Kapitel 2
Datenbank und Daten

Dieses Kapitel wird Ihnen zeigen, wie Sie mit Access rasch und effizient Ihre erste Datenbank selbst anlegen und bearbeiten können. Um Ihnen den Einstieg in die oftmals – zu Unrecht – als trocken gescholtene Materie zu erleichtern, wird dies anhand eines konkreten Beispiels erfolgen.

Versetzen Sie sich einmal in die Lage des Geschäftsführers der – fiktiven – Würzburger Weinhandlung Schöpple. Dieser ist schon seit Langem auf der Suche nach einem praktischen Helfer, der endlich Ordnung in das Zettel- und Karteikartenchaos bringen könnte. Eines Abends erfährt er in einer geselligen Runde mit seinen Freunden, dass das Programm Access dazu in der Lage sei. Am Tag danach geht er in seine Lieblingsbuchhandlung, stöbert ein wenig unter den Access-Büchern und kauft sich das Buch Microsoft Access 2016. Daheim angekommen, verschlingt er gleich das Kapitel über die Planung einer Datenbank und macht sich sodann Gedanken, wie seine Datenbank wohl aussehen wird.

Bestimmt kommen auch Sie ebenso wie er nach einigen Überlegungen zu dem Entschluss, dass Sie zunächst eine Tabelle mit den Daten Ihrer Lieferanten (deren Adresse, Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse und so weiter) sowie eine zweite Tabelle mit den erfassten Aufträgen benötigen. Um die Funktionsvielfalt von Access voll auszuschöpfen, sollen beide Tabellen abschließend miteinander verbunden werden, denn Sie haben gelesen, dass gerade das die Stärke von Access ist.

Bevor Sie sich jetzt gleich an den Computer setzen und Ihre Idee umsetzen, erinnern Sie sich, dass Sie sich zuvor einen genauen Plan über den Aufbau der beiden Tabellen machen sollten. Auch wenn es zunächst mühsam erscheint: Das geht am besten mit einem Blatt Papier und Bleistift.

Finden Sie so heraus, welche Daten in den Tabellen enthalten sein sollen und wie viele Felder Sie dafür definieren müssen und machen Sie sich ein paar Notizen. Dabei sollten Sie – wie Sie schon gelernt haben – unbedingt für jede Einzelinformation ein gesondertes Feld anlegen. Es ist nämlich wesentlich praktikabler, wenn Sie statt des Feldes Name zwei Felder mit der Bezeichnung Vorname und Nachname anlegen. Das Gleiche gilt für die Ortsangaben. Wählen Sie nicht nur Ort, sondern PLZ und Ort. Auf diese Weise lassen sich Daten flexibler sortieren. Stellen Sie sich dazu einmal vor, Sie wollten die Datensätze nach den Namen der Lieferanten sortieren. Befänden sich Vorname und Name in einem gemeinsamen Feld, würde beim Sortieren von den Anfangsbuchstaben der Vornamen ausgegangen und nicht – wie gewünscht – eine alphabetische Sortierung nach den Nachnamen erfolgen.

Ein weiterer Vorteil einer geschickten Feldaufteilung besteht in der reibungslosen Übernahme der Adressdaten in Ihre Korrespondenz. So schreiben Sie im Anschriftenfeld zum Beispiel:

Frau
Jutta Polter

In der Anrede steht aber:

Sehr geehrte Frau Polter

Würden Sie Vor- und Nachnamen nicht in getrennten Feldern erfassen, dann würde die Anrede so lauten:

Sehr geehrte Frau Jutta Polter

Zum einen entspräche nicht das den gängigen Briefstandards und zum anderen würden sich Ihre Empfänger über diese Anrede doch sehr wundern.

Sind alle Ihre Überlegungen abgeschlossen, dann sollten sich auf Ihrem Zettel zunächst folgende Informationen befinden:

Abb. 2.1: So könnten die Notizen aussehen (hier mit OneNote erstellt)

Ist das der Fall, können Sie (endlich!?) den Computer anwerfen und Access starten.

2.1 Anlegen einer Datenbank

Der erste Schritt besteht stets darin, eine neue Datenbankdatei anzulegen.

Wenn Sie die Datenbank aus dem ersten Kapitel geschlossen haben und Access noch läuft, wählen Sie im Menü der Datei-Schaltfläche zunächst den Eintrag Neu.

Wie Sie sehen, ist die Schaltfläche Leere Desktopdatenbank bereits angewählt.

Klicken Sie darauf oder bestätigen Sie mit (Enter).

