SAP Business Workflow

Florian Finauer ist Senior-Berater und Teamleiter bei der abat AG. Seit 1999 arbeitet er in der SAP-Entwicklung und -Beratung in zahlreichen Projekten sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen. In dieser Zeit konzipierte und realisierte er viele unterschiedliche Workflow-Projekte, weshalb sich SAP Workflow zu einem seiner Steckenpferde entwickelte. Reviews bestehender Workflows in Produktivumgebungen sowie deren Optimierung gehören ebenso zu seinen Aufgaben wie Workflow-Schulungen. Dabei liegt ihm viel daran, Workflows schlank, schnell und für die Anwender*innen transparent zu konzipieren, zu entwickeln und erfolgreich produktiv zu setzen. Florian Finauer hat Wirtschaftsinformatik an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert und ein Studiensemester in Finnland absolviert.

Steve Hößler arbeitet seit 2007 für verschiedene Unternehmensberatungen und hat sich vorwiegend mit dem Thema SAP-Workflow beschäftigt. Seine Erfahrung sammelte er in vielen unterschiedlichen Projekten und Unternehmen. Seit 2018 arbeitet er bei der abat AG und schult dort neben der täglichen Projektarbeit seine Kolleg*innen rund um das Thema SAP Business Workflow. Aufgrund seiner Expertise in diesem Bereich ist er zentraler Ansprechpartner für Anfragen aller Art.

Als Manager Business Development ist Christoph Kast das kundenorientierte Bindeglied zwischen Sales, Marketing und Geschäftsstrategie bei der All for One Group SE. Seine Aufgabe ist es, neue Wachstumsfelder nachhaltig zu erschließen. Christoph Kast zeichnet sich durch seine innovative Denkweise aus. Seine Kernkompetenz ist es, die Pain Points der Kunden zu erkennen und diesen mit neuen Lösungen, Produkten und Services zu begegnen. Seine langjährige Erfahrung als Senior Consultant im SAP-Umfeld setzte er zuletzt gewinnbringend in diversen Rollen ein, u.a. als Projektmanager, Lead Consultant und Business Expert in SAP-Einführungs- und Optimierungsprojekten. Christoph Kast studierte Wirtschaftsinformatik und ist in der Startup-Szene in Projekten im SaaS-Umfeld aktiv, die sich in der Vor-Gründungsphase befinden.

Seit 2015 ist Marc Lehmann Senior Consultant und Service Manager im Bechtle IT-Systemhaus Stuttgart und berät Kunden im Bereich Business-Architektur und Service-Management. Als zertifizierter Bechtle IT-Business Architekt ist er dafür veranwortlich, IT-Anforderungen von den Geschäftsmodellen der Kunden abzuleiten und bedarfsgerechte sowie zukunftsfähige IT-Architektur- und Digitalisierungskonzepte zu entwerfen. Nach dem Abschluss seines Bachelorstudiums der Informationstechnik arbeitete Marc Lehmann zunächst in der IT-Anwendungsentwicklung und machte berufsbegleitend einen MBA in Strategischem Informationsmanagement. Am Universitätsklinikum Ulm leitete er ein SAP-Team zur Optimierung medizinischer Prozesse und Vereinfachung der organisatorischen Workflows. Von 2015 bis 2017 war er außerdem als Dozent im Studiengang Informatik an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Heidenheim tätig.

Wladimir Zinn kann auf umfassende SAP-Projekterfahrungen zurückgreifen. In seiner beruflichen Laufbahn durchkreuzte er Stationen vom Entwickler über den SAP Workflow Consultant bis hin zur Managementebene, bis er schließlich seine Bestimmung als freiberuflicher und unabhängiger IT Consultant fand. In seinem bisher längsten Berufsabschnitt war er als SAP Workflow Consultant und Software Engineer in den Bereichen Eingangsrechnungsverarbeitung und Enterprise Content Management (ECM) tätig. Zudem bringt er Erfahrungen als Dozent in Produkt- und kundenindividuellen Schulungen mit. Bei der Durchführung von Projekten erstrecken sich Wladimir Zinns Tätigkeiten auf den vollständigen Projektzyklus von der Ist-Bestandsaufnahme bis zur Projektleitung. Zuletzt lagen seine inhaltlichen Schwerpunkte auf der Integration von SAP Ariba mit SAP-On-Premise-Systemlandschaften und SAP Cloud Platform Workflow Management.

