Layered Process Audit (LPA) (eBook)

Das Grundprinzip eines Layered Process Audit ist, dass die jeweilige Führungskraft bei ihren Mitarbeitern die vereinbarten Standards mit einer einfachen Checkliste abfragt und nicht umgesetzte Standards sofort korrigiert oder entsprechende Maßnahmen einleitet. Bild 3.1 zeigt den grundsätzlichen Ablauf in einem LPA an einem Prozess mit der beteiligten Führungskraft und einem Mitarbeiter, der auditiert wird.

Vier wesentliche Schritte in einem Layered Process Audit

1. Der Vorgesetzte geht in festgelegten Abständen mit einer vorbereiteten Checkliste zu einem ausgewählten Prozess mit seinen Mitarbeitern.

2. Auf der LPA-Checkliste findet sich für alle wichtigen Standards oder Vorgehen des Prozesses ein Prüfpunkt. Für jeden Prüfpunkt ist eine geschlossene Frage formuliert.

3. Am Prozess wird jeder Prüfpunkt auf Umsetzung überprüft und die Frage dementsprechend mit ja oder nein beantwortet:

   • Wenn eine Frage mit nein beantwortet wird und der Prüfpunkt nicht erfüllt ist, muss der Vorgesetzte mit den Mitarbeitern korrigieren und das dafür notwendige Vorgehen nachträglich umsetzen. In der Bewertung gibt es die Farbe Gelb.

   • Wenn es nicht möglich ist, den Standard oder das Vorgehen umzusetzen, muss eine grundsätzliche, neue Maßnahme installiert werden. In der Bewertung gibt es die Farbe Rot.

4. Das Ergebnis des Layered Process Audit wird zusammengefasst am LPA-Board visualisiert. In diesem Beispiel würde beim wöchentlichen LPA in der jeweiligen Kalenderwoche die Durchführung mit einem farbigen Symbol und das Ergebnis des Layered Process Audit markiert werden.

   Ergebnis aus dem LPA wird sein, dass der Vorgesetzte und seine Mitarbeiter Sicherheit über die Standards haben, dadurch,

   • dass die Mitarbeiter die vereinbarten Standards umgesetzt haben oder

   • dass der Standard umgesetzt ist, weil es nachträglich gemeinsam geschaffen und den Mitarbeitern die Bedeutung des Standards verdeutlich worden ist,

   • dass ein Standard in dem Prozess nicht umsetzbar war und immer noch nicht ist und jetzt eine Maßnahme eingeleitet wurde, um den Standard zu ändern oder ihn umsetzbar zu machen.

Diese Sicherheit und Klarheit über die Standards wird nicht nur der Vorgesetzte bekommen, sondern auch andere Verantwortliche und Mitarbeiter in der Organisation, die sich auf die Ergebnisse aus den Prozessen oder auf die korrekte Umsetzung von Prozessen und vielleicht auch Vereinbarungen verlassen wollen.

Aus dem grundsätzlichen Ablauf eines Layered Process Audit lassen sich folgende wichtige Elemente erkennen:

1. Führungskraft als Auditor

2. LPA-Checklisten mit Prüfpunkten und Fragen

3. Durchführung der Audits sowie Korrektur und Maßnahmen bei nicht umsetzbaren Vorgaben

4. Visualisierung der Ergebnisse und Maßnahmen

Über die Rolle, die die Führungskraft hat, lassen sich unterschiedliche Varianten für das Audit erkennen. Bild 3.2 zeigt die grundsätzlichen Varianten, wer von wem auditiert werden kann:

• Fall 1: die direkte Führungskraft auditiert seinen Mitarbeiter im ausgewählten Prozess.

• Fall 2: die übergeordnete Führungskraft auditiert die direkte Führungskraft.

• Fall 3: die übergeordnete Führungskraft auditiert die Mitarbeiter im ausgewählten Prozess.

Für das Audit muss vorher geklärt sein, welche Prüfpunkte und Fragen gestellt werden sollen. Diese Prüfpunkte und Fragen resultieren aus der jeweiligen Vorgabedokumentation, der Erfahrung der beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter, Anforderungen von Kunden und aktuellen Ergebnissen des Prozesses. Bild 3.3 zeigt die unterschiedlichen Möglichkeiten, die zu den Fragen im Audit führen.

