Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement (eBook)

Claus Bühnert ist freier Berater und einer der Top-Experten in der Kongressbranche mit Erfahrungswissen aus über 1.000 Veranstaltungen, in die er involviert war oder die er selbst entwickelt und durchgeführt hat. Professor Stefan Luppold verfügt über 25 Jahre internationale Praxis im Messe-, Kongress- und Eventmanagement, ist Lehrender, Autor, Herausgeber zahlreicher Fachbücher und Mitglied in wissenschaftlichen Beiräten von Branchenverbänden.

Vorwort der Herausgeber 5
Inhaltsverzeichnis 9
Teil I Plattformen und Marktteilnehmer, Formate und Gestaltung 13
Treffpunkt Deutschland 14
Zusammenfassung 14
1Globale Dynamik und gefestigte Wettbewerbsposition 15
2Motor für Millionen von Menschen 16
3Wegmarken eines traditionellen Kongresslandes 16
4Kongresse und Tagungen von morgen und übermorgen 17
4.1Megatrends auf dem Kongressmarkt 17
4.1.1 Technisierung der Arbeits- und Lebenswelten 18
4.1.2 Globalisierung und Internationalisierung 18
4.1.3 Mobilität der Zukunft 19
4.1.4 Nachhaltige Entwicklung 19
4.1.5 Demografischer Wandel und Diversity 20
4.2„Future Meeting Space“ – eine sehr realistische Vision 20
5Brückenschläge in die physische und in die digitale Welt 21
Literatur 21
Klassenprimus unter den Locations 23
Zusammenfassung 23
1Vielfalt und Fülle an Veranstaltungsstätten 24
1.1Tagungshotels 24
1.2Special-Event-Locations 24
1.3Veranstaltungszentren 24
2Die DNA der Veranstaltungszentren 25
2.1Messe- und Kongresszentren 25
2.2Solitäre Kongresszentren 26
2.2.1 Solitäre Kongresszentren mit nationaler Bedeutung 26
2.2.2 Solitäre Kongresszentren mit regionaler Bedeutung 27
2.3Arenen/Stadien/Mehrzweckhallen 27
3Das Veranstaltungszentrum als Produktmanager 28
4Heterogenität der Zielgruppe 31
5Location-Marketing mit allen Facetten 32
6Social Networking pur 36
Literatur 37
Professional Congress Organiser 38
Zusammenfassung 38
1Der Dienstleister PCO 39
2Differenzierung der verschiedenen Geschäftsmodelle 39
2.1Full-Service-PCO 40
2.2Teil-PCO 40
2.3Inhouse-PCO 41
2.4Core-PCO 41
2.5Servicegesellschaft 42
3Die Zukunft der professionellen Kongressorganisation 42
Literatur 43
Convention Bureau 45
Zusammenfassung 45
1Das städtische Convention Bureau 46
1.1Die Kongressbranche als Wirtschaftsfaktor 47
1.2Nationale und internationale Vernetzung 47
2Das Geschäftsmodell eines Convention Bureaus 48
2.1Organisationsformen und Finanzierung 48
2.2Aufgaben eines Convention Bureaus 50
2.2.1 Kundenanforderungen 50
2.2.2 Dienstleistungsangebot 52
2.2.3 Netzwerkmanagement 53
2.2.4 Marketing und Vertrieb 53
2.2.5 Kundenbetreuung 54
3Markttrends und Herausforderungen 54
3.1Technisierung der Arbeits- und Lebenswelten 55
3.2Globalisierung und Internationalisierung 55
3.3Demografischer Wandel und Diversity 56
3.4Mobilität 56
3.5Nachhaltige Entwicklung 57
4Strategien 57
4.1Primäre strategische Ansätze 57
4.1.1 Zielmärkte 58
4.1.2 Kundenbindung 58
4.1.3 Vernetzung 58
4.2Kompetenzfelderstrategie 58
4.2.1 Köln 59
4.2.2 Frankfurt am Main 59
5Perspektiven einer Kongressdestination, Potenziale eines Convention Bureaus 60
Literatur 61
Hotellerie mit besonderer Ausprägung 63
Zusammenfassung 63
1Das Hotel als Gesamtprodukt 64
1.1Ausprägungen und Typisierung 64
1.2Nutzenversprechen der Betriebstypen „Kongresszentrum“ und „Bildungshaus“ 64
2Strategische Aufstellung von Kongresshotels, Bildungshäusern und Akademien 65
2.1Produktentwicklungsstrategie 65
2.2Diversifikationsstrategie 67
3Hotelmarketing mit Qualität 68
3.1Einführung von Qualitätsmanagementsystemen 69
3.2Chancen und Risiken beim qualitätsorientierten Marketing 69
