Office 2021

Robert Klaßen ist Trainer und Autor zahlreicher Fachbücher. Als Personal-Trainer gibt er sein Wissen in Fachkunde- und Kreativ-Seminaren weiter und ist Dozent an unterschiedlichen Bildungseinrichtungen. Er hat das Talent, auch schwierige Inhalte prägnant und leicht verständlich zu vermitteln.

2½ Kilogramm Office ... 35




Teil I Microsoft 365/Office 2021 kennenlernen ... 37



1. Für jeden die richtige Edition ... 39


1.1 ... Die Unterschiede zwischen den Editionen ... 39

1.2 ... Update, Upgrade, Vollversion ... 43

1.3 ... Diese Mindestanforderungen muss Ihr Rechner erfüllen ... 46

1.4 ... Office installieren ... 47

1.5 ... Der erste Start ... 48



2. Die Oberfläche kennenlernen ... 49


2.1 ... Die Benutzeroberfläche von Office kennenlernen ... 49

2.2 ... Das Menüband ... 55

2.3 ... Die Standardregisterkarten ... 63

2.4 ... Die Programmregisterkarten ... 65

2.5 ... Bedingte Registerkarten und Kontextbefehle ... 65

2.6 ... Die Suchfunktion nutzen ... 67

2.7 ... Die Backstage-Ansicht verwenden ... 71

2.8 ... Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ... 77

2.9 ... Die Livevorschau nutzen ... 80

2.10 ... So individualisieren Sie Ihre Office-Ansicht ... 82

2.11 ... Tastenkombinationen, die Ihnen das Leben leichter machen ... 83



3. Office 2021 -- Neuerungen in der Kurzübersicht ... 85


3.1 ... Neues in Office 2021 ... 85

3.2 ... Neues in Word 2021 ... 92

3.3 ... Neues in Excel 2021 ... 93

3.4 ... Neues in PowerPoint 2021 ... 96

3.5 ... Neues in Outlook 2021 ... 97




Teil II Texte schreiben mit Word ... 99



4. Die Oberfläche von Word kennenlernen ... 101


4.1 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 101

4.2 ... Die Ansicht bequem an Ihre Arbeit anpassen ... 115

4.3 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 118

4.4 ... Die Darstellungsgröße optimieren ... 122

4.5 ... Die Statusleiste anpassen ... 125

4.6 ... Mit Fenstern umgehen ... 126



5. Erste Schritte mit Word 2021 ... 129


5.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 129

5.2 ... Schnell zum Ziel mit Onlinevorlagen von Office.com ... 133

5.3 ... Formatvorlagen, Designs und Deckblätter nutzen ... 134

5.4 ... Dokumente formatieren ... 142

5.5 ... Textinhalte markieren, kopieren, ausschneiden, einfügen ... 156

5.6 ... Den Einfüge- und Überschreibmodus nutzen ... 162

5.7 ... Mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen arbeiten ... 163

