Microsoft Project 2016 (eBook)

1.6    Das Unternehmensbeispiel für das Buch

Project, Project Server und Project Online werden branchenübergreifend in den verschiedensten Unternehmens- und Fachbereichen eingesetzt. Das Ziel des Autorenteams ist es, mit diesem Buch dem Leser eine Grundlage für eine effiziente Einarbeitung in Project in allen seinen Produktvarianten für verschiedene Zielgruppen bereitzustellen. Dies gelingt wohl am besten mit einem anschaulichen Beispiel. Nur welches Beispiel ist wirklich branchenübergreifend und lässt sich auf verschiedenste Bereiche und Fachabteilungen im Unternehmen anwenden? Anwendungsbereiche könnten z.B. sein:

• ein Unternehmen, welches Tätigkeiten aus verschiedensten Branchen anwendet
• ein Beispiel, welches über eine vielfältige Organisation mit unterschiedlichen Rollen einer Projektorganisation verfügt
• die Darstellung eines vollständigen Projektlebenszyklus vom Projektantrag über die Projektauswahl bis zum operativen Projekt und Ressourcenmanagement

In der ersten Auflage dieses Buches für Microsoft Project Server 2010 wurde das Thema Planung und Realisierung von Wasserrutschen als Beispielgrundlage verwendet. Dieses Thema stammte aus einer viralen Marketingkampagne von Microsoft zur Bewerbung der damaligen Version 2010. Diese handelte vom Ingenieur Bruno Kammerl, dessen Traum es war, die längste und größte Wasserrutsche am Matterhorn zu bauen. Diese Geschichte wurde im Buch weiterentwickelt und beschrieb den Aufbau eines Unternehmens, welches die Weiterentwicklung und den weltweiten Einsatz dieser Wasserrutschen behandelte.

Ursprünglich war der Gedanke des Autorenteams, diese Geschichte in den folgenden Auflagen des Buches weiterzuentwickeln. Allerdings hatte sich der Project Server 2013 natürlich weiterentwickelt. So wurde nach einigen Diskussionen entschieden, eine völlig neue Story für das Buch zu wählen, die auch in dieser dritten Auflage für Project 2016 genutzt wird. Folgende Eckpunkte sollten hierbei noch berücksichtigt werden:

• Die Story sollte auf alle Szenarien und Funktionsbeispiele des Buches passen.
• Plakative Beispiele sollten vermieden werden, z.B. »Wir bauen ein Haus«, »Wir projektieren nach PMBOK …«, »Wir bereiten eine Betriebsfeier vor« etc., also eigentlich alle Beispiele, die man schon zu oft in Schulungen, Präsentationen und anderen Büchern behandelt hat.
• Ein gewisser »Witz« in der Story sollte das Buch von anderen Büchern klar unterscheidbar machen und Ihnen die Arbeit mit dem Buch möglichst angenehm gestalten.
• Ein gewisser Bezug zu polarisierenden und aktuellen Projekten und Situationen sollte Aufmerksamkeit schaffen.

Also hatten wir uns auch mit einem Blick in die Presse der vergangenen Jahre diverse komplexe Projektvorhaben angesehen. Und hier wurde wirklich eine Menge geboten:

• der Neubau einer Konzerthalle in Hamburg, die sogenannte Elbphilharmonie, bei welcher das Budget und auch der Zeitrahmen massiv überschritten wurden
• Der avisierte Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs von einem Kopf- zu einem Durchgangsbahnhof. Neben Überschreitungen des Budgets und vermutlich auch des Zeitrahmens gibt es hier diversen Klärungsbedarf auch bei der technischen Realisierbarkeit.
• der Leipziger City-Tunnel u.a. als Kernstück für den neuen S-Bahn-Ring, bei welchem das Budget ständig nach oben korrigiert werden muss
• der Neubau des Flughafens Berlin Brandenburg, bei dem diverse Termine für die Inbetriebnahme nicht eingehalten werden konnten und auch das Budget immer weiter überschritten wird

Nun ist uns als Autoren nicht bekannt, inwieweit bei diesen Großprojekten auf Project und Project Server Project Online gesetzt wurde. Und wir glauben nicht, dass man nur unter Einsatz der in diesem Buch beschriebenen Werkzeuge den oben genannten Projekten zum Erfolg verholfen hätte.

Und so stoßen wir hier auf eine zweite Herausforderung, die sich im Zusammenhang mit einem Unternehmensbeispiel für ein Project-Buch ergibt: Project, Project Server oder auch Project Online gelten bei vielen Projektleitern nicht wirklich als die Werkzeuge, mit denen man ein wirklich seriöses Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement betreiben kann (siehe Abbildung 1.4).

Abbildung 1.4    Kann man mit Microsoft Project wirklich erfolgreich Projekte planen?