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Einleitung ... 15




TEIL I Einführung ... 21



1. Workflows im digitalen Zeitalter ... 23


1.1 ... Digitalisierung und IT-Innovationen ... 24

1.2 ... Business-Analyse eines Beispielunternehmens ... 26

1.3 ... Überführung neuer Prozesse in Workflows ... 39



2. Workflows mit SAP ... 41


2.1 ... SAP-Tools für die Erstellung von Workflows ... 43

2.2 ... Standard-Workflows ... 61

2.3 ... Workflow Management ... 62




TEIL II SAP Business Workflow ... 67



3. Standard-Workflows konfigurieren ... 69


3.1 ... Standard-Workflow-Muster finden ... 70

3.2 ... Automatisches Workflow-Customizing ... 89

3.3 ... Workflow-Eingang ... 91

3.4 ... Workflow-Aktivierung ... 97

3.5 ... Workflow-Muster und Standardaufgaben verwenden ... 102

3.6 ... Bearbeiterfindung konfigurieren ... 112

3.7 ... Workflow-Benachrichtigungen einstellen ... 118



4. Workflows einsetzen und verwalten ... 129


4.1 ... Systemvoraussetzungen ... 129

4.2 ... Betrieb von Workflows ... 131

4.3 ... Eingesetzte Workflows analysieren ... 136




TEIL III Workflows entwickeln ... 155



5. Elemente von Workflow-Definitionen ... 157


5.1 ... Grundarchitektur eines Workflows ... 158

5.2 ... Workflow-Definition im Workflow Builder ... 159

5.3 ... Schritttypen ... 169

5.4 ... Standardaufgaben ... 197

5.5 ... BOR-Objekte ... 200

5.6 ... Klassen ... 204

5.7 ... Container ... 206

5.8 ... Datenflüsse ... 208



6. Standard-Workflows erweitern ... 215


6.1 ... Startbedingungen definieren ... 216

6.2 ... Bearbeiterfindung anpassen ... 223

6.3 ... Workflow-Texte anpassen ... 230

6.4 ... Workflow-Konfiguration ... 239

6.5 ... Workflow-Muster um eigene Schritte erweitern ... 241

6.6 ... Makros für Container und Datenflüsse ... 250



7. Einen eigenen Workflow auf Basis von Standardobjekten entwickeln ... 253


7.1 ... Workflow-Klassen anlegen ... 254

7.2 ... Eigenes Workflow-Muster auf Basis der Workflow-Klasse anlegen ... 260

7.3 ... Ereignisse erzeugen und auslösen ... 272

7.4 ... BOR-Objekte in ABAP-Klassen integrieren ... 288



8. Einen eigenen Workflow auf Basis kundeneigener Objekte entwickeln ... 299


8.1 ... Attribute für die Nutzung in Workflows implementieren ... 299

8.2 ... Neues Workflow-Muster auf Basis einer eigenen Workflow-Klasse anlegen ... 306



9. Fehlerbehandlung und -analyse im Rahmen der Workflow-Entwicklung ... 321


9.1 ... Fehlerbehandlung und eigene Ausnahmeklassen ... 321

9.2 ... Fehlersuche und Debugging ... 330




TEIL IV Workflows im Kontext von SAP S/4HANA ... 343



10. Flexible Workflows einrichten ... 345


10.1 ... Vom klassischen zum flexiblen Workflow ... 345

10.2 ... Das Grund-Customizing für flexible Workflows ... 348



11. Flexible Workflows einsetzen ... 361


11.1 ... Geschäftspartnerzuordnung einrichten ... 362

11.2 ... Rollen zuweisen ... 374

11.3 ... Einen flexiblen Freigabe-Workflow für Bestellungen erstellen ... 377

11.4 ... Weitere Konfigurationsoptionen ... 387



12. Flexible Workflows verwalten ... 401


12.1 ... Die App Teams und Zuständigkeiten verwalten ... 401

12.2 ... Die App My Inbox ... 414

12.3 ... Die App My Outbox ... 418

12.4 ... Die App Workflow-Administration ... 420

12.5 ... Workflow-Administration im Backend ... 421




TEIL V Ausblick ... 423



13. SAP Cloud Platform Workflow Management ... 425


13.1 ... Einführung in SAP Cloud Platform Workflow Management ... 426

13.2 ... Workflow-Modellierung auf der SAP Cloud Platform ... 430

13.3 ... Workflow-Ereignisse ... 458

13.4 ... Zukünftige Entwicklung von SAP Cloud Platform Workflow Management ... 460



14. Workflows und Robotic Process Automation ... 463


14.1 ... Robotic Process Automation ... 464

14.2 ... Robotic Process Automation und Workflows als kombinierter Ansatz ... 471

14.3 ... Besonderheiten bei der Auswahl und dem Einsatz von RPA-Software ... 473

14.4 ... Ausblick auf zukünftige Entwicklungen ... 476



Anhang ... 481


A ... Wichtige SAP-Transaktionen ... 483

B ... Literaturverzeichnis ... 489

C ... Das Autorenteam ... 491



Index ... 495

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