5.8 ... Die Absatzeinstellungen anpassen ... 170

5.9 ... Textinhalte in großen Dokumenten suchen ... 173

5.10 ... Fehlerhafte Bearbeitungen rückgängig machen ... 174

5.11 ... Dokumente speichern ... 175

5.12 ... Zuletzt verwendete Office-Dokumente öffnen ... 179

5.13 ... Tastenkombinationen für die Arbeit mit Word-Dokumenten ... 182

5.14 ... Wichtige grundlegende Programmeinstellungen festlegen ... 183

5.15 ... Wenn Sie einmal Hilfe brauchen ... 187



6. Das Seitenlayout festlegen ... 189


6.1 ... Ein wenig Fachkunde ... 189

6.2 ... Die Seitenränder des Dokuments einrichten ... 191

6.3 ... Einzüge und Abstände anpassen ... 196

6.4 ... Hoch- oder Querformat wählen ... 201

6.5 ... Abschnitte in einem Dokument unterschiedlich formatieren ... 202

6.6 ... Wasserzeichen, Grafiken und Farben als Hintergrund nutzen ... 207

6.7 ... Mit Designs arbeiten ... 213

6.8 ... Umbrüche benutzen ... 216

6.9 ... Zeilennummerierungen einsetzen ... 219

6.10 ... Ein Dokument in Spalten unterteilen ... 221

6.11 ... Ebenen definieren und Dokumentstrukturen anpassen ... 222

6.12 ... Objekte ausrichten, gruppieren und drehen ... 227

6.13 ... Weblayouts erstellen ... 230

6.14 ... Die Dokumenteigenschaften in der Backstage-Ansicht anpassen ... 234



7. Vorlagen verwenden ... 237


7.1 ... Dokumentvorlage vs. Formatvorlage ... 237

7.2 ... Dokumentvorlagen verwenden ... 238

7.3 ... Mit Formatvorlagen arbeiten ... 248



8. Gestaltungselemente einfügen ... 257


8.1 ... Textfelder hinzufügen ... 257

8.2 ... Grafiken einbinden ... 259

8.3 ... Verweise und Verzeichnisse einfügen ... 280

8.4 ... Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten ... 301

8.5 ... Tabellen in Word einfügen ... 305



9. Mit Beschriftungen und Serienbriefen arbeiten ... 315


9.1 ... Umschläge beschriften ... 315

9.2 ... Etiketten mit Word anfertigen ... 318

9.3 ... Einen Serienbrief erstellen ... 320

9.4 ... Regeln aufstellen ... 333

9.5 ... Standardformulierungen in Schnellbausteinen festhalten ... 343



10. Dokumente überprüfen ... 347


10.1 ... Die Silbentrennung nutzen ... 347

10.2 ... Den Thesaurus verwenden ... 350

10.3 ... Recherchieren und übersetzen ... 353

10.4 ... Dokumente korrigieren ... 355

10.5 ... Die Einstellungen für das Nachverfolgen von Änderungen anpassen ... 361

10.6 ... Mit Kommentaren arbeiten ... 363

10.7 ... Dokumente akustisch überprüfen ... 365

10.8 ... Barrierefreiheit überprüfen ... 367

10.9 ... Ähnliche Dokumente vergleichen ... 369



11. Word-Dateien drucken ... 373


11.1 ... Die Druckeinstellungen in der Backstage-Ansicht festlegen ... 373

11.2 ... Den Schnelldruck verwenden ... 379



12. Dokumente im Team bearbeiten ... 381


12.1 ... Mit Berechtigungen arbeiten ... 381

12.2 ... Bearbeitung für verschiedene Autoren einschränken ... 383

12.3 ... Verschiedene Dokumentversionen verwalten ... 386

12.4 ... Dokumente auf OneDrive und SharePoint freigeben ... 389

12.5 ... Mit Word Online Dokumente bearbeiten ... 394

12.6 ... Ein Office-Dokument auf einem Weblog veröffentlichen ... 395



13. Word einrichten und anpassen ... 399


13.1 ... Die Programmeinstellungen individualisieren ... 399

13.2 ... Das Menüband anpassen ... 403

13.3 ... Häufig verwendete Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ablegen ... 406




Teil III Kalkulieren und Analysieren mit Excel ... 409



14. Die Oberfläche von Excel 2021 kennenlernen ... 411


14.1 ... Datenbank vs. Tabellenkalkulation: Wo ist der Unterschied? ... 411

14.2 ... Grundlagen zur Arbeit mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern ... 411

