Kapitel 3: Excel

Die Oberfläche von Microsoft Excel

Wenn Sie Microsoft Excel das allererste Mal starten, so bekommen Sie ähnlich wie in Microsoft Word ein leeres Dokument inklusive Menüband bzw. den Vorlagenkatalog.

Navigieren innerhalb des Excel-Arbeitsblatts

Wenn Sie Excel gestartet haben, erhalten Sie eine leere Arbeitsmappe mit der Bezeichnung Arbeitsmappe1. Genau am unteren Rand Ihres Fensters sehen Sie, dass Sie sich im Blatt1 befinden, das Bestandteil der Arbeitsmappe1 ist. Eine Arbeitsmappe kann also beliebig viele Tabellen und auch Diagramme enthalten. Das werden wir uns noch genauer ansehen.

Die Tabelle an sich trägt bei den Spaltentiteln Buchstaben (A, B, C …) und bei den Zeilen fortlaufende Nummern (1, 2, 3 …).

Z1/S1-Bezugsart

Sollte es bei Ihnen nicht der Fall sein, dass die Spaltentitel mit Buchstaben versehen sind, so rate ich Ihnen dringend, über den Menüpunkt Excel in die Einstellungen zu gehen und dort im Reiter Allgemein das Häkchen bei Z1/S1-Verweisart verwenden zu entfernen (1). Sie sehen weiterhin, dass Sie dort auch Ihr Lineal konfigurieren (2) und bei Blätter in neuen Arbeitsmappen (3) festlegen können, wie viele Tabellen standardmäßig in den Arbeitsmappen enthalten sein sollen. Die Voreinstellung ist 1, es könnte aber auch sein, dass Sie es mit Tabellen zu tun haben, wo Sie die Monate eines Jahres benötigen, also Januar bis Dezember. Dann wäre hier die Grundeinstellung 12 sinnvoll, was aber auch bedeutet, dass jede neue Excel-Datei immer 12 Tabellenblätter bekommt. Also belassen wir es doch bei der Einstellung 1 und holen uns die zusätzlichen Tabellen, wenn es an der Zeit ist.

Menü Ansicht

Der Unterschied ist ein ganz einfacher: In der Standardansicht sehen Sie durch gestrichelte Linien, wie groß Ihr eingerichtetes Papierformat ist, im Regelfall eine DIN-A4-Seite im Hochformat. Wohingegen Sie, wenn Sie im Seitenlayout arbeiten, tatsächlich ein DIN-A4-Blatt mit den Blatträndern sehen. Ich wechsle also die Ansicht und werde in der Standardansicht weiterarbeiten.

Ansicht –> Standard oder Seitenlayout

Augenblicklich befinde ich mich in der Zelle der Spalte A und der Zeile 1. Ich kann dies auch überprüfen, weil ich in der Bearbeitungsleiste Zelle A1 ablesen kann.

A1 in Bearbeitungsleiste

Das heißt: Die Bearbeitungsleiste ist für Sie immer eine gute Anlaufstelle, wenn Sie prüfen wollen, wo Sie sich aktuell in Ihrer Tabelle befinden (Ansicht –> Bearbeitungsleiste).

Zudem finden Sie im Menüpunkt Ansicht noch die Funktion Vollbild ein, mit der Sie das Excel-Fenster monitorfüllend darstellen können.

Navigieren in Tabellen

Wir wollen uns nun die ersten wichtigen Navigationsbefehle ansehen, um uns in einer Tabelle zu bewegen. Die einfachste Idee ist, mit den Cursor- oder Pfeiltasten beliebige andere Zellen anzusteuern. Versuchen Sie es doch einfach mal: Einige Cursorschritte nach unten, nach rechts, nach links – und siehe da, Sie bewegen sich in der Tabelle und sehen an einer farbigen Hervorhebung, dass Sie eine andere Zelle angesteuert haben. Die Bearbeitungsleiste gibt Ihnen auch die Position der Zelle durch. Sie können natürlich ebenso mit der Maus an eine beliebige Zelle auf dem Blatt fahren und diese anklicken.

