Projektcontrolling in der IT (eBook)

Prof. Dr. Martin Kütz lehrt Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Anhalt und ist geschäftsführender Gesellschafter des Beratungsunternehmens TESYCON GMBH. Er verfügt über langjährige Erfahrungen im IT-Management bei Anwenderunternehmen sowie im Management- und IT-Consulting. Seine Erfahrungen gibt er nicht nur in Beratungsprojekten, sondern auch in Veröffentlichungen, Vorträgen und Seminaren weiter.

Vorwort 6
Inhaltsübersicht 8
Inhaltsverzeichnis 10
1 Einleitung 14
2 Projekt und Portfolio 18
2.1 Projektdefinition 18
Tab. 2-1 Konstituierende Merkmale von Projekten 19
Tab. 2-2 Charakterisierende Merkmale von Projekten 19
2.2 Projektportfolio 27
2.3 Fragen des Controllings 29
2.4 Empfehlungen für die Praxis 30
3 Projektorganisation 32
Abb. 3-1 Rollen im Projektumfeld 33
Abb. 3-2 Rollen in der Projektorganisation 34
Abb. 3-3 Rollen in der Portfolioorganisation 34
Tab. 3-1 Rollenbesetzung in der Projektorganisation 35
Tab. 3-2 Rollenbesetzung in der Portfolioorganisation 36
3.1 Projektauftraggeber 36
3.2 Projektauftragnehmer 37
3.3 Projektinvestor 39
3.4 Projektlenkung 40
3.5 Projektleitung 41
3.6 Projektteam 43
3.7 Portfoliomanagement 45
3.8 Organisation des Projektcontrollings 47
Tab. 3-3 Organisation des Projektcontrollings 52
3.9 Assoziierte Rollen 53
3.10 Fragen des Controllings 54
3.11 Empfehlungen für die Praxis 57
4 Projektcontrolling 60
Abb. 4-1 Projektlebenszyklus 60
4.1 Definition und Abgrenzung 61
Abb. 4-2 Regelkreis des Projektcontrollings 62
4.2 Projektinitiierung 63
Abb. 4-3 Ablauf einer Projektinitiierung 64
Tab. 4-1 Struktur eines Projektantrages (einfach) 65
Tab. 4-2 Struktur eines Projektantrages (für komplexe Projekte) 65
Tab. 4-3 Entscheidungsoptionen für einen Projektantrag 67
4.2.1 Fragen des Controllings 69
4.2.2 Empfehlungen für die Praxis 70
4.3 Rentabilität von Projekten 71
Tab. 4-4 Rahmenbedingungen der Rentabilitätsrechnung 72
4.3.1 Daten der Projektbewertung 73
Tab. 4-5 Zahlungsplan eines Projektes (Struktur) 73
Tab. 4-6 Zahlungsflüsse eines Projektes (Stammbeispiel) 74
Tab. 4-7 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel, Basisvariante) 74
Tab. 4-8 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel, Variante A) 75
Tab. 4-9 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel, Variante B) 76
Tab. 4-10 Auszahlungen in der Projektphase 77
Tab. 4-11 Auszahlungen in der Betriebsphase 77
Tab. 4-12 Einzahlungen in der Betriebsphase (1) 78
Tab. 4-13 Einzahlungen in der Betriebsphase (2) 79
Tab. 4-14 Einzahlungen in der Betriebsphase (3) 79
Tab. 4-15 Einzahlungen in den Betriebsphase (4) 80
Tab. 4-16 Einzahlungen in der Betriebsphase (5) 80
4.3.2 Aktivierung von Projektaufwand 80
4.3.3 Kennzahlen der Projektbewertung 85
Tab. 4-17 Zahlungsflüsse eines Projektes (Stammbeispiel, modifiziert) 86
Tab. 4-18 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel, modifiziert) 86
Tab. 4-19 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel, Fremdfinanzierung) 88
Tab. 4-20 Wertbeitrag eines Projektes (Stammbeispiel) 90
4.3.4 Anschluss- und Erweiterungsprojekte 91
Anschlussprojekte 91
Abb. 4-4 Folge von Anschlussprojekten 92
Tab. 4-21 Auswirkungen Nutzenentgang 93
Tab. 4-22 Rentabilität von Anschlussprojekten (1) 93