4Erlöse aus mehreren Quellen 70
5Kongresshotels, Bildungshäuser und Akademien im Spiegel der Produktpolitik 70
5.1Produktvariation 70
5.2Namensgebung 71
5.3Vom Bildungsdienstleister zum Anbieter von Hospitality-Dienstleistungen 71
5.4Bildungshäuser – eine besondere Ausprägung der Hotellerie 72
6Der feine, aber entscheidende Unterschied 73
Literatur 73
Verbände in Deutschland 75
Zusammenfassung 75
1Verbände tagen und tagen und tagen 76
2Aufgaben und Aufbau von Verbänden 76
3Das „Besondere“ an Verbänden 78
4Regionale Verteilung deutscher Verbände 80
5Meine Behörde, mein Verband 81
6Der Verband als Netzwerker 81
7Darum tagen Verbände 82
8Stabile Interessensgeflechte 83
Literatur 83
Erlebnisse mit Format 85
Zusammenfassung 85
1Leitplanken der Programmentwicklung 86
1.1Sicherheit im Sinne von Verlässlichkeit und Wohlbefinden 86
1.2Wissensvermittlung 87
1.3Unterhaltung 87
2Multiplikation durch hybride Veranstaltungen 88
2.1Hybrid durch Bildübertragung 89
2.2Kommentator/Moderator 91
2.3Satellitenevents 91
3Das Publikum entwickelt das Programm 92
Literatur 92
Labore für Kongressdramaturgie 94
Zusammenfassung 94
1ThinkTank für die MICE-Branche 95
2Visionen von Lebendigkeit 98
3Paradigmenwechsel für Veranstaltungsplaner 103
Weiterführende Literatur 104
Schauplatz Bühne 105
Zusammenfassung 105
1Vorspiel auf dem Theater 106
2Ansätze einer Begriffsklärung 107
2.1Theatralische Inszenierung 109
2.2Außertheatralische Inszenierung (unter anderem auch Massenregie) 109
3Eventinszenierungen 111
3.1Inszenierungsprozesse im Theater und beim Event 111
3.2Begrifflichkeiten in der Praxis des Eventmanagements 114
4Beispiele theatralischer Elemente in der Eventgestaltung 114
4.1Dramaturgie 114
4.2Theaterbühnen/Eventräume 116
4.3Personenregie 120
4.4Theater im Event – künstlerische Versatzstücke, Medieneinsatz und Eventdesign im Sinne eines „Gesamtkunstwerks“ 124
4.5Emanzipation vom Theater – Interaktion 127
Literatur 129
Kongressmanagement per Definition 131
Zusammenfassung 131
1Von der Zusammenkunft zum Kongress 132
1.1Die Anatomie einer Veranstaltung 133
1.1.1 Wesen und Charakter der Veranstaltungsformate 134
1.1.2 Kompetenzerweiterung 134
1.1.3 Identifikation 135
1.1.4 Kommunikation 136
1.1.5 Entscheidungsfindung 137
1.2Treffpunkt Zielgruppe 138
1.3Leitplanken für die Veranstaltungsplanung 139
1.4Didaktische und emotionale Bausteine 139
1.5Globaler Erfindergeist 140
1.6Nomen est omen 142
Literatur 142
Digitale, virtuelle und hybride Konferenzformate 144
Zusammenfassung 144
1Einführung: Kongresse, Konferenzen und Events 146
2Kongresse und Events im Spannungsfeld zwischen Realität und Virtualität 147
2.1Virtuelle Events und Konferenzen 147
2.2Hybride Events und Konferenzen 148
2.3Events und Konferenzen mit digitalen Bestandteilen 149
3Virtuelle und hybride Veranstaltungsformate im Überblick 150
3.1Webinar 150
3.2Virtual Conferencing 152
3.3Congress-on-Demand 153
3.4Global Conferencing 153
3.5Barcamp 154
4Hybride Workshop-Formate und Digital Facilitation 158
5Wege zu einem nachhaltigen Mehrwert 161
Literatur 163
Teil II Finanzierung und Risikomanagement, Recht und Regelwerke 165
Kongressfinanzierung 166
Zusammenfassung 166
1Mit Kongressen Geld verdienen 167
1.1Geschäftsmodell „Kongresse“ 168
1.2Gewinn vs. Gemeinnützigkeit 168
2Budgetplanung als vorweggenommenes Ergebnis 170
2.1Erlösplanung 170
2.2Preisbildung 171
2.3Kostenplanung 173
3Die Pfeiler und Pflöcke des Budgets 174
3.1Teilnahmeerlöse 174
3.2Sponsoring und Industrieausstellung 176
3.3Provisionen und Vergütungen 178
3.4Kommerzielle Verwertung von Inhalten 179
