 147
9.2.2RPA-Vertrag 149
9.3Datenschutzrechtliche Aspekte 152
9.3.1Der Datenschutzbeauftragte 153
9.3.2Auswirkungen des Einsatzes von RPA 154
9.3.3Drohende Sanktionen bei Datenschutzverstößen 156
9.4Ausblick 157
Literatur 157
10 Geschäftsmodell-Innovationen mit Robotic Process Automation 159
10.1Einleitung 159
10.2Geschäftsmodelle und Geschäftsmodell-Innovationen 160
10.3RPA-Lebenszyklus und Akteure 164
10.4Geschäftsmodell-Innovationen im Lebenszyklus von RPA 167
Literatur 185
Teil III Build 189
11 Robotic Process Automation in der Logistik: Implementierung und Erfolgsfaktoren 190
11.1Überblick und Ziele 190
11.2Stand der Forschung und Forschungsmethodik 191
11.3Problemidentifikation und Zieldefinition 193
11.4Design und Entwicklung 194
11.4.1Phase 1: Initiierung 195
11.4.2Phase 2: Pilotierung 198
11.4.3Phase 3: Implementierung 204
11.4.4Phase 4: Fortlaufende Steuerung, Wartung und Verbesserung 209
Literatur 212
12 RPA aus Sicht eines Full-Service IT-Dienstleisters 216
12.1Einleitung 216
12.1.1Einführung in RPA 216
12.1.2Unternehmensvorstellung 217
12.2Agile Implementierung anhand eines RPA-Vorgehensmodells 218
12.2.1Überblick 218
12.2.2Vorbereitung 219
12.2.3Das RPA-Vorgehensmodell im Überblick 220
12.2.4Prozessauswahl 221
12.2.4.1 Longlist 221
12.2.5RPA-Fragenkatalog 223
12.2.6Prozessbewertung und Priorisierung 226
12.2.6.1 Shortlist 226
12.2.7Prozessaufnahme und Dokumentation 228
12.2.8Entwicklung, Test & Freigabe
12.2.8.1 Entwicklung 228
12.2.8.2 Test 229
12.2.8.3 Freigabe 229
12.2.9Präsentation 230
12.2.10Technische Umsetzung zum Start 230
12.3Ein Praxisbeispiel aus der Energiewirtschaft 232
13 RPA-Entwicklung mit Digital Twins: Eine Fallstudie in der Öffentlichen Verwaltung 239
13.1Einführung 239
13.2Hintergründe 241
13.3Lösungsansatz 242
13.4Fallstudie 244
13.5Diskussion und Ausblick 249
Literatur 251
14 Low-Code versus Pro-Code 254
14.1Low-Code versus Pro-Code 254
14.2Automatisierung in SAP 255
14.2.1Scripting-Setup in SAP 255
14.2.2Low-Code mit SAP 256
14.2.3Pro-Code SAP 257
14.2.4Pro-Code SAP mit Blue Prism 258
14.2.5Pro-Code SAP mit Power Automate 260
14.2.6Koexistenz in RPA 261
14.2.7SAP Bonus-Tipp 262
14.3Automatisierung in Excel 262
14.3.1Low-Code Excel 262
14.3.2Visual Basic for Applications (VBA) in Excel 262
14.3.3Pro-Code Excel 263
14.3.4Koexistenz in RPA 265
Literatur 265
15 Erfolgreiches Change Management bei der Einführung der mittels RPA-Technologie automatisierten Prozesse 267
15.1Einführung von Prozessautomatisierung: Was ändert sich und was ist dabei zu beachten 267
15.2Einführungsprozess: 3-Phasen-Modell 269
15.3Auftauen 269
15.3.1Evaluierung der Situation im Unternehmen: Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung? 269
15.3.2Rollendefinition: Automatisierungsteam und Fachmitarbeiter 271
15.3.3Erarbeitung der Strategie und des Designs der Prozessautomatisierung 272
15.3.4Kommunikation der bevorstehenden Pläne an die Mitarbeiter und Entwicklung klarer Erwartungen an die Veränderung 273
15.4Verändern 274
15.4.1Automatisierung eines Prozesses und Testen 274
15.4.2Kommunikation über die Änderung an die betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterschulungen 275
15.4.3Einführung des automatisierten Prozesses: Start der Anwendung 276
15.4.4Monitoring der Anwendung des neuen Prozesses 277
15.4.5Sammeln und Auswerten vom Mitarbeiterfeedback und Durchführung notwendiger Anpassungen 278
15.5Stabilisieren 278
15.5.1Verfestigen der neuen Verhaltensmuster 278
15.5.2Monitoring der Anwendung des Tools 279
15.5.3Technische Unterstützung 279
Literatur 280
16 Robotic Process Automation in der betriebswirtschaftlichen Hochschullehre: Ein Erfahrungsbericht 282
16.1Motivation und Ziele 282
16.2Der Kompetenz-Stern als Orientierungsrahmen für die gezielte Förderung von RPA-Kompetenzen 284
16.3Didaktische Ansätze zur Vermittlung von RPA-Kompetenzen im Master Logistik an der FH Münster 286