14.3 ... Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 414

14.4 ... Zwischen Ansichten wechseln ... 416

14.5 ... Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden ... 418

14.6 ... Die Darstellungsgröße ändern ... 419

14.7 ... Die Statusleiste optimieren ... 421

14.8 ... Mit mehreren Fenstern arbeiten ... 421



15. Erste Schritte mit Excel 2021 ... 427


15.1 ... Ein neues Dokument beginnen ... 427

15.2 ... Schnell zum Ziel mit Vorlagen von Office.com ... 428

15.3 ... Mit Zahlenformatvorlagen arbeiten ... 430

15.4 ... Navigation in Tabellendokumenten ... 434

15.5 ... Bestimmte Werte mit einer bedingten Formatierung hervorheben ... 436

15.6 ... Tabellendokumente formatieren ... 443

15.7 ... Das Kontextmenü als wichtiges Hilfsmittel verwenden ... 446

15.8 ... Die Windows-Zwischenablage in Excel nutzen ... 448

15.9 ... Zellen und benannte Bereiche markieren ... 450

15.10 ... Datenreihen mit der AutoAusfüllen-Funktion schnell ergänzen ... 451

15.11 ... Der richtige Umgang mit Zeilen und Spalten ... 453

15.12 ... Summen und Mittelwerte bilden ... 454

15.13 ... Wie Sie eine umfangreiche Tabelle richtig planen und umsetzen ... 457



16. Mit Tabellendokumenten arbeiten ... 459


16.1 ... Zellen verbinden und mit Überschriften versehen ... 459

16.2 ... Tabellen mithilfe von Designs gestalten ... 462

16.3 ... Schnellformatvorlagen nutzen ... 464

16.4 ... Hintergrundfarben verwenden ... 469

16.5 ... ClipArts (Online-Bilder) einfügen ... 473

16.6 ... SmartArt-Grafiken einbauen ... 483

16.7 ... Tabellendokumente: kreative oder sachliche Gestaltung? ... 493

16.8 ... Mit umfangreichen Tabellendokumenten arbeiten ... 493

16.9 ... Tabellendokumente speichern, drucken und veröffentlichen ... 501



17. Mit Formeln und Funktionen arbeiten ... 505


17.1 ... Operatoren, ihre Bedeutung und Rangfolge ... 505

17.2 ... Relative und absolute Zellbezüge ... 507

17.3 ... Die richtige Formel über die Listenfelder auswählen ... 517

17.4 ... Formeln direkt in eine Tabelle eingeben ... 519

17.5 ... Mit Datums- und Zeitwerten rechnen ... 520

17.6 ... Ergebnisse mit der Schnellanalyse erzeugen ... 527

17.7 ... Matrixformeln verwenden ... 529

17.8 ... Funktionen über den Funktionsassistenten suchen ... 532

17.9 ... Finanzmathematische Funktionen ... 534

17.10 ... Statistische Funktionen ... 537

17.11 ... Logische Funktionen nutzen ... 539

17.12 ... Mit umfangreichen Formeln arbeiten ... 541

17.13 ... Daten aus dem Web und aus Access-Datenbanken importieren ... 545

17.14 ... Fehlermeldungen verstehen und die Fehlerursache beheben ... 550

17.15 ... Das Überwachungsfenster gebrauchen ... 551

17.16 ... Gültigkeitsprüfung durchführen ... 553



18. Mit Formularen arbeiten ... 555


18.1 ... Diese Formularsteuerelemente kennt Excel ... 555

18.2 ... Ein Formular für die Dateneingabe erstellen ... 558

18.3 ... Mit VBA-Code arbeiten ... 564

18.4 ... Ein Tabellenblattformular erstellen ... 570



19. Daten filtern und sortieren ... 579


19.1 ... Daten schnell alphabetisch sortieren ... 579

19.2 ... Umfangreiche Sortierungen durchführen ... 581

19.3 ... Daten anhand bestimmter Merkmale filtern (AutoFilter) ... 585

19.4 ... Die Bereichssuche benutzen ... 589



20. Daten mit Diagrammen anschaulich auswerten ... 593


20.1 ... Diese Diagrammtypen kennt Excel 2021 ... 593

20.2 ... Ein Diagramm erstellen ... 594

20.3 ... Diagramme mit Layouts und Formatvorlagen gestalten ... 599

20.4 ... Einzelne Diagrammelemente gestalten ... 604

20.5 ... Welches Element soll sich wo befinden? -- Schnelllayouts verwenden ... 610

20.6 ... Diagrammelemente bearbeiten ... 611

20.7 ... Legenden erstellen und editieren ... 620

20.8 ... Daten richtig beschriften ... 621

20.9 ... Achsen und Skalierungen ändern ... 626

20.10 ... Flächenkartogramme erstellen ... 632

20.11 ... Mit Verbindungslinien, Trendlinien und Fehlerindikatoren arbeiten ... 633

20.12 ... Minidiagramme in Tabellenzellen einsetzen: Sparklines ... 638



21. Pivot-Tabellen und die Was-wäre-wenn-Analyse ... 641


21.1 ... Mit Pivot-Tabellen arbeiten ... 641

21.2 ... Pivot-Tabellen mit der Funktion »Datenschnitt« filtern ... 649

21.3 ... So analysieren Sie umfangreiche Tabellendaten mit PivotCharts ... 651

21.4 ... Power Pivot ... 653

21.5 ... Die Was-wäre-wenn-Analyse ... 655

21.6 ... Was-wäre-wenn-Analyse mit dem Solver ... 657



22. Tipps und Tricks für den Excel-Alltag ... 661


22.1 ... Zeilen, Spalten und Fenster fixieren ... 661

22.2 ... Mit Listenfeldern arbeiten ... 662

22.3 ... Oft verwendete Tabellendokumente als Vorlage festhalten ... 665

22.4 ... Eigene Designs und Tabellenformatvorlagen erstellen ... 668

22.5 ... Mit Excel Online Tabellendokumente online bearbeiten ... 672



23. Excel einrichten und anpassen ... 677


23.1 ... Die wichtigsten Optionen in Excel 2021 ... 677

23.2 ... Optionen für den Umgang mit Berechnungen ... 680

23.3 ... So passen Sie Excel an Ihre Bedürfnisse an ... 682




Teil IV E-Mails und Termine im Griff mit Outlook ... 691



24. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen ... 693


24.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 693

24.2 ... Die Bereiche im Outlook-Nachrichtenfenster ... 696

24.3 ... Nachrichtenelemente sortieren und in Gruppen anzeigen ... 699

24.4 ... Die Ansichtseinstellungen verwenden ... 702

24.5 ... IMAP, Exchange oder POP3 ... 705



25. Erste Schritte mit Outlook 2021 ... 713


25.1 ... Outlook in Betrieb nehmen ... 713

25.2 ... Nachrichten und Adressen importieren ... 714

25.3 ... Nachrichten abrufen, schreiben und beantworten ... 721

25.4 ... Designs, Briefpapier und andere gestalterische Elemente verwenden ... 731

