Kapitel 1:
Basiswissen OneNote

Was ist OneNote? Und was kann ich damit machen?

Das sind die häufigsten Fragen, die mir in zahlreichen Seminaren gestellt wurden, wenn ich von diesem Programm schwärmte. Das ist auch kein Wunder, denn OneNote ist das Programm innerhalb der Microsoft-Officegruppe, das zu Unrecht ein Dornröschendasein führt. Wenn Sie sich ein wenig mit OneNote beschäftigen, werden Sie rasch erkennen, dass dieses elektronische Notizbuch Ihnen auf wundersame Weise hilft, Ordnung und Struktur in Ihr digitales Leben zu bringen – ein Notizbuch, das gewaltige Stärken im unkomplizierten Organisieren von Daten hat, in perfekter Symbiose mit den anderen Officeprogrammen zusammenarbeitet und das Sie bestimmt bald nicht mehr missen wollen. Von dem Programm gibt es allerdings einige Varianten. Deshalb werden Sie zunächst sehen, welche das sind und was ihr Verwendungszweck ist. Danach werden Sie in der Version, die zu Office 2016 bzw. 365 gehört, einen Rundgang machen und erfahren, wie OneNote zu einem ständigen Begleiter bei Ihrer Arbeit am Computer werden wird.

1.1 Einleitung

Zunächst einmal Danke, dass Sie zu diesem Buch gegriffen haben! Es gibt eigentlich keine Software, die mich in den letzten Jahren so begeistert hat wie OneNote. Auch ich bin erst mit der Version 2007 auf den Geschmack gekommen. Seitdem hat es mich nicht mehr losgelassen und ist zu einem unentbehrlich Begleiter im Alltag geworden.

Für wen ist dieses Buch?

Mit diesem Buch möchte ich bei Ihnen diese Begeisterung wecken und ich bin mir recht sicher, dass dies gelingen wird. Wenn Sie sich erst einmal ein bisschen mit dem Programm beschäftigt haben, werden Sie gewiss viele Einsatzzwecke für sich finden. Ich hoffe, dass ich Ihnen das Entdecken und den Einstieg in das doch (immer noch) recht unbekannte Programm erleichtern kann. Um Ihnen die Vorteile zu demonstrieren, ist dieses Buch größtenteils wie ein Seminar aufgebaut und Sie werden sich Schritt für Schritt voran arbeiten. Dabei werden die meisten praxisrelevanten Programmfunktionen – und das sind gewiss nicht wenige – erläutert werden. Dementsprechend kann man dieses Buch von vorne bis hinten durchgelesen oder – und das wurde beim Schreiben berücksichtigt – nur kapitelweise. Die einzelnen Kapitel unterliegen zwar einer chronologischen Reihenfolge, sind aber jeweils in sich abgeschlossen. Der Schwerpunkt wurde auf das umfangreiche OneNote 2016 (in der Windows-Version) gelegt, da dieses die meisten Features bietet.

Was ist OneNote?

Doch zunächst einmal möchte ich versuchen Ihnen die Idee, die hinter diesem Programm steht, näherzubringen. Ist es Ihnen nicht auch schon einmal passiert, dass Sie einen wichtigen Gedanken oder tolle Idee hatten und sich diesen schnell auf einen Schmierzettel geschrieben haben? Doch dann war dieser auf einmal verschwunden. Oder hatten Sie schon nach einem wichtigen Gespräch den Wunsch, sich gleich einmal die wichtigsten Eckdaten zu notieren? Vielleicht hatten Sie sogar Stift und Papier zu Hand, doch wie oft haben Sie sich danach gewünscht, Sie hätten die Notizen ordentlich abgelegt? Oder dass Sie anhand Ihrer Aufzeichnungen gleich auf die dazugehörigen Dokumente zugreifen können? All das sind Fälle, die Sie mit OneNote in den Griff bekommen. Sie werden sehen, wie Sie völlig unkompliziert Ihre besten Einfälle oder spontane Ideen sofort festhalten und diese dabei gleich in wertvolle, nutzbare Informationen umwandeln können.

Der Gedanke des guten alten Notizbuchs ist weiterentwickelt und in die modere Zeit adaptiert worden. Als Bestandteil des Offices-Pakets können Sie auf Ihrem Büro- oder Privat-Computer damit auf unkomplizierte und flexible Art und Weise Recherche- und Hilfsdateien erfassen, speichern, organisieren und benutzen. Verwenden Sie ein Tablet oder Smartphone, lassen sich unterwegs die Informationen für eine Besprechung oder zum Nachschlagen nutzen. Sie können jederzeit und völlig unproblematisch auf alle Ihre Informationen zugreifen. Dafür brauchen Sie auch kein Computerexperte sein oder zu befürchten, dass Sie von Ihrer Arbeit abgelenkt werden. Das einzigartige an diesem Programm ist, dass alle Informationen wirklich problemlos erfasst, gespeichert, formatiert, gestaltet, ausdruckt, durchsucht, per Mail versendet oder für andere freigegeben werden können. Ein effizienteres Medium, um schnell mal zwischendurch Notizen zu machen, die man dann auch noch entziffern kann, gibt es nicht. Die einmalige Stärke – und das werden Sie sicher bald auch selbst erkennen – liegt zudem in seiner unglaublichen Flexibilität. Kein anderes Programm passt sich so Ihrem persönlichen Arbeitsstil an und fasst Ihre Informationen, Gedanken und sonstige Daten genau in der Art und Weise zusammen, mit der Sie sich am wohlsten fühlen und am besten zurecht kommen.