16.3.1Vermittlung und Aneignung der Grundlagen im Rahmen des darbietenden Lehrens und Lernens 288
16.3.2Fallstudien und Gestaltung von Themenblöcken durch Studierende im Rahmen des erarbeitenden Lehrens und Lernens 291
16.3.3Komplexe Programmierprojekte als Form des explorativen Lehrens und Lernens 293
16.4Beitrag der Lehr-Lern-Formate in Bezug auf Zukunftskompetenzen und Potenziale für die Weiterentwicklung 295
16.5Fazit 296
Literatur 297
Teil IV Run 300
17 RPA im operativen Einsatz der Logistik – Fallbeispiele in der Standortlogistik eines Lackherstellers 301
17.1Einleitung 301
17.2Fallstudie 1: Der Bot als Dokumentenarchivar im Transportmanagement 302
17.2.1Ausgangssituation 302
17.2.2Durchführung 303
17.2.3Ergebnisse 305
17.3Fallstudie 2: Der Bot als Schnittstelle zwischen zwei IT-Systemen 306
17.3.1Ausgangssituation 306
17.3.2Durchführung 307
17.3.3Ergebnisse 308
17.4Fallstudie 3: Der Bot als Ersteller von Frachtrechnungen 309
17.4.1Ausgangssituation 309
17.4.2Durchführung 309
17.4.3Ergebnisse 310
17.5Übergreifende Bewertung 311
Literatur 313
18 Robotic Process Automation im Einkauf 315
18.1Einleitung 315
18.2Grundlagen 316
18.2.1Beschaffungsprozesse 316
18.2.2Definition von RPA 316
18.2.3Grundsätzliche Varianten von RPA im Einkauf 317
18.3Anwendungsfelder von RPA im Einkauf 318
18.3.1Anwendungen in strategischen Beschaffungsprozessen 318
18.3.2Anwendungen in operativen Beschaffungsprozessen 320
18.3.3Praxisbeispiel 322
18.4Nutzenpotenziale und Implementierung 322
18.4.1Beurteilung 322
18.4.2Einführungshinweise 324
18.5Ausblick 325
Literatur 326
19 RPA als Werkzeug in Migrationsprojekten 329
19.1Migrationsprojekte 329
19.1.1Relevanz 329
19.1.2Definition 331
19.2Verwandtschaft von RPA zur Testautomatisierung 333
19.2.1Testautomatisierung 333
19.2.2Abgrenzung 335
19.3RPA in Migrationsprojekten 338
19.3.1Ablauf von Migrationsprojekten 338
19.3.2Migrationsunterstützung durch RPA und Testautomatisierung 341
19.3.3Synergiepotenziale zur Testautomatisierung 344
19.4Einsatz von RPA in Software-Migrationsprojekten 345
19.4.1Fallstudie 1: Aktive Datenmigration 345
19.4.2Fallstudie 2: Qualitätssicherung 350
Literatur 354
20 Automatisierung dialoggeführter Prozesse mit Chatbots 357
20.1Chatbot-Klassifizierungen 357
20.2Chatbot-Funktionsweise 360
20.3Chatbots & künstliche Intelligenz (KI)
20.4Chatbots & DSGVO
20.5Entscheidung zum Chatbot-Einsatz 363
20.5.1Handlungsbedarf im Unternehmen 364
20.5.2Reife des Unternehmens 364
20.5.3Geeignete Prozesse und Anwendungsfälle 365
20.5.4Systemauswahl 368
20.6Chatbot-Akzeptanz 371
20.7Vorgehen zur Chatbot-Einführung 373
20.8Wirtschaftlichkeit von Chatbots 376
20.9Chatbots in der Zukunft 378
Literatur 379
21 Aufbau eines RPA Center of Excellence bei der Rhenus Office Systems: Erfahrungen und Empfehlungen 381
21.1Unternehmensvorstellung 381
21.1.1Rhenus Office Systems 381
21.1.2Rhenus Robotics 382
21.2Der Weg zum Center of Excellence 383
21.2.1Entstehung der Idee 383
21.2.2Der Beginn 384
21.2.3Der Neustart 385
21.3Empfehlungen 390
21.3.1Aufbau eines Center of Excellence 391
21.3.2Implementierung von RPA-Lösungen 395
Literatur 398
22 Robotic Process Automation – Eine Herausforderung für IT-Governance 399
22.1Einleitung 399
22.2IT-Governance in der Literatur 400
22.3RPA zwischen Schatten-IT und zentraler Kontrolle 403
22.4Das Center of Excellence als Ausweg? 404
22.5Entwicklungspfade von RPA-Governance 406
Literatur 408
23 Die „Evolution“ der Prozessautomatisierung 409
23.1Einführung und Start der „Automatisierungsreise“ 409
23.2Die Phasen der Evolution 410
23.2.1(A) Große Prozesse, „Big Points“ 411
23.2.2(B) Erweiterung der Automatisierungsstrecken 412
23.2.3(C) Viele kleine Prozesse 412
23.2.4(D) „Coworker“ 413
23.2.5(E) Netzwerke 414
23.3Konzeptionelle Einbindung der Automatisierungswerkzeuge in die Organisation 415
Stichwortverzeichnis 417