Enterprise Content Management mit SAP

Christian Fink ist Gründer und Inhaber des global tätigen IT-Beratungshauses Fink IT-Solutions GmbH & Co. KG (Fink IT) mit den Schwerpunkten SAP- und OpenText-Lösungen. Als Geschäftsführer leitet er die Geschicke des Unternehmens mit Standort in Würzburg und aktuell über 40 festangestellten Mitarbeitern. Bereits seit 2004 profitieren seine Kunden von seinem breiten Fachwissen: OpenText- und SAP-Beratung, SAP Fiori und Neptune DXP sowie SAP Cloud Platform und Internet der Dinge. Davor war er u.a. als SAP-Berater, IT-Leiter, Projektleiter und Solution Architekt für dokumentenbasierte Prozesse im SAP-Umfeld tätig. Seine Leidenschaft ist die Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. In über 30 Projekten in nahezu allen Branchen – von mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen im In- und Ausland – konnte er sein profundes Wissen zu den DMS- und ECM-Funktionen des SAP-Systems sowie zu den SAP Solution Extensions von OpenText einfließen lassen. Seit einigen Jahren beschäftigt er sich auch mit den neuen Themenfeldern SAP S/4HANA und SAP Cloud Platform. Durch die langjährige und enge Zusammenarbeit mit seinen Kunden kennt er die Bedürfnisse und Anforderungen der Unternehmen und Anwender sehr gut. Als Lehrbeauftragter der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt lässt er die Studenten an seinem Wissen zu ECM und SAP teilhaben.

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Vorwort ... 13


Einleitung ... 15




TEIL I Grundlagen ... 21



1. Einführung in Enterprise Content Management ... 23


1.1 ... Warum benötigen Sie ein Enterprise Content Management? ... 23

1.2 ... Abgrenzung und Begriffsklärung ... 26

1.3 ... Komponenten von Enterprise Content Management ... 29

1.4 ... Enterprise Content Management als Strategie ... 32

1.5 ... Lösungen für Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management und Enterprise Resource Planning ... 36

1.6 ... Standards, Richtlinien und rechtliche Aspekte ... 39



2. Enterprise Content Management und SAP ... 47


2.1 ... Content in SAP-Geschäftsprozessen ... 48

2.2 ... Die ECM-Strategie von SAP ... 53

2.3 ... Anforderungen an ECM im SAP-Umfeld ... 60

2.4 ... Referenzprozess für dieses Buch: Von der Bestellanforderung bis zum Zahlungseingang ... 62




TEIL II Enterprise Content Management mit SAPStandardwerkzeugen ... 65



3. Die ECM-Standardwerkzeuge von SAP im Überblick ... 67


3.1 ... Werkzeuge für das Input Management ... 69

3.2 ... Werkzeuge für das Content Management ... 73

3.3 ... Werkzeuge zur Ablage und Archivierung ... 81

3.4 ... Werkzeuge für das Output Management ... 86



4. Ablage und Archivierung mit SAP-Standardwerkzeugen ... 93


4.1 ... SAP ArchiveLink ... 94

4.2 ... SAP Content Server ... 138



5. Content Management mit SAP-Standardwerkzeugen ... 149


5.1 ... Generische Objektdienste ... 149

5.2 ... Document Viewer ... 165

5.3 ... Dokumentenverwaltungssystem ... 167

5.4 ... SAP Easy Document Management ... 202




TEIL III Enterprise Content Management mit OpenText-Werkzeugen ... 207



6. Die SAP-zertifizierten ECM-Werkzeuge von OpenText im Überblick ... 209


6.1 ... Die ECM-Suite von OpenText ... 209

6.2 ... OpenText-Werkzeuge für das Input Management ... 214

6.3 ... OpenText-Werkzeuge für das Content Management ... 216

6.4 ... OpenText-Werkzeuge für die Ablage und Archivierung ... 219

6.5 ... OpenText-Werkzeuge für das Output Management ... 223



7. Input Management mit OpenText-Werkzeugen ... 227


7.1 ... ECM-Strategie und rechtliche Rahmenbedingungen für das Input Management ... 227

7.2 ... SAP Invoice Management by OpenText ... 231

7.3 ... SAP Digital Content Processing by OpenText ... 274



8. Content Management mit OpenText-Werkzeugen ... 303


8.1 ... SAP Document Access by OpenText ... 307

8.2 ... SAP Extended ECM by OpenText ... 344



9. Ablage und Archivierung mit OpenText-Werkzeugen ... 397


9.1 ... Archivierungsinfrastruktur ... 398

9.2 ... SAP Archiving by OpenText ... 399

9.3 ... SAP Content Server und SAP Archiving by OpenText im Vergleich ... 419



10. Output Management mit SAP Document Presentment by OpenText ... 421


10.1 ... Einführung in die Funktionsweise von SAP Document Presentment ... 422

10.2 ... Anwendungsszenarien für SAP Document Presentment ... 429

10.3 ... Einrichtung und Customizing von SAP Document Presentment ... 437




TEIL IV Erweitertes Enterprise Content Management und neue Lösungen ... 455



11. Enterprise Content Management in SAP S/4HANA ... 457


11.1 ... ECM-Strategie für SAP S/4HANA ... 457

11.2 ... Ablage und Archivierung in SAP S/4HANA ... 462

11.3 ... Content Management in SAP S/4HANA ... 469

11.4 ... Output Management in SAP S/4HANA ... 480

11.5 ... OpenText-Werkzeuge für SAP S/4HANA ... 501



12. Enterprise Content Management in SAP-Cloud-Lösungen ... 505


12.1 ... SAP Cloud Platform ... 506

12.2 ... SAP C/4HANA und OpenText ... 540

12.3 ... SAP SuccessFactors und OpenText ... 549



Anhang ... 553


A ... Wichtige Transaktionen ... 555

B ... Bezeichnungen für die OpenText-ECM-Werkzeuge ... 558

C ... Weiterführende Literatur und Quellen ... 559

D ... Der Autor ... 560



Index ... 561

»Der Leser erhält einen Überblick über die verschiedenen ECM-Werkzeuge und deren Einsatzbereiche.«