3.5Drittmittel 179
4Controlling bedeutet Steuerung 180
5Die Währung „Wissen“ 181
Literatur 181
Crowdsponsoring 182
Zusammenfassung 182
1Crowdfunding – eine begriffliche Einordnung 183
2Der Crowdsponsoring-Prozess 185
3Erfolgreich finanziert – Crowdsponsoring im Kongresswesen 187
4Chancen und Risiken 190
5Finanzierungspotenziale für Kongresse, Tagungen und Konferenzen 191
Literatur 192
Compliance bei Kongressen 194
Zusammenfassung 194
1Einführung 195
1.1Das Strafrecht als Ausgangspunkt der Compliance 196
1.2Begriff und Zweck der Compliance und ihr Verhältnis zum Strafrecht 197
1.3Weitere Quellen der Compliance 198
1.4Allgemeine Grundsätze der Compliance 199
1.5Compliance bei Kongressen: ein Negativbeispiel 201
2Compliance-Regeln für Kongresse und ihre Auswirkungen 203
2.1Übersicht 203
2.2Kostenübernahme durch Sponsoren 204
2.3Veranstaltungsort, -zeit und Programmgestaltung 206
2.4Programmgestaltung: Verhältnis von Fach- und Rahmenprogramm 208
2.5Übernachtung 209
2.6Bewirtung 210
3Exkurs: der Pharma-Kodex und seine Folgen 212
4Kritik des aktuellen Entwicklungsstands der Compliance 213
5Folgen für Veranstalter, Teilnehmer und Sponsoren 218
6Fazit und Ausblick 219
Literatur 220
Vertrags- und Hausrecht 224
Zusammenfassung 224
1Vertragsrecht 225
1.1Vertragsarten 225
1.2Rechtsgrundlagen des Vertragsrechts 225
1.3Vertragsgestaltung als Störfallvorsorge 225
1.4Vertragliche Schutzpflichten gegenüber Vertragspartnern 226
2Hausrecht – Das Rechtsverhältnis zwischen Kongress- oder Tagungsbesucher und Veranstalter während der Veranstaltung 227
2.1Hausrecht als Teil des Risikomanagements 228
2.2Herleitung des Hausrechts 229
2.3Rechtliche Ausgestaltung des Hausrechts 230
2.3.1 Zutrittsverweigerung für nicht zugelassene Personen 230
2.3.2 Zutritt ohne Ticket 230
2.3.3 Verstoß gegen Vertragsabsprachen 230
2.3.4 Ausschluss für künftige Veranstaltungen 231
2.4Schranken des Hausrechts 231
2.5Rechtsprechungsauswertung 233
2.5.1 Grundsatzurteil zur Rechtmäßigkeit eines Hausverbots 233
2.5.2 Schadensersatz bei diskriminierenden Einlasskontrollen 235
2.5.3 Bundesweite Stadionverbote 237
2.5.4 Hausverbot wegen kritisierter Theateraufführung 237
2.5.5 Hausverbote gegenüber Journalisten 238
2.5.6 Missachtung eines aufgrund des Hausrechts ausgesprochenen Fotografierverbots 239
2.6Zusammenfassung zum Hausrecht 239
Literatur 240
Urheber- und Bildrechte 242
Zusammenfassung 242
1Einführung 243
2Urheberrecht und verwandte Schutzrechte 243
2.1Allgemein 243
2.2Praktische Bedeutung 246
3Persönlichkeitsrechte 249
3.1Allgemein 249
3.2Recht am Bild der eigenen Sache? 252
3.3Praktische Bedeutung 253
Literatur 255
Risikomanagement im Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement 256
Zusammenfassung 256
1Einführung 257
1.1Risikomanagement – Definition und Abgrenzung 257
1.2Relevante Literatur 259
1.3Warum Risikomanagement? 261
2Ansätze und Tools 264
2.1Risikominimierung durch klare Zielsetzung 265
2.2Risiken erkennen durch den Einsatz von Analysetools 269
2.3Der Risikomanagementprozess 274
2.4Risikovermeidung durch adäquate Planung 277
3Risikomanagement als zentrale Säule 278
Literatur 279
Proaktives Risikomanagement bei Veranstaltungen 282
Zusammenfassung 282
1Einleitung 283
2Risikomanagement im Veranstaltungsbereich mithilfe der FMEA 283
Literatur 289
Teil III Wissen und Daten, Interaktion und Wellenbewegungen 291
Kongress und Innovation 292
Zusammenfassung 292
1Kongresse im digitalen Zeitalter 293
2Strategien für Kongresse im digitalen Zeitalter 298
2.1Strategien für neue Kongressformate 298
2.2Strategien für die Bespielung des digitalen Raums 299
