Geschäftsprozessmanagement mit Visio, ViFlow und MS Project (eBook)

Josef Schwab, Diplom-Volkswirt, ist Inhaber der Firma Schwab Projektmanagement in Berlin, die Schulungen und Beratung zum IT-gestützten Projekt- und Geschäftsprozessmanagement durchführt.

Inhalt 6
Vorwort 12
Kurze Erläuterung des Aufbaus des Buchs und des Inhalts der einzelnen Kapitel 13
Danksagungen 14
1Einleitung 16
1.1 Mein Zugang zum Thema 16
1.2 Prozessanalyse und Projektmanagement 18
1.3 Ein anderer Zugang: die DIN-ISO-Norm: 9001:2008 20
1.3.1 Prozessorientiertes Qualitätsmanagement 20
2Prozesse 30
2.1 Was ist ein Prozess? 30
2.2 Etwas Geschichte 33
2.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung 33
2.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft 35
2.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess 37
2.2.4 Hammer/Champy: das verlorene Band der Geschäftsprozesse 40
2.2.5 Eliyahu M. Goldratt: neue Suche des Bands der Produktionsprozesse 44
2.3 Prozesse versus Funktionen 48
2.4 Etwas Theorie 53
2.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss 53
2.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe 55
3Das Projekt Geschäftsprozess­optimierung 62
3.1 Ein typischer Projektablauf 63
3.2 Projektziel bestimmen 66
3.2.1 Das Band entdecken 66
3.2.2 Praktische Tipps dazu 67
3.2.3 Messbare Ziele 69
3.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren 72
3.3.1 Projektleiter ernennen 73
3.3.2 Projektteam, Kick-off-Meeting 73
3.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing 74
3.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen 74
3.4 Planungsphase 75
3.5 Ist-Analyse 76
3.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme 76
3.5.2 Workshop 77
3.5.3 Einzelinterviews 79
3.6 Soll-Konzept 80
3.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen 82
3.6.2 Prozessverantwortliche 82
3.6.3 Reorganisation der Arbeit 83
3.7 Realisierung 84
3.7.1 Testlauf 84
3.7.2 Einführung 85
3.8 Prozess permanent überprüfen 86
3.9 Den Plan optimieren 87
4Prozessdarstellung mit MS.Visio 90
4.1 Arbeiten mit Visio 91
4.1.1 Startbildschirm 91
4.1.1.1 Starten mit Visio.2013 91
4.1.1.2 Starten mit Visio.2010 93
4.1.2 Arbeiten mit Shapes 95
4.1.3 Arbeiten mit Quick-Shapes 100
4.2 Sinnbilder und ihre Anwendung 101
4.3 Standardflussdiagramm 104
4.3.1 Erste Arbeitstechniken 105
4.3.1.1 Einfügen und ausrichten 105
4.3.1.2 Verbinder 107
4.3.1.3 Beschriften 108
4.3.1.4 Löschen 109
4.3.1.5 Shape ersetzen 109
4.3.2 Der erste Geschäftsprozess 110
4.3.3 Gestaltungen 111
4.3.3.1 Shapes formatieren 111
4.3.3.2 Gruppieren 115
4.3.3.3 Designvorlagen 116
4.3.3.4 Angepasste Shapes verwenden 117
4.3.3.5 Titel einfügen 118
4.3.3.6 Prozesse nummerieren 119
4.3.4 Eigene Mastershapes definieren 121
4.4 Arbeiten mit großen Prozessen 123
4.4.1 Zeichenblatt vergrößern 123
4.4.1.1 Verschieben und Zoom 124
4.4.2 Weitere Zeichenblätter 126
4.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse 128
4.4.3.1 Fortsetzung des Prozesses 128
4.4.3.2 Unterprozess anlegen 131
4.4.3.3 Rückverweis 132
4.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm 134
4.5.1 Arbeitstechniken mit Funktionsdiagrammen 138
4.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt 138
4.5.3 Sprungreferenz einrichten 142
4.5.4 Unterprozesse 144