Aufgrund unserer Erfahrung mit dem Thema Projektmanagement-Beratung und mit der Einführung von Project, Project Server und Project Online können wir Sie beruhigen: Man kann mit Project erfolgreich Projekte planen, es gibt durchaus zufriedene Unternehmen! So wurden Project, Project Server und Project Online in verschiedensten Projektorganisationen in unterschiedlichen Branchen mit komplexen Anforderungen eingeführt. Das Projekt-, Ressourcen- und Projektportfoliomanagement konnte so unter Einsatz von Project, Project Server und Project Online oftmals optimiert und deutlich effizienter gestaltet werden.

Allerdings ist die Wahl des Werkzeugs, hier natürlich Project, nur eines der Puzzleteile, die zum Erfolg führen. Genauso wichtig, wenn nicht sogar bedeutender, sind die folgenden Aspekte:

• das Vorhandensein einer zentralen Projektorganisation und eines Projektbüros (Projektmanagement-Office – PMO)
• einheitlich definierte Vorgaben für Standards und Prozesse
• Akzeptanz der Standards, Prozesse und auch des Werkzeugs

Diese Reihe ließe sich beliebig fortsetzen. Aber die Frage bleibt offen, welches Unternehmensbeispiel passt zu dieser Ausgangslage? Fassen wir uns kurz. Wovon handelt das Unternehmensbeispiel?

… dem Neubau eines Flughafens!

Gerade das Thema Flughafen ist reizvoll. In kaum einem anderen Projekt sind so viele verschiedene Projektarten im Detail zu berücksichtigen, ist die Planung und Steuerung derart vielschichtig und der Gesamtumfang so komplex. Und die aus den Medien bekannten Probleme in Berlin sind nicht einzigartig. Von Herausforderungen im Flughafenneubau und Erweiterungen hört man auch aus München, Frankfurt, Kassel-Calden, Nantes, London u.v.m.

Das Autorenteam behauptet nicht, dass mit Project, Project Server oder Project Online durchgängig all diese Herausforderungen zu lösen sind. Vielleicht wird ja sogar auf den genannten Baustellen mit Microsoft Project und Microsoft Project Server gearbeitet (siehe Abbildung 1.5).

Abbildung 1.5    Es muss doch einen Grund geben, warum Project in so vielen Projekten Anwendung findet.

Für das erfolgreiche Projektmanagement reicht ein Werkzeug allein eh nicht aus, vielmehr sind klar strukturierte Prozesse und ein qualifiziertes Projektteam neben vielen weiteren Aspekten mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger. Um sich jedoch allgemein und trotzdem in vielen Themenkomplexen sehr speziell mit Project, Project Server oder Project Online zu beschäftigen, ist das Beispiel Flughafenneubau durchaus geeignet und für das Autorenteam sehr reizvoll. Und so machten wir uns im Winter 2012 freudig und hochmotiviert an die Erstellung der zweiten Ausgabe des Microsoft-Project-Server-Buches. Und da die Story in der zweiten Auflage bei unseren Lesern sehr gut ankam, wenden wir sie auch in der nun dritten Auflage für Project 2016 an (siehe Abbildung 1.6)!

Abbildung 1.6    Die erste Skizze des Flughafens AIRPORT Bielefeld

Und ist diese Story ernst gemeint? Dieses Beispiel ist so umfangreich, dass wir denken, dass alle Aspekte und Funktionalitäten von Project, Project Server und Project Online ausführlich praxisnah vorgestellt werden können. Vielleicht gelingt es uns ja auch, Ihnen mit dieser provozierenden Geschichte über manch langweilige Passage der Funktionserläuterungen hinwegzuhelfen.

Und wir weisen, wie oben bereits erwähnt, daraufhin, dass wir wissen, dass die Werkzeuge Project, Project Server und Project Online nicht alleine die Garanten für ein erfolgreiches Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement sind. Bei einem großen Projekt wie dem hier behandelten Neubau eines Flughafens können diese Werkzeuge jedoch in einem abgestimmten Zusammenspiel zwischen Prozessen, Standards und vor allem den Beteiligten durchaus zum Erfolg führen. Und genauso möchten wir dieses Buch verstanden wissen: als kleiner Ratgeber für die Projektorganisation, die neben vielen anderen Kompetenzen auf die hier im Buch vorgestellten Programmkomponenten und Funktionen setzt.

Nach der Auswahl der Geschichte für das Buch stellte sich die Frage, wo denn nun der Flughafen beispielhaft gebaut werden sollte. Die großen Hauptstädte schieden hier aus, da so nur Vergleiche zu bereits vorhandenen Flughäfen aufkommen würden. So entschieden wir uns im Autorenteam für einen...