2.3Strategien für die Bespielung des physischen Raums 301
3Kongresse im 21. Jahrhundert – vom „third place“ zum „third space“ 303
Literatur 304
Gut zu Wissen 306
Zusammenfassung 306
1Wissenschaftliche Betrachtung von Wissen und Wissensmanagement 307
1.1Entstehung und Begriffsdefinition des Wissens 307
1.2Wissensarten und die Entstehung einer organisationalen Wissensbasis 308
1.3Begriffsdefinition des Wissensmanagements 309
1.4Ziele und Nutzen des Wissensmanagements 310
1.5Ebenen des Wissensmanagements 311
1.6Modell des Wissensmanagements nach Probst, Raub und Romhardt 314
2Analyse von Wissensmanagement 315
2.1Praktische Beispiele zu den Wissensmanagementbausteinen 315
2.2Werkzeuge für Wissensmanagement 317
2.3Wissensmanagement für Bildungsveranstaltungen aller Art 318
3Wissen und sein Haltbarkeitsdatum 319
Literatur 319
Wissenstransfer und Content-Management 322
Zusammenfassung 322
1Begriffsklärung 323
2Content und Content-Generierung 323
3Content-Vermittlung 325
4Content-Bewertung 326
5Content-Monetarisierung 327
6Content-Management 328
7Content is king 329
Literatur 329
Modernes Teilnehmermanagement 330
Zusammenfassung 330
1Erst die Zielsetzung, dann die Umsetzung 331
1.1Pflichtangaben bei der Teilnehmerregistrierung 331
1.2Teilnehmerarten und Gebührenklassen 333
1.3Programmplanung, Rahmenprogramme und Kapazitätsauslastung 333
1.4Von Hotel- und Reiseplanung bis Shuttleservice 334
1.5Teilnahmebedingungen und Bezahlsysteme 334
1.6Teilnehmermanagement vor Ort und ex post 336
1.6.1 Kongressunterlagen 336
1.6.2 Check-in 337
1.6.3 Badges 338
1.6.4 Zertifikate 338
1.7Auf die Pflicht folgt die Kür 340
1.8Quod erat demonstrandum 341
Literatur 341
Crowdmanagement 343
Zusammenfassung 343
1Definition 344
2Hauptelemente des Crowdmanagements 344
3Der Crowdmanagement-Prozess 345
3.1Gefährdungsbeurteilung 345
3.2Festlegung von präventiven Schutzmaßnahmen 350
3.3Alarm- und Notfallmanagement: Repressivmaßnahmen und -prozesse 353
3.4Kommunikation und Abstimmung der erarbeiteten Ergebnisse mit den Beteiligten 354
Literatur 355
Teil IV Werbung und Public Relations, Inhalte und Transformation 356
Kongresse und Tagungen aus der Marketingperspektive 357
Zusammenfassung 357
1Marketing im Dienstleistungsbereich 358
2Eventmarketing per Marketingevent 361
3Eckpfeiler des Locationmarketings 363
4365 Tage Kongress 363
Literatur 364
Kommunikation für Kongresse 365
Zusammenfassung 365
1Grundlagen der Kommunikationspolitik 366
1.1Begriff und Einordnung der Kommunikationspolitik 366
1.2Formen der Kommunikation 367
2Ziele und Zielgruppen 367
2.1Kommunikationspolitische Ziele 367
2.2Charakteristika von Zielgruppen 371
3Instrumente des Kommunikationsmix 373
3.1Überblick 373
3.2Mediawerbung 375
3.3Direct Marketing 375
3.4Public Relations (PR) 378
3.5Sponsoring 379
3.6Onlinekommunikation 379
4Integrierte Kommunikation 383
Literatur 386
Die Veranstaltung ins rechte Licht rücken 388
Zusammenfassung 388
1Werbung als Teil der Above-the-Line-Maßnahmen im Kommunikationsmix 389
2Werbung als phasenorientierter Managementprozess 393
3Ausgewählte Werbemittel und Werbeträger für klassische Werbung (Mediawerbung), Direktwerbung und Onlinekommunikation 404
4Werbung auf dem Prüfstand 410
Literatur 411
Öffentlichkeitsarbeit 413
Zusammenfassung 413
1Das kleine 1 × 1 der PR 414
1.1Beziehungsmanagement 414
1.2Medientypen 414
1.3PR-Instrumente 415
1.3.1 Pressemeldung 415
1.3.2 Story und Interview 416
1.3.3 Pressekonferenz 417
1.3.4 Presseeinladung 418
1.3.5 Newsroom 419
1.4Presseverteiler 419
1.5Evaluierung 420
1.6Die Veranstaltungsbranche in der Tagespresse 420