4.5.5 Teilprozesse 147
4.5.5.1 Auswahl als Teilprozess erstellen 148
4.5.5.2 Teilprozess mehrmals in anderen Dateien verwenden 150
4.5.5.3 Hinweise zum Aufbau großer Prozesse 153
4.6 Prozess Prüfen 153
4.7 Daten 159
4.7.1 Interne Daten 159
4.7.2 Shape-Daten definieren 160
4.7.3 Zugriff auf externe Daten 163
4.7.4 Datengrafik bearbeiten 167
4.7.5 Daten auslesen 169
4.7.6 Berichte erstellen 172
4.8 Der Prozess als Webseite 178
4.8.1 Exportieren 178
4.8.2 Suchen und Daten analysieren 180
4.8.3 Navigieren 183
4.9 BPMN 186
4.9.1 Die BPMN-Shapes in Visio 187
4.9.1.1 In Visio.2010 Premium Edition 187
4.9.1.2 In Visio.2013 192
4.9.2 Die Logik 196
4.9.3 Ein Beispiel 199
4.9.3.1 Teil.1 199
4.9.3.2 Diagramm überprüfen 200
4.9.3.3 Teilprozesse 201
4.9.4 Meine Einschätzung der BPMN 204
5Prozessdarstellung mit ViFlow 208
5.1 ViFlow starten 210
5.2 Neuer Prozess 213
5.2.1 Prozess anlegen 213
5.2.2 Prozess löschen 213
5.2.3 Prozess umbenennen 213
5.2.4 Prozess öffnen 215
5.3 Der Arbeitsbereich 216
5.4 Prozesse erfassen 218
5.4.1 Bereiche 218
5.4.2 Prozesse 220
5.4.3 Verzweigungen 223
5.4.4 Verbinder und Datenobjekte 224
5.4.5 Löschen 231
5.4.5.1 Symbol löschen 231
5.4.5.2 Elemente aus der Datenbank löschen 232
5.4.5.3 Verbinder (Daten) löschen 232
5.4.5.4 Bereiche löschen 232
5.5 Unterprozesse 233
5.5.1 Unterprozesse anlegen 233
5.5.2 Unterprozesse mehrmals verwenden 236
5.6 Die Prozessübersicht 240
5.6.1 Prozessübergreifende Verbindungen 243
5.7 Zusammenarbeit 245
5.7.1 Shared Process Modelling 245
5.7.2 Workflow-Prozesse genehmigen 253
5.8 Einstellungen und Anpassungen 259
5.8.1 Spracheinstellungen 259
5.8.2 Informationsbasis vertiefen 263
5.8.2.1 Informationsarten bearbeiten 265
5.8.2.2 Potentiale 266
5.8.2.3 Benutzerdefinierte Felder 268
5.8.3 EPK mit ViFlow 270
5.8.4 BPMN mit ViFlow 272
5.8.5 Input und Output 274
5.8.6 Datenbank reorganisieren und Backup 277
5.9 Prozessdarstellung im Inter-/Intranet 279
5.9.1 Navigieren 281
5.9.2 Volltextsuche und Sprache 285
5.9.3 WebModel starten 286
5.10 Der ViFlow-Reporter 286
5.10.1 Berichte pro Prozess 288
5.10.2 Ausgabeformat auswählen 291
5.10.3 Berichte für alle Objekte 292
5.10.3.1 Verbesserungspotentiale 292
6Prozessoptimierung mit MS.Project 296
6.1 Die Durchlaufzeit 298
6.2 Export nach Project 299
6.3 Kritischer Weg als Engpass 302
6.4 Input-Wächter 304
6.5 Neu synchronisieren 306
6.6 Veränderungen der Arbeitsteilung 308
6.7 Neuen Prozess messen 313
6.8 Kostenberechnungen in Project 314
Am Ende des Tages 318
AAnhang 322
A.1 Einleitung 322
A.1.1 Beweggründe für eine prozessorientierte QM-Dokumentation 322
A.1.2 Das Projekt 323
A.2 Die Projektphasen 323
A.2.1 Phase.1: Vorbereitung und Kommunikation 324
A.2.1.1 Projektvorbereitungen 324
A.2.1.2 Kommunikation 325
A.2.1.3 Systemfestlegungen 327
A.2.1.4 Modellierungskonventionen 328
A.2.1.5 Datenablage 330
A.2.1.6 Systemstruktur in ViFlow 330
A.2.2 Phase.2: Prozessaufnahme und Modellierung 336
A.2.2.1 Schritt.1: Identifizierungsphase und Vorabklärung 336
A.2.2.2 Schritt.2: Prozessdesignphase 338
A.2.2.3 Schritt.3: Prozessdetaillierungsphase 340
A.2.2.4 Schritt.4: Abstimmungs- und Freigabephase 343
A.2.3 Phase.3: Veröffentlichung und Training 344
A.2.4 Phase.4: Pflege 344
A.3 Fazit 345
Stichwortverzeichnis 346