25.5 ... Mit Prioritäten arbeiten ... 733

25.6 ... Für Übersichtlichkeit sorgen: Ordner erstellen und verwalten ... 734



26. Der richtige Umgang mit Spam ... 737


26.1 ... Eine Unterhaltung ignorieren ... 737

26.2 ... Absender und Domains mit dem Junk-E-Mail-Filter sperren ... 739

26.3 ... Nachrichtenregeln zum Schutz vor unerwünschten E-Mails erstellen ... 742



27. Nachrichtenordner pflegen ... 745


27.1 ... Nachrichten sortieren ... 745

27.2 ... Mit Kategorien für mehr Übersicht sorgen ... 748

27.3 ... Nachrichten mit Regeln automatisch in bestimmte Ordner verschieben ... 753

27.4 ... Archivfunktionen nutzen ... 758



28. Ein Adressbuch anlegen und verwalten ... 763


28.1 ... Adressen aus E-Mails übernehmen ... 763

28.2 ... Einen neuen Kontakt anlegen ... 765

28.3 ... Adresseinträge suchen, sortieren und pflegen ... 766

28.4 ... Visitenkarten und Signaturen verwenden ... 770

28.5 ... Mit LDAP-Adressbüchern arbeiten ... 774

28.6 ... Zusammengehörige Kontakte gruppieren und kategorisieren ... 776

28.7 ... Kontakte in andere Dateiformate exportieren ... 782



29. Termine und Aufgaben planen ... 785


29.1 ... Die optimale Kalenderoption für Ihre Bedürfnisse wählen ... 785

29.2 ... Mit Terminen arbeiten ... 790

29.3 ... Eine Aufgabe erstellen ... 800

29.4 ... Aufgaben sortieren und verwalten ... 803

29.5 ... Mit Nachverfolgungen arbeiten ... 806



30. Notizen nutzen ... 809


30.1 ... Notizen erstellen und verwalten ... 809

30.2 ... Notizen in Kalendereinträge exportieren ... 812

30.3 ... Outlook mit OneNote verknüpfen ... 814



31. Outlook im Team einsetzen ... 819


31.1 ... Mit Besprechungsanfragen arbeiten ... 819

31.2 ... Abstimmungen erstellen ... 821

31.3 ... Kalender freigeben und versenden ... 824

31.4 ... Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden ... 827



32. Die wichtigsten Outlook-Einstellungen ... 829


32.1 ... Einstellungen zur Arbeit mit Nachrichten ... 829

32.2 ... Sicherheitseinstellungen ... 833

32.3 ... Einstellungen für die Arbeit mit Aufgaben und Terminen ... 835



33. Tipps und Tricks für den Umgang mit Outlook ... 839


33.1 ... Mit Schnellbausteinen häufig verwendete Formulierungen festhalten ... 839

33.2 ... Wenn Sie einmal nicht da sind: automatische Antworten senden ... 841

33.3 ... Häufige Arbeitsschritte in QuickSteps festhalten ... 848

33.4 ... Telefonlisten und Kalendereinträge drucken ... 850




Teil V Präsentieren mit PowerPoint ... 853



34. Die PowerPoint-Oberfläche kennenlernen ... 855


34.1 ... Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten ... 855

34.2 ... Die verschiedenen Ansichten richtig nutzen ... 859

34.3 ... Raster, Linien und Lineale bei Bedarf zuschalten ... 865



35. Erste Schritte mit PowerPoint 2021 ... 869


35.1 ... Kreativ oder sachlich? -- Den richtigen Stil wählen ... 869

35.2 ... Dank passender Vorlagen schnell eine Präsentation erstellen ... 870

35.3 ... Neue Folien einfügen und mit Inhalt füllen ... 878

35.4 ... Das Folienlayout schnell ändern ... 892

35.5 ... Folien-, Handzettel- und Notizenmaster verwenden ... 893



36. Folien gestalten ... 899


36.1 ... Übergänge und Folienwechsel einrichten ... 899

36.2 ... Mit Animationen arbeiten ... 914

36.3 ... Animationspfade ... 926

36.4 ... Diagramme animieren ... 942

36.5 ... Präsentationen mit Audio- und Videodateien aufwerten ... 947



37. Bildschirmpräsentationen ... 957


37.1 ... Eine Bildschirmpräsentation starten ... 957

37.2 ... Eine zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation erstellen ... 963

