Praxishandbuch Korrespondenz (eBook)

Jutta Sauer ist seit 26 Jahren freiberufliche Trainerin für Organisation und Kommunikation. Sie unterstützt seit vielen Jahren Unternehmen bei  der Umsetzung von Corporate Identity Projekten zum Thema „Imagefaktor schriftliche Kommunikation“.  Sie ist auch bekannt als Autorin von Fachbüchern und Fachbeiträgen rund um die Themen Office-Management und Korrespondenz.

Vorwort 5
Inhaltsverzeichnis 6
1Legen Sie Ihre Korrespondenz unter die Lupe des Qualitätsmanagements 10
Informationsflut und E-Mail-Dschungel 10
Qualitätskriterium 1: Korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion 10
Qualitätskriterium 2: DIN 5008 11
Qualitätskriterium 3: Der Text ist gut gegliedert 11
Qualitätskriterium 4: Der Inhalt ist vollständig und konkret 11
Qualitätskriterium 5: Moderner, aktueller Schreibstil 12
Qualitätskriterium 6: Höflicher, positiver und kunden-orientierter Schreibstil 13
Qualitätskriterium 7: Empfängerorientierte Sprache 14
Qualitätskriterium 8: Der Brief bzw. die E-Mail war angebracht 15
Qualitätskriterium 9: Der Umfang des Schreibens war angemessen 15
Qualitätskriterium 10: Rechtlich einwandfreie Korrespondenz 15
2 Unmissverständlich und aussagekräftig formulieren – so steigern Sie Ihre Effektivität und Effizienz 16
fünf magischen Ws 19
Wer konkret? 19
Was konkret? In welchem Umfang konkret? 21
Bis wann konkret? 23
Wozu konkret? 24
3 Gliederung und Struktur – so gestalten Sie gut lesbare E-Mails und Briefe 27
Formulieren Sie den Betreff eindeutig 27
Aktuelle Einleitungssätze 28
Gestalten Sie den Hauptteil für das Auge übersichtlich 30
Aufzählungen und Zentrieren 34
Aktuelle Schlusssätze 36
4Korrespondenz von A – Z 38
Abkürzungen 38
Absätze 41
Abschnitte 41
Absender 42
Anführungszeichen 45
Anlage(n) 46
Anrede 48
Anrede von Titelträgern 50
Amts- und Berufsbezeichnungen 61
Aufzählungen 63
Auslandsanschrift 64
Auslassungspunkte 64
Betreff bei Briefen und E-Mails 65
Bankleitzahl 66
Briefabschluss 75
Berufsbezeichnungen/Amtsbezeichnungen 67
Bezugszeichen 69
Informationsblock 70
Blocksatz oder Flattersatz? 74
Einrücken und Zentrieren 77
Layout von E-MailsVon A wie Autosignatur bis Z wie Zeilenabstand 77
Geschäftsangaben 79
Hervorhebungen 80
Inhaltsverzeichnisse 80
Kommasetzung 81
Layout von Briefvordrucken 82
Postskriptum 88
Satzzeichen 89
Schriftarten, -größen und -stile 90
Seitennummerierung 90
Schriftzeichen für Wörter 90
Ziffern und Zahlen 94
Unterschriften und Zeichnungsvollmachten 96
5Entrümpeln Sie Ihre Korrespondenz 97
So rücken Sie Doppelformulierungen und überflüssigem Ballast zu Leibe! 99
Überflüssige Adjektive 100
Überflüssige Vorsilben 100
Überflüssige Synonyme 101
Überflüssige Partizipien 102
Diese Liste hilft Ihnen, unnötige Partizipien aufzuspüren! 103
Einfache Wörter statt komplizierte Ausdrücke 104
Vorreiter 105
Verzichten Sie auf Füllwörter! 106
Vermeiden Sie falsch gebrauchte Superlative! 112
Meiden Sie Kanzleideutsch! 113
Verzichten Sie auf Uraltfloskeln und Ärmelschonerdeutsch 117
Aktiv statt Passiv! 125
6So werden Ihre Briefe noch empfängerorientierter! 128
Kundenorientiert schreiben in der „Sie“-Form 128
Formulieren Sie positiv! 130
Formulieren Sie kundenorientiert! 132
Wer fragt, der führt! 133
Fragen und bitten statt fordern und erwarten! 134
7Brieftypen von A – Z 135
Absagen 135
Anfragen 151
Angebote 154
Beschwerden 159
Beschwerden und Reklamationen – Musterbriefe 162
Professionelle Reklamationsbearbeitung 166
Dankesbriefe 175
Einladungen 181
Entschuldigungsbriefe 188
Genesungsbriefe 190
Glückwunschbriefe 192
Hotelreservierungen 204
Kondolenzbriefe 208
Preisanpassungen 212
Terminzusagen und -bestätigungen 216
Weihnachten und Neujahr 221
Zahlungserinnerungen und Mahnungen 225
Stichwortverzeichnis 234
Literaturverzeichnis 238
Schlusswort 239
Die Autorin 240