2PR für Locations und Destinationen 421
2.1Gute Gründe für öffentliches Interesse 421
2.2Richtige Themen für die richtige Zielgruppe 421
2.3Politik und Partner 422
2.4Bezahlte PR – Advertorial 423
3PR für Kongressveranstalter 423
4Stellenwert der PR für die Kongressbranche 423
Literatur 424
Content-Marketing 425
Zusammenfassung 425
1Definition des Begriffs „Content-Marketing“ 426
1.1Ziele von Content-Marketing 427
1.2Hürden und Probleme in der Einführung von Content-Marketing 428
2Wirkungsweisen im Content-Marketing 428
3Methodische Ansätze 430
3.1Kampagnenmanagement im Content-Marketing 430
3.2Storytelling im Content-Marketing 431
3.3Social-Media-Einsatz im Unternehmen 432
3.4Chancen und Risiken von Social Media für Unternehmen 432
4Fallbeispiele von Kongressen mit Content-Marketing 435
4.1Euroforum 435
4.2Die re:publica 437
4.3Schlussfolgerungen zum Content-Marketing im Kongressmanagement 439
5Zehn Handlungsempfehlungen zur Implementierung von Content-Marketing in das Kongressmanagement 440
Literatur 441
Digitales Marketing 443
Zusammenfassung 443
1Digitaler Handlungsbedarf 444
2Digitales Marketing vs. klassisches Marketing 445
2.1Social Media im digitalen Marketingmix 446
3Der Marketingmix macht’s: Ein Praxisbeispiel für digitales Marketing 446
3.1Die App „Stuttgart After Business“ 447
3.2Integrierte digitale Marketingkampagne im Rahmen eines Messeauftritts 448
3.3Twitter-Chat – das etwas andere Pressegespräch 449
4Größere und engere Netzwerke 450
Literatur 450
Teil V Akteure und Berufsbilder, Führung und Teams 452
Aus- und Weiterbildung in der Kongresswirtschaft 453
Zusammenfassung 453
1Ausbildungsberuf „Veranstaltungskaufmann/Veranstaltungskauffrau“ 454
2Studium 454
3Weiterbildung 455
4Vom Labor in das Klassenzimmer 457
Akteure auf Veranstaltungen 459
Zusammenfassung 459
1Die Akteure im Überblick 460
1.1Vortragsredner und Speaker 460
1.2Trainer und Workshopleiter 461
1.3Moderator 461
1.4Prominente Persönlichkeiten und Unternehmer 461
1.5Entertainer und Künstler 462
2Sieben Schritte für die passende Auswahl der Akteure 462
2.1Ziele und Zielgruppe 462
2.2Art der Veranstaltung 463
2.3Von den Besten lernen 463
2.4Qualifikationen und Referenzen 464
2.5Methoden und Authentizität 464
2.6Briefing 465
2.7Honorar und Reisekosten 465
3Auswahlkriterien der Akteure auf einen Blick 466
4Klare Ziele als Grundlage 467
Literatur 468
Nachhaltiges Personalmanagement 469
Zusammenfassung 469
1Organisations- und Projektteamstruktur 470
1.1Personaleinsatz und -organisation 472
1.2Personalentwicklung 476
1.2.1 Fortbildung 476
1.2.2 Talentmanagement 477
1.2.3 Mitarbeiteraustausch 477
1.2.4 Weitere Methoden der Personalentwicklung 478
1.3Personalkommunikation 479
1.3.1 Interne Kommunikation 479
1.3.2 Externe Kommunikation 479
1.4Personalgewinnung und -bindung 480
1.5Betriebliches Gesundheitsmanagement als Ausdruck von Sorgfalt 482
Literatur 484
Coaching und Mentoring von Teams 486
Zusammenfassung 486
1Einführung 487
1.1Von „Toll, ein anderer macht’s!“ zu „Toll, endlich alle miteinander!“ 487
1.2Klassische Führung (Management und Leadership) 488
1.3Coaching 489
1.4Mentoring 491
1.5Kernaspekte 492
2Situationsbeschreibung 494
2.1Herausforderungen aus der Situationsbeschreibung 495
2.2Passungsfrage 496
2.3Umsetzungsvoraussetzungen 496
2.4Umsetzungswege 498
2.5Kritik 499
3Leadership – der Führungsansatz für Teams 499
Literatur 499
Teil VI Projektarbeit und Prozesssteuerung, Kundenzufriedenheit und Bauchgefühle 501
Der externe Faktor in der Kongress- und Tagungswirtschaft 502
Zusammenfassung 502
