Outlook 365

1 Vorwort
1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel

2 Einleitung
2.1 Technische Gegebenheiten
2.2 Voraussetzungen
2.3 Kontextmenü

3 Postfach individuell konfigurieren
3.1 E-Mailkonto
3.1.1 Kontoarten
3.1.2 Manuelles Einrichten von POP3- und IMAP-Postfächern
3.1.3 Verwenden von verschiedenen Konten
3.1.4 Nachrichtenformate
3.1.5 Nachrichtenformate festlegen
3.2 Signaturen erstellen und verwalten
3.3 Standardschrift festlegen
3.4 Anwendungsfenster anpassen
3.5 Durchblick mit der Ansicht Outlook Heute
3.6 Repetitionsfragen
Übung 3.7 A Neues E-Mailkonto einrichten
Übung 3.7 B Diverse E-Mail-Einstellungen definieren
Übung 3.7 C Signatur

4 Ordnung halten im E-Mail
4.1 Eigene Ordner erstellen
4.2 Ordner verwalten
4.3 Favoritenordner
4.4 Sortieren/Gruppieren für mehr Übersicht
4.5 E-Mail-Nachrichten aufräumen
4.6 Aus E-Mail entsteht eine Aufgabe oder ein Termin
4.7 Junk-E-Mails, die Lösung für unerwünschte E-Mails
4.8 Repetitionsfragen
Übung 4.9 A Ordner verwalten
Übung 4.9 B Junk-E-Mails
4.10 Farbkategorien bringen den Durchblick
4.11 Bedingte Formatierungen
4.12 E-Mail-Nachrichten kennzeichnen
4.13 Suchordner
4.14 Regeln – die automatische Vorsortierung
4.15 Postfach aufräumen
4.16 AutoArchivierung
4.17 Outlook-Datendatei erstellen und verwalten
4.18 Export/Import
4.19 Repetitionsfragen
Übung 4.20 A Farbkategorien, Kennzeichnung und Suchordner
Übung 4.20 B Arbeiten mit Regeln und Automatismen
Übung 4.20 C Outlook-Datendatei und Import/Export

5 Praktische Funktionen im E-Mail nutzen
5.1 Kopie und Blindkopie versenden
5.2 Empfangene E-Mail-Nachrichten bearbeiten
5.3 Umgang mit Anhang/Hyperlink/Outlook-Elementen
5.3.1 E-Mail mit Anhang/Hyperlink versenden
5.3.2 Mehrere Anhänge speichern
5.4 E-Mail-Nachrichten mit Outlook-Elementen versenden
5.4.1 Screenshots einfügen
5.5 E-Mail-Nachrichten zurückrufen
5.6 Übermittlung verzögern
5.7 Lese-/Übermittlungsbestätigung anfordern
5.8 Andere Person über Antwort informieren
5.9 E-Mail-Nachrichten als Umfrage gestalten
5.10 Abwesenheitsassistent aktivieren
5.11 Repetitionsfragen
Übung 5.12 A Umgang mit Kopie, Blindkopie und Anhang
Übung 5.12 B Mit den Übermittlungsoptionen arbeiten
Übung 5.12 C Umfrage erstellen und verwalten
Übung 5.12 D Abwesenheitsassistent und dessen Regeln

6 Kontakte aus verschiedenen Quellen erfassen
6.1 Adressbücher
6.2 Kontakt via Kontaktformular erfassen
6.3 Kontakt als Privat definieren
6.4 Kontakt in derselben Firma erfassen
6.5 Kontakt aus anderen Quellen übernehmen
6.5.1 E-Mail-Adresse als Kontakt speichern
6.5.2 Adresse aus globalem Adressbuch übernehmen
6.5.3 Adressen aus tel.search.ch importieren
6.6 Adressen exportieren
6.7 Adressen importieren
6.8 Kontakte bearbeiten und löschen
6.9 Repetitionsfragen
Übung 6.10 A Kontakte erfassen, bearbeiten und verwalten