Die Fragen in den LPA-Checklisten müssen auf die wichtigen Prozessvorgaben zielen. Der Unterschied zwischen einer Frage und einem Prüfpunkt ist, dass die Frage sich darauf bezieht, ob der Prüfpunkt umgesetzt ist. Ein Prüfpunkt ist eine Stelle im Prozess, an der erkannt werden kann, ob eine Prozessvorgabe umgesetzt ist.

Bild 3.4 zeigt die unterschiedlichen Möglichkeiten, die sich ergeben, wenn ein Prüfpunkt oder eine Frage in einem Layered Process Audit nicht erfüllt ist.

Während der Durchführung der Layered Process Audits werden neben umgesetzten Vorgaben auch nicht umgesetzte Vorgaben auftauchen. Der Vorgesetzte bzw. der Auditor ist verpflichtet, mit dem Mitarbeiter gemeinsam diese nicht umgesetzte Vorgabe (, siehe Bild 3.4) zu korrigieren.

Es wird auch die Situationen geben, in denen der Vorgesetzte und der Mitarbeiter nicht in der Lage sind, die nicht umgesetzte Vorgabe zu korrigieren (, siehe Bild 3.4). Die Gründe dafür können unterschiedlich sein und müssen ernst genommen werden. Immerhin wird durch die Führung etwas gefordert, das so von den Mitarbeitern nicht umsetzbar ist. In diesem Fall () muss auf einem Maßnahmenplan eine Veränderung über eine entsprechende Maßnahme eingeleitet werden.

Abhängig von den Unternehmen gibt es unterschiedliche Varianten, wer sich um die Umsetzung der Maßnahme kümmert. Der Auditor und der Auditierte sollten es nicht sein, denn sie haben es ja im Audit nicht geschafft, die Vorgabe mit ihren Möglichkeiten umzusetzen. Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten:

• Der Vorgesetzte im betroffenen Bereich muss entsprechende Mittel zur Verfügung stellen, damit es zu einer Umsetzbarkeit kommt.

• Eine zentrale Stelle kümmert sich um die Abstellung und beteiligt die relevanten Stellen.

• Der Prozessverantwortliche aus der Ablauforganisation muss darüber informiert werden und übernimmt die Verantwortung für die Gestaltung und Umsetzung der Maßnahme.

Ein Erfolgsfaktor bei der Umsetzung von Layered Process Audit ist die Transparenz über die Umsetzung der Audits, deren Ergebnisse und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen.

Wenn nur ein Layer vorhanden ist und die Prozesse mit geringer Frequenz und wenig Mitarbeitern ausgeführt werden, kann es ausreichen, die LPA-Checklisten ausgefüllt an einer Wand in beispielsweise einer Klarsichthülle bereitzustellen. Sobald mehr Mitarbeiter beteiligt sind, empfiehlt sich ein stationäres LPA-Board. Dort finden sich dann die einzelnen Ergebnisdarstellungen pro Layer, die LPA-Checklisten pro Layer, Stichprobensystem und übergreifende Auswertungen der LPA-Ergebnisse.

Bild 3.5 zeigt die Verknüpfung zwischen Layered Process Audit und LPA-Board. Für jeden Layer, der auditiert wird, gibt es eine Bereitstellung der Checklisten und eine Ergebnisdarstellung. Der Maßnahmenplan gilt für beide im LPA-Board angesprochene Layer.

In allen Fällen führt die geschlossene Fragetechnik im Layered Process Audit zu einer Entscheidung:

• Ja — der Standard ist jetzt umgesetzt oder

• Nein — der Standard ist jetzt nicht umgesetzt.

Dies geschieht bei der Frage nach der Umsetzung von Prozessschritten oder dem Einstellen von konkreten Prozessparametern. Diese wenigen Möglichkeiten der Antworten helfen im Layered Process Audit, Zeit zu sparen und zu konkreten Maßnahmen zu kommen.

Eine klare Farbgebung informiert dabei auf einen Blick über den Umsetzungsstand (Tabelle 3.1). Grün bedeutet, dass eine Vorgabe nach dem Audit umgesetzt ist. Ist die Bewertung gelb, ist die Vorgabe zwar umgesetzt, aber es war die Unterstützung der direkten Führungskraft notwendig. Rot bedeutet, dass die Vorgabe auch mit Unterstützung der Führungskraft nicht umgesetzt werden konnte. Rot zeigt damit an, dass eine zusätzliche Maßnahme notwendig ist.