1Einführung – Abgrenzung und Definition des externen Faktors 503
2Die Rolle des externen Faktors in der Veranstaltungswirtschaft 506
2.1Der externe Faktor aus unterschiedlichen Perspektiven 507
2.2Chancen nutzen, Risiken reduzieren – perspektivische Betrachtung des externen Faktors 509
3Bewusster Umgang mit dem externen Faktor 510
Literatur 511
Die sieben Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement 513
Zusammenfassung 513
1Methodik und Inhalt der sieben Erfolgsfaktoren 514
2Einsatz der sieben Erfolgsfaktoren in den unterschiedlichen Phasen eines Projekts 516
2.1Projektanbahnung 516
2.2Projektplanung 517
2.3Projektumsetzung 519
2.4Projektabschluss 520
3Beispielhafte Anwendung der sieben Erfolgsfaktoren in einem IT-Projekt 521
3.1Phasenorientierte Hinweise 521
3.2Anwendung des Berichts der sieben Erfolgsfaktoren 522
4Beispielhafte Anwendung der sieben Erfolgsfaktoren bei Veranstaltungen 522
4.1Phasenorientierte Hinweise 522
4.2Anwendung des Berichts der sieben Erfolgsfaktoren 524
Literatur 525
Projektmanagement für Kongresse 527
Zusammenfassung 527
1Der Weg vom Projekt zum Prozess 528
2Projektmanagement als Werkbank 530
2.1Veranstaltungskonzept als Projektdefinition 530
2.2Organisatorische Aufgaben als Projektstruktur 534
2.3Ablaufplanung als Projektplan 536
2.4Ressourcenplanung als Projektausstattung 542
2.5Drehbuch und Regieplan als Veranstaltungsablauf 546
2.6Event-Controlling als Projektrealisierung 547
2.7Übergabe und Dokumentation als Projektabschluss 550
3Prozessmanagement als Fließband 552
4Vergleichbare Management-Herausforderungen 555
Literatur 555
Kongressorganisation 557
Zusammenfassung 557
1Gründe und Motive für eine Kongressteilnahme 558
2Content-Generierung per Abstract-Management 562
2.1Ausschreibung der Abstract-Einreichung 565
2.2Zeitplanung des Abstract-Managements 566
3Ganzheitliches Teilnehmermanagement 569
3.1Der Teilnehmer im Mittelpunkt 569
3.2Bereitstellung von Informationen 570
3.3Mitwirkung an der Programmgestaltung 571
3.3.1 Zeitplanung 572
3.3.2 Moderation 572
3.3.3 Nachbearbeitung und Evaluierung 573
3.4Sicherheit und Versicherung 575
3.5Veranstaltungsausfallversicherung 575
4Der Stellenwert des Kongresses 575
Literatur 577
Live Communication bei Fachkongressen 578
Zusammenfassung 578
1Unidirektionale Kommunikation bei Fachkongressen 579
1.1Der Teledialog 579
1.2Einseitige Erfolgsevaluierung: Chancen und Risiken 580
2Bidirektionale Kommunikation bei Fachkongressen 584
2.1Interaktion: Vom Zusammenspiel der Handlungspartner 584
2.2Matchmaking als organisierte Live Communication 585
3Kommunikationsplattform „Kongress“ 586
Literatur 586
Veranstaltungsmanagement-Systeme 588
Zusammenfassung 588
1Einführung 589
2Wirkungsdimensionen 590
3Einsatzbereiche 596
4Technologien, Auswahlprozess und Anbieter 600
5Zentral und bereichsübergreifend 602
Literatur 603
Es ist angerichtet 604
Zusammenfassung 604
1Cateringkonzepte für Veranstaltungszentren 605
1.1Fremdgastronomie vs. Eigengastronomie 605
1.2Artenvielfalt in der Gastronomie 607
1.3Catering als Marketingaspekt 608
2Das Zusammenspiel mit Cateringunternehmen 609
2.1Bedeutung des Caterings bei Veranstaltungen 609
2.2Briefing des Caterers 609
3Das Personal als Visitenkarte 610
3.1Bedeutung des Serviceteams in der Gastronomie 610
3.2Personalplanung 611
3.3Personalbriefing 612
3.4Gesetzliche Rahmenbedingungen 613
4Der Faktor „Küche“ 614
4.1Küchenarten 614
4.2Hygienerichtlinien 614
4.3Personalkalkulation in der Küche 615
5Gastronomie im Wandel 615
5.1Entstehung und Entwicklung von Trends 615
5.2Nachhaltigkeit – viel mehr als nur ein Trend 617
6Catering als Erfolgsfaktor 617