Was aber, wenn Sie sich schneller bewegen wollen? Auch hierzu gibt es Möglichkeiten. Setzen Sie sich beispielsweise in die Zelle H17. Möchten Sie nun sehr rasch zur Zelle A17 kommen, also in der Zeile bleiben, aber die Spalte wechseln, so verwenden Sie auf der Tastatur die Taste Pos1 (diese Taste hat als Kennzeichen einen Pfeil nach schräg links oben!), um in der gleichen Zeile in die Spalte A zu gelangen. Wollen Sie noch schneller springen, dann ist es eine gute Idee, die cmd-Taste zu verwenden. Nehmen Sie beispielsweise die Befehlstaste und die Cursortaste nach unten – und siehe da: Sie sind in der Zelle mit der Zeile 1048576 gelandet.

Excels Zelle ganz rechts unten auf dem Tabellenblatt

Das ist die letzte Zeile, über die Microsoft Excel verfügt. Und wenn Sie nun mit der Befehlstaste und Cursor nach rechts marschieren, kommen Sie an bei der Spalte XFD. Jetzt sind Sie also am äußersten unteren rechten Rand Ihrer Tabelle angelangt. Das heißt in anderen Worten: Eine Excel-Tabelle kann riesengroß sein. Sie verfügt über mehr als eine Million Zeilen und über mehrere Tausend Spalten (16 000!). Um wieder sehr rasch in die Zelle A1 zu gelangen, verwenden Sie beispielsweise Befehlstaste + Cursor nach oben (damit springen Sie in die erste Zeile), bleiben aber weiterhin in der allerletzten Spalte rechts. Mit Befehlstaste + Cursor nach links landen Sie abschließend wieder in der Zelle A1. Oder Sie erledigen das noch eleganter via cmd + Pos1. Damit kommen Sie immer zurück auf A1 – egal wo Sie vorher waren.

Kommen wir zurück zur Bearbeitungsleiste. Wenn Sie die Zellbezeichnung in der Bearbeitungsleiste anklicken, so können Sie auch dort eine beliebige Zelle eintragen.

Sprungstellen eintragen

Tippen Sie also einfach über den bestehenden Wert in der Bearbeitungsleiste eine neue Position ein und bestätigen Sie den Wert mit einem Return. Und schon springt Excel für Sie in diese gewünschte Zelle.

Statusleiste und weitere Tabellen

Klicken Sie also auf das Plussymbol, um für diese Arbeitsmappe weitere Tabellen hinzuzufügen. Möchten Sie diese Tabellen wieder entfernen, so können Sie dies mit einem Klick der rechten Maustaste auf den Titel der Tabelle (z. B. Tabelle2) tun.

Tabelle aus der Arbeitsmappe entfernen

Das Schöne an diesen vielen Tabellen innerhalb einer Arbeitsmappe ist, dass beim Speichern der Arbeitsmappe natürlich der Inhalt sämtlicher Tabellen abgelegt wird. Das kann durchaus interessant sein, wenn Sie beispielsweise selbstständig sind und eine Einnahmen- und eine Ausgabentabelle führen. Wollen Sie beide miteinander verrechnen, so haben Sie also innerhalb von drei Tabellen, die sich alle in ein und derselben Arbeitsmappe befinden, Ihre kompletten geschäftlichen Aktivitäten im Überblick und sie somit nicht auf mehrere Einzeldateien verteilt, was sehr praktisch ist.

Gut – bevor wir uns nun komplexeren Situationen zuwenden, schlage ich vor, wir gehen zuerst die einfachen Schritte und sehen, wie man schnell Informationen in Tabellen eintragen kann.

Dateneingabe in Excel 2016

Texteingabe

Beginnen wir in der Zelle A1. Tippen Sie dort beispielsweise den Text „Martin und das Fahrrad“. Sie können diesen Text entweder in der Zelle A1 eintragen oder in der Bearbeitungsleiste, die Sie darüber sehen. Beenden Sie die Texteingabe mit einem abschließenden Return. Ihr Cursor wird sogleich in die Zelle A2 springen.

Texteingabe

Schauen Sie sich das bitte genauer an. Sie erkennen: Der Text „Martin und das Fahrrad“ ist zu breit für die Spalte A, er läuft also in die Spalte B. Was tun? Es gibt nun drei Möglichkeiten. Bevor wir diese drei...