Doch woran liegt es nur, dass OneNote schon länger (genauer seit Herbst 2003) auf dem Markt ist und kaum einer es kennt? Ich denke, das einzige Problem an dieser tollen Software ist, dass man sie eigentlich nicht kurz und prägnant beschreiben kann. Microsoft verkauft OneNote als Notizenerfassungssoftware. Das trifft es schon, umfasst aber nicht alle Aspekte. Einer der entscheidenden Merkmale ist, dass es sich um eine Software handelt, die einen (plattformunabhängigen) Informationsaustausch von stationären wie auch mobilen Computern ermöglicht. Egal wo man sich befindet, kann man seine Ideen und Gedanken im Handumdrehen festhalten und zwar in jeder Form: tippen, schreiben oder skizzieren. Ohne sich groß Gedanken über den technischen Hintergrund zu machen, erfassen Sie Informationen in Form von Texten oder Tabellen, speichern Links von interessanten Webseiten, fügen Fotos, Audioaufzeichnungen und Videos ein, hängen Dateien an und legen im Idealfall die Notizen handschriftlich nieder. All diese Notizen bewahren Sie dabei an einem einzigen Ort auf, ohne sich konkret Gedanken darüber zu machen, wie das geht, und greifen von überall darauf zu. Wenn Sie erst einmal OneNote in Ihren Alltag integriert haben, werden Sie sehen, dass Sie eine Menge Zeit sparen.

Gibt es Beispieldateien?

Dem Buch wurde keine CD beigelegt und Sie können diese auch nicht downloaden. Ich weiß, damit wurde ein bisschen auf Bequemlichkeit verzichtet. Aus vielen Schulungen weiß ich, dass die meisten Teilnehmer am meisten lernen, wenn sie etwas selbständig anfertigen »müssen«. Ein fertiges Notizbuch, in dem Sie lediglich nachschauen, wie etwas gemacht wurde bzw. fertig aussieht, ist etwas anderes, als wenn Sie Ihr Notizbuch selbst erstellen bzw. bearbeiten. OneNote ist gerade zu prädestiniert, dass Sie sofort loslegen, und genau das sollten Sie tun. Anders als bei vielen Programmen können Sie auch noch später »Ordnung ins System« bringen. Zudem werden Sie sehen, dass es riesigen Spaß macht, sich gleich ein eigenes Notizbuch anzulegen. Dementsprechend ist das Buch auch ein bisschen wie ein Seminar aufgebaut. Machen Sie gleich mit und Sie werden zum Schluss schon drei Notizbücher besitzen.

1.2 Welche Version darf es sein?

Bestimmt wollen Sie gleich loslegen. Doch halt! Welches OneNote haben Sie denn bzw. welches gedenken Sie einzusetzen? Anders als bei den anderen Office-Programmen ist das nicht so leicht zu beantworten. Microsoft hat mittlerweile ganze Arbeit geleistet und bietet das Programm, allerdings zum Teil in extrem unterschiedlichen Ausführungen, für nahezu alle Plattformen an. Das wiederum führt meiner Beobachtung nach zu einigen Irritationen, wenn man eine Version unter falschen Voraussetzungen einsetzt.

Dementsprechend gilt es sich zunächst einmal einen Überblick über die Versionen und deren Möglichkeiten zu verschaffen, bevor Sie sich ans Erkunden machen.

OneNote 2016 (für Windows)

Fangen wir mit dem umgangreichsten Programm an, das alle Möglichkeiten bereithält: OneNote 2016. Diese App, wie man neudeutsch zu den Programmen sagt, ist Bestandteil von allen Office-2016-Paketen (unabhängig, ob Sie es als Einzellizenz oder im Rahmen eines Office-365-Abos erworben haben). Es ist der direkte Nachfolger der ersten OneNote-Version von 2003 sowie seiner Nachfolger 2007, 2010 und 2013. Einzig diese Windows-Version verfügt über den größten Funktionsumfang und ermöglicht es, Notizbücher nicht nur in der Cloud (OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint) zu speichern, sondern auch auf lokalen Festplatten, auf Netzwerklaufwerken oder einem mobilen USB-Stick.

Abb. 1.1: OneNote 2016 – Bestandteil des Office-Pakets

Häufig setzt hier auch die Kritik an OneNote an, das den anderen Versionen diese Möglichkeit nicht offen steht. Gewiss wäre es schön, wenn man alle Möglichkeiten (insbesondere das lokale Speichern) auf allen Plattformen und in allen Versionen zur Verfügung hätte. Dabei sollte man aber bedenken, dass OneNote 2016 im Gegensatz zu allen anderen Varianten etwas kostet. Dementsprechend sollten Sie auch seinen Sinn sehen. Es ist sozusagen die Mutterapplikation, mit der man alles machen kann und die alle Optionen bietet. Insbesondere Verwaltung und Aufbereitung der gespeicherten Informationen werden Sie vermutlich zumeist am Desktop-PC, auf dem Notebook oder dem Tablet machen, die Informationen sammeln oder ansehen vermutlich am mobilen Gerät (Tablet oder Smartphone). Verwenden Sie ein Microsoftkonto, dann können Sie die Notizbücher per Synchronisation stets auf dem neuesten Stand halten, und zwar unabhängig davon, von welcher Seite Sie auf Ihre Daten zugreifen. Genau darin liegt meines Erachtens auch die Stärke dieses Programms. Man muss sich für die Erfassung, das Festhalten oder die zeitliche Einordnung von...