Die Timeboxing-Methode (eBook)

1. Timeboxing ist die Lösung

»Man denkt mit der Uhr in der Hand, wie man zu Mittag isst, das Auge auf das Börsenblatt gerichtet, – man lebt wie einer, der fortwährend etwas versäumen könnte.«

(Friedrich Nietzsche)

Was ist Timeboxing?

Timeboxing wird oft mit ähnlich klingenden Ansätzen des Zeitmanagements in einen Topf geworfen: Zeitblöcke, Terminierung, Tagesplanung, Singletasking, Terminverwaltung und Zeitpläne.

Doch unterschiedliche, uneinheitliche und sich überschneidende Definitionen von Timeboxing gehören nicht in ein Buch zu diesem Thema. Sie sind unbefriedigend, alle und jede für sich. Ich würde sagen:

Timeboxing ist eine Methode und die zugehörige Einstellung, mit der man entscheidet, was man tun wird, bevor der Tag mit all seinen Ablenkungen beginnt; jede Aufgabe in einen Kalender einträgt, mit Anfangs- und Endzeit; sich jeweils auf eine Aufgabe konzentriert und jede Aufgabe angemessen (nicht perfekt) ausführt.

Diese Definition enthält bereits die wichtigsten Elemente der Methode: Intention, Fokus, Ergebnisse, Ordnung, Fertigstellung und das Erstellen der Timebox selbst. Und sie weist auch darauf hin, dass wir Timeboxen dann – und nur dann – erstellen sollten, wenn die Voraussetzungen gegeben sind. Alle Regeln, die wir als zivilisierte Gesellschaft aufstellen (Gesetze, Kodierungskonventionen, Haushaltsvorgaben), sind Beispiele für Entscheidungen, die am Anfang mit Bedacht und nach reiflicher Überlegung (oft von einem sorgfältig zusammengestellten Ausschuss) getroffen werden, damit das Leben auf lange Sicht reibungslos abläuft. Die Timeboxing-Methode wendet dasselbe Prinzip speziell auf Sie an.

Wenngleich das keine Definition ist, könnte man die Timeboxing-Methode auch als eine Synthese aus Aufgabenliste und Kalender ansehen. In der Aufgabenliste steht, was zu tun ist. Im Kalender steht, wann es zu tun ist. Die Kombination von beidem erleichtert die Umsetzung und ist nützlicher als jedes für sich.

Man muss auch zwischen Timeboxing und Timeblocking unterscheiden. Beim Timeblocking wird Zeit für eine bestimmte Aufgabe reserviert. Timeboxing hingegen bedeutet Timeblocking + die Verpflichtung, die Aufgabe rechtzeitig zu erledigen, innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters. Mit anderen Worten: beim Timeblocking geht es um Konzentration auf eine Aufgabe, beim Timeboxing um Konzentration auf eine Aufgabe + ein bestimmtes Ergebnis.

Welches Problem wird dadurch gelöst?

Das Problem besteht darin, dass wir unsere Zeit nicht gut nutzen. Wir schieben Dinge vor uns her. Wir erreichen weniger, als wir sollten. Wir fühlen uns nicht frei, nicht einmal in unserer Freizeit. Wir nehmen uns zu viel vor. Wir machen uns Sorgen. Die meisten von uns weisen viele der in der Einleitung genannten Merkmale auf.

Es fällt uns heute schwer, unsere Zeit gut zu nutzen, und das liegt vor allem daran:

• Wissensarbeit endet nie.
• Wir müssen ständig zwischen vielen Möglichkeiten wählen. Diese Entscheidung erzeugt einen unangenehmen Druck, die richtige Wahl zu treffen. Unter den Möglichkeiten ist vieles einfach Mist; der Überfluss an Wahlmöglichkeiten ist in Wahrheit also ein Überfluss an Mist.
• Wir haben Angst, etwas zu verpassen, denn wir nehmen verstärkt wahr, was anderswo vor sich geht, in erster Linie über die sozialen Medien.
• Wir überlassen die Kontrolle den Algorithmen und anderen Menschen. Wir haben viel von unserer Freiheit, von unserer Handlungsfähigkeit eingebüßt.6
• Wir haben nicht viel Zeit hier auf Erden – nur viertausend Wochen, wie Oliver Burkeman es ausdrückte. Und wir haben noch viel weniger Zeit für das Besondere, für die Zeit mit den Großeltern, den Enkeln, den geliebten alten Eltern, den besten Freunden.

Dennoch stellt sich immer wieder die Frage, was wir in einem bestimmten Moment tun sollen. Die Philosophie beschäftigt sich seit Jahrtausenden mit dieser Frage, von Platons Ethik über Kants hypothetischen Imperativ7 bis hin zu den Existenzialisten, die nach dem Sinn des Daseins fragen und danach, was wir mit unserem Dasein anfangen sollen. Diese Frage durchzieht auch die Literatur – man denke nur an die Not und das Verhalten von Camus’ Meursault (L’Étranger), an George Cockcrofts Der Würfler oder Becketts Didi und Gogo in Warten auf Godot. 