Literatur 618
Erfolgreich tagen – genussvoll und erlebnisreich speisen 620
Zusammenfassung 620
1Brainfood 621
1.1Gehirn – Leistungsfähigkeit – Motivation 621
1.2Futter fürs Gehirn – was ist Brainfood? 622
2Brainfood in den verschiedenen Tagungsszenarien 623
2.1Start in den Tag und Vormittagspause 624
2.2Nachmittagspause 625
2.3Mittag- und Abendessen 626
2.4Trinken mit Brainpower 627
3Motivation und Emotion 628
4Verkauf und Präsentation – Essen mit Erfolgsgarantie 630
Literatur 630
Beschwerdemanagement 632
Zusammenfassung 632
1Die Beschwerde – mehr Segen als Fluch 633
2Die Beschwerde richtig kanalisieren 633
3Der korrekte Umgang mit einer Beschwerde 634
4Beschwerden im digitalen Zeitalter 637
5Künftiger Stellenwert des Beschwerdemanagements 638
Literatur 639
Teil VII Locations und Technik, Infrastruktur und Sicherheit 641
Facility-Management für Veranstaltungs- und Kongressgebäude 642
Zusammenfassung 642
1Definition und Einordnung von Facility-Management 642
2Nutzen und Leistungen von Facility-Management 644
3Immobilien und die Betreiberverantwortung 645
4Zukunftstrend Nachhaltigkeit 646
4.1Zertifizierungssysteme 647
4.2Die GEFMA-Richtlinie 648
4.3Impulsgeber Corporate Social Responsibility 649
4.4Wichtige Anforderungen für die Zukunft 649
4.5„Carbon footprint“ – die Einheit der Zukunft? 651
5Veranstaltungsorganisation und Facility Management Hand in Hand 651
Literatur 652
Raum für die Räume des Geschehens 653
Zusammenfassung 653
1Eine lange Geschichte 654
2Kommunale Betriebsamkeit und umstrittene Multifunktionalität 655
3Kongresszentren als Bestandteil von Messegeländen 656
4Erfolgsfaktoren von Kongresszentren und Tagungshäusern 657
5Lage – der beste Platz in der Destination 658
6Entwicklung der Veranstaltungsformate 660
7Künftige Begegnungsstätten in einer digitalisierten Welt 661
Sicherheitsrechtliche Anforderungen an einen Kongress 662
Zusammenfassung 662
1Einleitung 663
2Öffentlich-rechtliche Vorgaben 663
2.1(Muster-)Versammlungsstättenverordnung 664
2.1.1 Anwendungsbereich 664
2.1.2 Bauvorschriften 665
2.1.3 Betreibervorschriften 667
2.1.4 Übertragung von Betreiberpflichten auf den Veranstalter 667
2.2Lärmschutz 668
2.3Jugendschutz 669
2.4Nichtraucherschutz 670
3Zivilrechtliche Verkehrssicherungspflichten 670
Literatur 672
Veranstaltungstechnik 673
Zusammenfassung 673
1Technisches Umfeld und konzeptionelles Spielfeld zugleich 674
2Was zum guten Ton gehört 675
3Kommunikation auf (fast) allen Kanälen 676
4Mehr als eine Sprache sprechen 677
5Stets im Bilde 677
5.1Leinwand 677
5.2Displays 678
5.3Splitwand/Multi-Display-Videowand 678
5.4LED-Wand 679
5.5Kreativ-LED-Systeme 679
5.6Gängige Auflösungen 679
5.7Zuspieltechnik 680
5.8Präsentationssoftware 680
5.9Präsentationsmanagement 680
5.10Medienserver 681
5.11E-Poster 681
5.12Digital Whiteboard 682
6Ins richtige Licht setzen 682
7Interaktion durch Technik 683
7.1BYOD 684
7.2Matchmaking 684
7.3Augmented Reality 685
7.4Cloud-Computing 685
7.5Livestreaming 686
7.6Webcast 686
7.7Hybrides Event 687
7.8Reichweiten 687
8Veranstaltungstechnik der Zukunft: ein Ausblick 687
Platz nehmen 689
Zusammenfassung 689
1Mehr als nur eine Sitzgelegenheit 690
2Typische Bestuhlung 691
2.1Einzelstück mal x 691
2.2Fest verankert 693
2.3Wie auf Schienen 695
3Flexibilität – der Schlüssel zum Erfolg 700
Teil VIII Interaktion und Partizipation, Lernen und Mehrwert 702
Lernen 703
Zusammenfassung 703
1Phänomene: Lernen und Gedächtnis 705
2Phänomene: Aufmerksamkeit und Wahrnehmung 709
3Veranstaltungen als Lernort 712
Literatur 713
MEINS: Partizipative Events 715
Zusammenfassung 715
