Iris Thomsen, Betriebswirtin, ist kaufmännische Leiterin eines mittelständischen Bauträgers. Sie hat langjährige Praxiserfahrung in Steuerberaterkanzleien und im Bereich Einführung von IT-gestützter Buchführung und Verwaltung. Parallel dazu ist sie Autorin zahlreicher Publikationen der Haufe Gruppe und Referentin in den Bereichen Betriebswirtschaft, Buchführung und Steuerrecht.

Belege, die jetzt noch übrig sind

Damit sind Belege gemeint, die entweder von einem privaten Konto gezahlt wurden oder ganz unerwartet wieder auftauchen.

Rechnungen, die über ein privates Konto gezahlt wurden

Solche Belege können Sie im Kassenbericht erfassen, das Geld dafür entnehmen und dem Inhaber geben. Oder Sie erfassen zunächst eine Geldeinlage im Kassenbericht und dann erst den Beleg.

Belege, die nachträglich auftauchen
Obwohl das Kassenbuch geschrieben ist, kommt es schon mal vor, dass ein Kassenbeleg ganz unerwartet aus einer Jackentasche oder einem Handschuhfach auftaucht. Solange der Beleg aus dem aktuellen Jahr ist, können Sie ihn so behandeln als sei er vom aktuellen Tag. In diesem Fall erfassen Sie ihn ganz normal im Kassenbericht und legen ihn auf die Belege obenauf, allerdings müssen Sie das Funddatum auf dem Beleg notieren und zum Buchen verwenden. Gleichzeitig vermerken Sie im Buchungstext das tatsächliche Rechnungsdatum. Belegerfassung in einer Buchführungssoftware

Möchten Sie die Rechnung trotzdem im richtigen Monat erfassen, weil z. B. der Rechnungsbetrag zu hoch ist oder eine Einnahme zum richtigen Zeitpunkt gebucht werden sollte, erfassen Sie diese Rechnungen im richtigen Monat zunächst über die Konten „Forderungen und Verbindlichkeiten". Genauso, wie Sie sonst auch die Kunden- und Eingangsrechnungen eingeben. Am Tag des Fundes ist dann nur noch der Geldfluss in der Kasse zu erfassen. Dann wird die Forderung oder Verbindlichkeit ausgeglichen. In diesem Fall sollten Sie den Beleg kopieren. Das Original legen Sie im richtigen Monat unter Kunden- oder Lieferantenrechnungen ab und die Kopie legen Sie später beim Geldfluss zu den Kassenbelegen.

Achtung
Belege über Anlagevermögen sollten Sie immer am richtigen Tag erfassen, so geht keine Abschreibungszeit verloren.

Die Ordner mit den Belegen muss das Unternehmen zehn Jahre aufbewahren. Für sonstige Schriftstücke (z. B. Geschäftsbriefe), die für die Besteuerung von Bedeutung sind, besteht eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Wird die Buchführung mit einem Buchführungsprogramm erstellt, müssen das Programm sowie die Datensicherung ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Unterlagen und Daten sind sicher (vor Diebstahl, Hochwasser und Feuer) aufzubewahren. Sollten keine Nachweise mehr vorliegen ist das Finanzamt berechtigt, Schätzungen vorzunehmen. Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung beginnt am Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde. Für die Bilanz beginnt sie am Ende des Jahres, in dem sie erstellt wurde. Im Falle einer Betriebsprüfung sind diese Unterlagen unter anderem vorzulegen.