7 Kontakte sinnvoll verwenden
7.1 Visitenkarten gestalten
7.2 Farbkategorien verwenden
7.3 Kontaktinformationen senden
7.4 Kontakte in anderen Modulen verwenden
7.4.1 E-Mail-Nachrichten aus Modul Kontakte senden
7.4.2 Aus Kontakt wird Aufgabe
7.4.3 Kontakte für Serienbriefe in Word verwenden
7.5 Kontaktgruppe erstellen, verwalten und verwenden
7.6 Einstellungen
7.6.1 Einträge nach Nachnamen sortieren
7.6.2 Einstellung der Adressbücher
7.7 Kontakt suchen und anzeigen
7.8 Repetitionsfragen
Übung 7.9 A Kontakte erfassen, bearbeiten, verwalten
Übung 7.9 B Kontakt in anderen Modulen verwenden
Übung 7.9 C Mit Kontaktgruppen arbeiten

8 Den Kalender effektiv nutzen
8.1 Unterscheidung Terminarten
8.2 Termine, Ereignisse, Serien eintragen und bearbeiten
8.3 Ordnung im Terminkalender
8.3.1 Private Termine gehören auch in den Kalender
8.3.2 Kennzeichnen Sie Ihre Termine
8.3.3 Ganztagestermine richtig eintragen
8.4 Arbeiten mit Kategorien
8.5 Termine, Terminserien bearbeiten und löschen
8.6 Kalender-Snapshots senden
8.7 Repetitionsfragen
Übung 8.8 A Termine/Ereignisse erfassen und verwalten
Übung 8.8 B Termin-/Ereignisserien
Übung 8.8 C Kalender-Snapshots senden

9 Besprechungen sinnvoll planen
9.1 Voraussetzung
9.2 Ablauf einer Besprechungseinladung
9.3 Einladung erstellen und Teilnehmer einladen
9.4 Freie Zeiten ermitteln und Einladung versenden
9.5 Teilnehmer antworten auf die Einladung
9.6 Antworten auswerten und verwalten
9.7 Kalendergruppen erstellen
9.8 Besprechung erstellen ohne Anfrage
9.9 Repetitionsfragen
Übung 9.10 A Besprechung planen, versenden, verwalten
Übung 9.10 B Kalendergruppen

10 Kalender-Einstellungen nützlich konfigurieren
10.1 Wochenanzeige im Datumsnavigator
10.2 Feiertage hinzufügen
10.3 Feiertage anzeigen/bearbeiten
10.4 Arbeitszeit/Wochentage definieren
10.5 Standarderinnerung definieren
10.6 Zweite Zeitzone aktivieren
10.7 Anzeige der Zeitleiste ändern
10.8 Repetitionsfragen
Übung 10.9 A Kalendereinstellungen definieren

11 Effektiver arbeiten mit Aufgaben
11.1 Termin oder Aufgabe
11.2 Aufgabe erstellen
11.3 Detailinformationen erfassen
11.4 Übersicht durch Farbkategorien
11.5 Mehr Übersicht durch Filtern
11.6 Zusammenfassen mit Gruppieren
11.7 Definieren eigener Ansichten
11.8 Aufgaben korrekt priorisieren
11.9 Aufgaben sinnvoll planen
11.10 Aufgaben farblich hervorheben
11.11 Durchblick mit der Aufgabenleiste
11.12 Freiraum schaffen und Aufgaben delegieren
11.13 Repetitionsfragen
Übung 11.14 A Aufgaben erfassen, bearbeiten, delegieren, verwalten
Übung 11.14 B Farbkategorien, Filtern und Gruppieren
Übung 11.14 C Eigene Ansichten definieren
Übung 11.14 D Zusammenhang zwischen Aufgabe und Termin

12 Zugriffe und Berechtigungen erteilen
12.1 Kalender für andere freigeben
12.2 Freigegebene Kalender anzeigen und damit arbeiten
12.3 Stellvertretung einrichten
12.4 Postfachzugriff auf andere Benutzer
12.5 Repetitionsfragen
Übung 12.6 A Kalender freigeben und damit arbeiten
Übung 12.6 B Einrichten von Stellvertretungen und Postfächern
13 Häufig verwendete Tastenkombinationen
13.1 Häufig verwendete Tastenkombinationen in Outlook 365

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