Reisemanagement mit SAP Concur

Anja Marxsen (geb. Junold) ist seit 2002 SAP-ERP-HCM-Beraterin bei der iProCon GmbH (www.iprocon.de) und verfügt über nationale und internationale Praxiserfahrung in Personalabteilungen. Sie ist Mitautorin der Bücher »Concur: Reisemanagement mit SAP«, »Berechtigungen in SAP ERP HCM«, »HR-Reporting mit SAP«, »Praxishandbuch SAP-Personalwirtschaft« und »Personalwirtschaft mit SAP ERP HCM«, ebenfalls erschienen bei SAP PRESS. Die iProCon GmbH bietet Dienstleistungen rund um SAP ERP HCM an. Das Referenzmodell HR-Leistungsbaum ist ein Produkt der iProCon und kann unter der folgenden Adresse bestellt werden: www.iprocon.de/referenzmodell.

Sven Ringling ist Geschäftsführer und Mitgründer der iProCon GmbH (www.iprocon.de). Er optimiert in verschiedenen Projekten den Einsatz von SAP ERP HCM mit Schwerpunkten unter anderem in Performance Management, Personalentwicklung, Qualitätssicherung Berechtigungen. Weitere Schwerpunkte liegen im Design von HR-Prozessen und HR-Services sowie bei der Auswahl von HR-Software und Outsourcing-Dienstleistern. Bis Anfang 2000 war er Manager bei der IDS Scheer AG und stellvertretender Leiter des Fachzentrums HR.

Andy Wittmann ist Experte für Travel and Expense und Principal Consultant seiner Firma T&E Consulting (http://www.tandeconsulting.com). Seine Aufgaben umfassen alle Aspekte von globalen Services, von der Implementierung bis zur Begleitung von Unternehmen, die ihre firmenweiten Reisekostenmanagement-Lösungen lokal, regional oder weltweit umsetzen möchten. Er hat bereits für fast 100 Kunden in mehr als 120 Ländern Concur Travel, Request, Expense, Pay and Invoice ausgerollt. Andy hat mehr als 15 Jahre Erfahrung in Beratung, Technologie und Projektmanagement. Dies und seine Concur-Expertise nutzt er stets, um optimale Lösungen für seinen Kunden zu finden.

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Einleitung ... 15


1. Reisemanagement mit SAP Concur ... 19


1.1 ... Typische Probleme und Grenzen von Reiseprozessen ... 19

1.2 ... Der Reiseprozess der Zukunft ... 24

1.3 ... SAP Concur Travel & Expense auf einen Blick ... 31

1.4 ... Der Business Case für SAP Concur ... 42

1.5 ... Zusammenfassung ... 46



2. Mitarbeiter- und Benutzerdaten ... 49


2.1 ... Felder im Mitarbeiterstammsatz ... 50

2.2 ... Konfiguration des Mitarbeiterformulars ... 58

2.3 ... Berechtigungen ... 60

2.4 ... Mitarbeiter anlegen ... 62

2.5 ... Single Sign-On ... 64

2.6 ... Zusammenfassung ... 66



3. SAP Concur Travel ... 67


3.1 ... Einführung ... 67

3.2 ... Nutzung von SAP Concur Travel für Geschäftsreisen ... 70

3.3 ... Integration mit SAP Concur TripLink und SAP Concur TripIt ... 91

3.4 ... Grundkonfiguration von SAP Concur Travel ... 93

3.5 ... Weitere Konfigurationsmöglichkeiten für SAP Concur Travel ... 111

3.6 ... Zusammenfassung ... 113



4. SAP Concur Expense ... 115


4.1 ... Einführung ... 116

4.2 ... Verwendung von SAP Concur Expense zur Reisekostenabrechnung ... 118

4.3 ... Basiskonfiguration von SAP Concur Expense ... 127

4.4 ... Erweiterte Konfiguration von SAP Concur Expense ... 143

4.5 ... SAP Concur Expense Pay Global ... 163

4.6 ... Marktspezifische Anforderungen ... 173

4.7 ... Zusammenfassung ... 196



5. SAP Concur Request ... 197


5.1 ... Einführung ... 198

5.2 ... Genehmigungen mit SAP Concur Request anfordern und erteilen ... 198

5.3 ... Konfiguration von SAP Concur Request ... 204

5.4 ... Implementierung von SAP Concur Request ... 212

5.5 ... Integration mit SAP Concur Travel und SAP Concur Expense ... 214

5.6 ... Zusammenfassung ... 216



6. SAP Concur Reporting ... 217


6.1 ... Standard-Reiseauswertungen versus SAP Concur Intelligence ... 218

6.2 ... Einsatz vorhandener Reports ... 222

6.3 ... Reports mit Query Studio anlegen und ändern ... 228

6.4 ... Reports mit Report Studio erstellen und bearbeiten ... 233

6.5 ... Dashboards ... 244

6.6 ... Zusammenfassung ... 246



7. Integration von Anwendungen und Services von Drittanbietern ... 247


7.1 ... Der Nutzen der Integration von Drittanbietern ... 247

7.2 ... Allgemeine Konfiguration von Drittanbieterleistungen und Services ... 249

7.3 ... E-Beleg-Integration ... 253

7.4 ... Weitere ausgewählte Lösungen ... 256

7.5 ... Zusammenfassung ... 261



8. Integration von SAP Concur mit anderen SAPLösungen ... 263


8.1 ... Überblick ... 263

8.2 ... Integration der HR-Stammdaten ... 265

8.3 ... Integration mit dem SAP-Finanzwesen (FI) ... 274

8.4 ... Integration der Entgeltabrechnung in SAP ERP HCM ... 288

8.5 ... Integration mit weiteren SAP-Lösungen ... 292

8.6 ... Zusammenfassung ... 293



9. Wie Sie aus SAP Concur mehr herausholen: Tipps für das Projekt ... 295


9.1 ... Wie Sie sich die richtigen Ziele stecken ... 295

9.2 ... Projektplanung und Vorgehen ... 306

9.3 ... Globales Rollout ... 314

9.4 ... Change Management und Kommunikation ... 317

9.5 ... Typische Stolperfallen ... 318

9.6 ... Zusammenfassung ... 320



10. Erfahrungen aus der Praxis ... 321


10.1 ... SAP Concur Expense bei dormakaba ... 321

10.2 ... Wie aufwendig ist die Einführung von SAP Concur? ... 328

10.3 ... Best Practice ... 332

10.4 ... Zusammenfassung ... 337



Anhang ... 339


A ... Weitere Informationsquellen ... 341

B ... Die Autoren ... 343



Index ... 347