1Partizipation – eine Herausforderung bei der Konzeption von Events 716
1.1Die Arbeitswelt im Wandel 717
1.2Ideenmanagement durch Vernetzung 717
1.3Komplexitätsmanagement durch digitale Technologien 717
2Wo die Hebel greifen können – konkrete Ansatzpunkte innerhalb von Events 717
2.1Den Raum als dritten Lehrer berücksichtigen 718
2.2Technik nicht nur als Gadget nutzen 718
2.3Menschliche Wahrnehmungs- und Problemlösungsprozesse integrieren 718
2.4Mehr Flexibilität bieten 719
3Partizipation in der Praxis – das „DGFP//lab“ 720
4Neue Wege gehen – Eventkonzeption auf Basis menschlichen Wahrnehmens, Denkens und Handelns 722
4.1Musterbildung im Denkprozess – Initiation 723
4.2Positive Irritation von Mustern – Inspiration 724
4.3Neues integrieren – Invention 725
4.4Relativierung durch das Kollektiv – Iteration 725
4.5Die Chancen erkennen – Innovation 726
4.6Commitment erzeugen – Implementierung 726
5Ausblick: Partizipation – eine Bedrohung für Führungskräfte? 727
Literatur 729
Matchmaking 731
Zusammenfassung 731
1Meetings in Zeiten technologischen Wandels 732
2Meetings als Orte temporärer Cluster, „weak ties“ und Netzwerkbildung 733
3Problemfeld: Fehlende soziale Interaktion/Kontaktbildung im Rahmen von Meetings 733
4Matchmaking als wissensbasiertes Steuerungsinstrument für Kontakt-/Geschäftsanbahnung und Netzwerkbildung 734
4.1Themen- und Fragebogenentwicklung 734
4.2Vorstellung und Auswahl von interaktiven Angeboten 734
4.3Matchingprozess 735
4.4Terminierung und personifizierte Agenda 735
5Conclusio: Realitätscheck, Potenziale 735
Literatur 736
Schwarmtechnologie und Interaktion bei Kongressen 737
Zusammenfassung 737
1Schwarmintelligenz: Definition und Bedeutung 738
2Schwarmintelligenz vs. Schwarmdummheit 738
3Einsatz bei Veranstaltungen 738
4Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz in Events 739
5Schwarmtechnologien und -formate in der Eventbranche 740
5.1Gaming 740
5.2Interaktivierung von Vorträgen 740
5.3Kollektiv-kreative inhaltliche Arbeit 741
6Potenziale von Schwarmtechnologie 741
6.1Produktivitätssteigerung 741
6.2Steigerung der Qualität von Ergebnissen 742
6.3Steigerung von Akzeptanz und Umsetzungswahrscheinlichkeit 742
6.4Steigerung des Event-ROI? 742
7Überwindung etablierter Verhaltensmuster 742
Literatur 743
Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement 744
Zusammenfassung 744
1Belastungsgrenzen der Erde 745
2Ziele für eine nachhaltige Entwicklung der Vereinten Nationen 746
3Klimawandel und Abkommen von Paris 747
4Was sind nachhaltige Veranstaltungen? 749
5Handlungsfelder für ein nachhaltiges Veranstaltungsmanagement 750
5.1Mobilität 750
5.2Klima und Energie 751
5.3Ressourcen 752
5.4Catering 753
5.5Kommunikation 753
6Beispiel Jugendkongress „Zukunft selber machen“ 754
Literatur 755
Qualitätsmanagement 757
Zusammenfassung 757
1Qualitätsmanagementsysteme 758
1.1Unterschiedliche Systeme – unterschiedliche Ausrichtungen: Beispiele für relevante Regelwerke 758
1.2Qualität durch festgelegte Abläufe 760
2ISO 9001 761
2.1Die Normenreihe ISO 9000 ff. – ein historischer Abriss 762
2.2Die Normfamilie ISO 9000 ff. – die wichtigsten Mitglieder 763
3Eigener Systemaufbau 764
4Prüfer 764
5Zielsetzung 765
6Aufbau 765
6.1Vom Selbstverständnis der Organisation 766
6.2Organisations-Führung lebt vor 767
6.3Qualitätsmanagementsystem-Planung(en) 767
6.4Alleine geht gar nichts 768
6.5Der Kongress läuft … 771
6.6Controlling 772
6.7Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) 773
7Zertifizierung/Systembegutachtung 775
8Qualität und Wertigkeit der Arbeit 775
Literatur 776
Sachverzeichnis 777