Im folgenden Dialogfenster tragen Sie einen aussagekräftigen Dateinamen (im Beispiel Weinhandlung Schöpple 2016) ein und wählen gegebenenfalls den Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten.

Abb. 2.2: Die Angaben für die Datenbank

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Erstellen legt Access die neue Datenbank an.

Unmittelbar danach erscheint das folgende Fenster auf Ihrem Bildschirm:

Abb. 2.3: Jetzt kann es gleich losgehen!

In diesem Fenster wird Ihnen gleich eine leere Tabelle zur Verfügung gestellt, die auf Ihre Eingaben wartet.

2.2 Tabellen

Das Elementare an einer Datenbank sind die Daten. Für ihre Speicherung verwendet Access eine Struktur, die tabellenartig aufgebaut ist. Diese Tabellen sind Grundlage jeder relationaler Datenbank. Dabei müssen alle Datensätze einer Tabelle den gleichen Aufbau besitzen, also aus denselben Teilen, den Feldern, bestehen. Eine Tabelle setzt sich folglich immer aus Zeilen und Spalten zusammen. Eine solche Zeile enthält immer einen Datensatz und die Spalten einer Tabelle stellen die einzelnen Datensatzfelder dar.

Tabellenstruktur

Im Folgenden werden Sie sehen, wie man eine Tabelle von Grund auf neu anlegt. Zunächst befinden Sie sich in der sogenannten Datenblattansicht. Zwar könnten Sie hier auch gleich die geforderten Eingaben vornehmen, zum besseren Verständnis des grundlegenden Aufbaus einer Tabelle sollten Sie aber in die sogenannte Entwurfsansicht umschalten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Tabelle1 und wählen Sie im folgenden Kontextmenü den Eintrag Entwurfsansicht aus.

Abb. 2.4: In die Entwurfsansicht über das Kontextmenü wechseln

Da Sie die Tabelle bislang nicht gespeichert haben, werden Sie in einem Dialogfenster aufgefordert, dies zu tun.

Geben Sie in das Feld Tabellenname einen aussagekräftigen Namen ein, in unserem Fall tbl_Adressen Lieferanten.

Abb. 2.5: Die erste Tabelle abspeichern

Wie Sie sehen, wenden Sie hier zum ersten Mal die sogenannte RVBA-Konvention an. Die Abkürzung tbl steht für Tabelle und bietet sich an, wenn Sie viele Tabellen verwenden, da man diese dann rasch anhand des Namens als solche ausmachen kann.

Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird das Entwurfsfenster für die neu zu erstellende Tabelle eingeblendet.

Abb. 2.6: Das Entwurfsfenster für die neue Tabelle

Feldnamen

In diesem Entwurfsfenster wird im Folgenden die Tabelle mit den relevanten Lieferantendaten definiert.

In die linke Spalte mit der Bezeichnung Feldname tragen Sie untereinander alle Felder ein, die diese Tabelle enthalten soll.

Ein solcher Feldname kann bis zu 64 Zeichen lang sein kann. Dabei gilt es, zu beachten, dass Punkte, Ausrufezeichen, Akzentzeichen und eckige Klammern Access in Feldnamen ebenso wenig akzeptiert wie Leerzeichen am Namensanfang oder Steuerzeichen (ASCII-Werte 0 bis 31).

Zu jedem Eintrag, den Sie vornehmen, erhalten Sie im Textfeld rechts unter Feldeigenschaft entsprechende weiterführende Informationen und Hilfestellungen.

An dieser Stelle werden Sie zunächst aber den sogenannten Primärschlüssel entfernen. Access hat Ihnen bereits das Feld ID vorgegeben und dieses mit einem Primärschlüssel versehen.

Achten Sie darauf, dass besagtes Feld aktiviert ist (Sie erkennen das an der farbigen Markierung), und klicken Sie dann einmal auf das große Symbol Primärschlüssel in der Gruppe Tools (Registerkarte Entwurf).

Abb. 2.7: Entfernen Sie zunächst den Primärschlüssel

Sie könnten im Prinzip den vorgegebenen Namen an dieser Stelle auch einfach überschreiben. Wegen der besonderen Bedeutung des Primärschlüssels werden Sie ihn aber erst am Ende dieses Abschnitts zuweisen. Hier werden Sie dann auch erfahren, worauf es bei der Vergabe eines Primärschlüssels ankommt.

Geben Sie jetzt folgende Feldnamen der Reihe nach ein und beenden Sie jede Zeile mit der (Pfeil_unten)-Taste.

Die Einträge in der Spalte Felddatentyp belassen Sie vorerst so, wie Access sie Ihnen vorschlägt – wir werden sie weiter unten entsprechend...