Der Idee, dass unser Leben die Summe unserer Erfahrungen ist und dass wir als vernunftbegabte Wesen mit freiem Willen diese Erfahrungen weitgehend selbst wählen können, wohnt eine einfache, aber überzeugende Logik inne: Wähle gut und du wirst ein gutes Leben führen. Wähle schlecht und das wird dir nicht gelingen. Unser Problem ist, dass wir häufig schlecht wählen. Unser Problem ist, dass wir nicht so gut leben, wie wir es könnten.

Was die Timeboxing-Methode auszeichnet

Einige Merkmale des Timeboxing offenbaren seine Stärken als Einstellung und als Methode.

Merkmale sind das, was die Methode ausmacht – was sie ist. Der Nutzen hingegen bezieht sich darauf, wie die Methode Ihr Leben verbessert. Oder wie der Kaufmann sagen würde: Merkmale sind wichtig, der Nutzen ist entscheidend. In diesem Kapitel geht es um die Merkmale der Timeboxing-Methode, der Rest dieses Teils des Buches widmet sich dem Nachweis der Wirksamkeit (siehe Kapitel 2) und dem Nutzen für die Anhänger der Methode (siehe Kapitel 3 – 8).

Die Timeboxing-Methode ist logisch. Für die wichtigsten Aspekte unseres Lebens treffen wir systematisch Entscheidungen, geben ihnen Priorität und widmen ihnen die gebührende Aufmerksamkeit. So stellen wir sicher, dass die Abfolge unserer Erfahrungen und unsere Nutzung der Zeit systematisch optimiert wird, Stunde um Stunde und Tag für Tag. Für diejenigen unter uns, die so vorgehen, stellt sich die Frage: Wie können wir ohne Timeboxing auskommen?

Timeboxing ist eine natürliche Methode. Genauer gesagt, ist es eine natürliche Erweiterung dessen, was wir bereits tun. Etwa die Hälfte unseres Arbeitslebens (Besprechungen, Pendeln, gemeinsame Arbeitssitzungen) und ein Teil unserer Freizeit (eine Bahnfahrt, ein Kinobesuch, eine Massage, eine Restaurantreservierung) sind im Voraus mit Anfangs- und Endzeiten festgelegt. Sagen wir, etwa vier Stunden des Arbeitstages und zwei Stunden der Freizeit sind bereits festgelegt, also insgesamt sechs Stunden. Timeboxing ist folglich nur eine Erweiterung dieser Festlegung und sollte sich ganz natürlich anfühlen. Die Methode wendet sich den verbleibenden Wachstunden zu (im obigen Beispiel sind es etwa zehn) und regt dazu an, einige davon besser zu nutzen. Diese Methode erscheint weniger beängstigend, wenn man sie als natürliche, folgerichtige Erweiterung ansieht – anstatt für die bisherigen sechs Stunden werden dann eben Timeboxen für acht, zehn oder zwölf Stunden erstellt. Wir fangen nicht bei null an! Da Sie bereits mit dem Timeboxing vertraut sind, können Sie Ihre bestehenden Systeme und Prozesse nutzen. Wir werden diese im Laufe des Buches näher betrachten und eventuell verbessern. Im Gegensatz zu anderen Selbsthilfemethoden wird Ihnen mit der Timeboxing-Methode also keine fremde Praxis vorgestellt, die sich auch noch in ein bereits mehr als ausgefülltes Leben mit festen Abläufen und etablierten Gewohnheiten drängt.

Timeboxing ist praktisch. Man trägt einen einzelnen Termin in seinen Kalender ein, legt eine angemessene Dauer fest, und schon kann es losgehen. Wir wählen hier die mit Abstand effektivste Methode und konzentrieren uns voll und ganz darauf – Lernen durch Praxis, wo immer es möglich ist –, damit Sie sich die Methode aneignen.

Timeboxing ist eine Ergänzung. Es gibt viele Ansätze für Zeitmanagement. Timeboxing passt gut zu diesen Ansätzen, ja es unterstützt sie sogar. Wenn Sie nach der Eisenhower-Matrix vorgehen (alle Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert), werden Sie so früh wie möglich Timeboxen für die wichtigsten und dringendsten Elemente in Ihrem Kalender einrichten. Wenn Sie der Meinung sind, dass unangenehme Dinge so schnell wie möglich erledigt werden sollten,8 können Sie diese vorne in Ihren Kalender aufnehmen. Wenn Sie der Überzeugung sind, dass Steine Vorrang vor Kieseln und Sand haben sollten, dann planen Sie kleinere Aufgaben entsprechend um größere herum ein und legen für die größten zuerst Timeboxen an. Sind Sie Anhänger der 80/20-Regel (die besagt, dass 80 Prozent der Folgen auf 20 Prozent der Ursachen zurückzuführen sind), werden Sie sich bemühen, die wenigen wichtigen Dinge zu identifizieren und sie in Ihrem Kalender vor den vielen...