37.3 ... Weitere benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen ... 971

37.4 ... Nicht benötigte Folien ausblenden ... 976

37.5 ... Folien zoomen ... 977

37.6 ... Die Anzeigedauer der Folien festlegen ... 979

37.7 ... Kommentare und Mediensteuerelemente ausblenden ... 981

37.8 ... Die Auflösung Ihrer Präsentation optimieren ... 982

37.9 ... Mit zwei Bildschirmen arbeiten: die Referentenansicht ... 984

37.10 ... Präsentation mit Untertiteln (Transkription) ... 987



38. Präsentationen speichern, drucken und als Video ausgeben ... 989


38.1 ... Die Eigenschaften einer Präsentation einsehen und bearbeiten ... 989

38.2 ... Eine Präsentation speichern ... 992

38.3 ... Vor dem Druck: Präsentationen in einzelne Abschnitte einteilen ... 994

38.4 ... Präsentation als Video ausgeben ... 997



39. PowerPoint im Teameinsatz ... 999


39.1 ... Mit Berechtigungen und Freigaben arbeiten ... 999

39.2 ... Mit PowerPoint Online eine Präsentation auf OneDrive bearbeiten ... 1004

39.3 ... Eine Präsentation per E-Mail versenden ... 1005



40. Tipps und Tricks für die Arbeit mit Präsentationen ... 1007


40.1 ... WordArt-Effekte in einer Folie verwenden ... 1007

40.2 ... Schnell und einfach ein Fotoalbum erstellen ... 1011

40.3 ... Mit einer Vorlage einen Adventskalender erstellen ... 1015




Teil VI Microsoft Teams ... 1019



41. Eine Welt, ein Team -- mit Teams ... 1021


41.1 ... Was ist Teams? ... 1021

41.2 ... Microsoft Teams erwerben und starten ... 1022

41.3 ... Kommunikation in Teams ... 1026

41.4 ... Die Teams-Oberfläche kennenlernen ... 1026

41.5 ... Teams-Kommunikation ... 1033

41.6 ... Mit Besprechungen arbeiten ... 1041

41.7 ... Aktivitäten ... 1044




Teil VII Office-Anwendungen im Zusammenspiel ... 1045



42. Anwendungsübergreifende Funktionen ... 1047


42.1 ... Die Zwischenablage nutzen ... 1047

42.2 ... Dokumente schreibgeschützt öffnen ... 1051

42.3 ... Hyperlinks auf andere Dateien setzen ... 1055



43. Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen ... 1059


43.1 ... Einfügen oder verknüpfen? ... 1059

43.2 ... Objekte aus anderen Programmen einfügen ... 1059

43.3 ... Word 2021 -- Daten aus Excel und Access übernehmen ... 1061

43.4 ... Excel 2021 -- Daten aus Word und Access verwenden ... 1072

43.5 ... PowerPoint 2021 -- Word- und Excel-Daten nutzen ... 1082

43.6 ... Outlook 2021 -- Kontakte aus Excel importieren ... 1087



44. Kompatibilität zwischen Versionen ... 1091


44.1 ... Den Kompatibilitätsmodus nutzen ... 1091

44.2 ... Office-Dateien konvertieren ... 1093



45. Dokumente gemeinsam bearbeiten ... 1097


45.1 ... Mit OneDrive Dokumente austauschen ... 1097

45.2 ... Dokumente mit den Office-Web-Apps online bearbeiten ... 1106

45.3 ... SharePoint aktivieren ... 1110




Teil VIII Makros in Microsoft Office ... 1111



46. Wozu verwendet man Makros? ... 1113


46.1 ... Makros -- eine kurze Einführung ... 1113

46.2 ... Beispiele für typische Makroaufgaben ... 1118



47. Makros in der Praxis ... 1121


47.1 ... Makros in Word ... 1121

47.2 ... Makros in Excel ... 1133




Anhang ... 1139



A. Tastaturbefehle ... 1141


B. Hilfreiche Internetseiten ... 1149


C. Glossar ... 1151




Stichwortverzeichnis ... 1155

»Alles in allem ist dieses Kompendium eine gute Grundlage und Nachschlagewerk in allen Office-Lebenslagen und sehr zu empfehlen.« henrikheigl.de 202210

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