Tab. 4-23 Kapitalbedarf für Anschlussprojekte 94
Erweiterungsprojekte 95
Tab. 4-24 Barwert Erweiterungsprojekt 96
Tab. 4-25 Erweiterungsprojekt mit verkürzter Betriebsphase (1) 97
Tab. 4-26 Erweiterungsprojekt mit verkürzter Betriebsphase (2) 97
Tab. 4-27 Erweiterungsprojekt mit verlängerter Betriebsphase des Basissystems (1) 98
Tab. 4-28 Erweiterungsprojekt mit verlängerter Betriebsphase des Basissystems (2) 98
Tab. 4-29 Erweiterungsprojekt auf langfristig eingesetztem Basissystem 99
4.3.5 Kauf oder Miete 100
4.3.6 Steuereffekte 101
Tab. 4-30 ZVP eines Projektes nach Steuern (Stammbeispiel) 103
4.3.7 Projekte mit Optionen 104
Abb. 4-5 Projekt mit Fragensequenz 104
Abb. 4-6 Projekt mit Fragenbaum 105
Tab. 4-31 Projekt mit zwei Umfeldzuständen (Stammbeispiel) 105
Tab. 4-32 Projekt mit zwei Umfeldzuständen (Stammbeispiel) mit Umplanung 106
4.3.8 Nicht finanzielle Nutzeffekte 107
Tab. 4-33 Bewertung nicht finanzieller Nutzeffekte 108
4.3.9 Unsicherheit 110
Abb. 4-7 Zielgrößenänderungsrechnung (Stammbeispiel) 112
Tab. 4-34 Szenarioanalyse (Stammbeispiel) 114
4.3.10 Dynamische Investitionsrechnung 115
Tab. 4-35 ZVP eines Projektes (Stammbeispiel) 115
Tab. 4-36 ZVP eines Projektes (Vergleichsprojekt) 115
Tab. 4-37 Kapitalbedarf und Zinsen (Stammbeispiel) 119
4.3.11 Fragen des Controllings 119
4.3.12 Empfehlungen für die Praxis 120
4.4 Projektplanung 121
Abb. 4-8 Planungslogik für ein Projekt 122
4.4.1 Projektaufgabe 122
Tab. 4-38 Klärung der Projektaufgabe (Checkliste) 123
4.4.2 Projektstrukturplan 124
Tab. 4-39 Formular Arbeitspaket 126
Tab. 4-40 Ergebnisbestimmende Projektaufgaben 127
Tab. 4-41 Ergebnissichernde Projektaufgaben 127
Abb. 4-9 Projektstrukturplan (PSP) 128
4.4.3 Ablaufplanung 129
Abb. 4-10 Phasenstruktur (exemplarisch) 130
Tab. 4-42 Auffälligkeiten in der Ablaufplanung 131
4.4.4 Aufwandsplanung 131
Tab. 4-43 Inhalte einer Ressourcenplanung 131
Tab. 4-44 Engpassressourcen 132
Tab. 4-45 Bestandteile einer Projektaufgabe 132
4.4.5 Terminplanung 134
Abb. 4-11 Fertigstellungszeitpunkt - Freigabezeitpunkt 134
Tab. 4-46 Zeitpufferbedarf 135
Tab. 4-47 Auswirkungen von Pufferzeiten 137
Abb. 4-12 Kritischer Pfad eines Projektes 142
Tab. 4-48 Vollständiger Ressourcenplan (exemplarisch) 143
4.4.6 Finanzplanung 143
Tab. 4-49 Vollständiger Finanzplan (exemplarisch) 143
4.4.7 Abschluss der Projektplanung 145
4.4.8 Fragen des Controllings 145
4.4.9 Empfehlungen für die Praxis 147
4.5 Projektdurchführung 149
Tab. 4-50 Abweichungsursachen im Projektverlauf 149
Tab. 4-51 Output und Input eines Projektes 150
Abb. 4-13 Dimensionen der Projektsteuerung 151
4.5.1 Aufwandssteuerung 152
Tab. 4-52 Relevante Objekte der Aufwandssteuerung 152
Tab. 4-53 Fortschreibung der Rentabilitätsrechnung 154
4.5.2 Terminsteuerung 155
Tab. 4-54 Projektverzögerung (Stammbeispiel, Variante 1) 157
Tab. 4-55 Projektverzögerung (Stammbeispiel, Variante 2) 158
Tab. 4-56 Projektverzögerung und Aufwandserhöhung (Stammbeispiel) 158
Meilensteintrendanalyse 159
Abb. 4-14 Meilensteintrendanalyse 159
4.5.3 Qualitätssteuerung 160
Tab. 4-57 Forderungen an das Qualitätsmanagement eines Projektes 161
Abb. 4-15 Ablauf der Qualitätssicherung 162
Tab. 4-58 Qualitätssteuerung und Projektcontrolling 162
4.5.4 Änderungssteuerung 163
4.5.5 Problemsteuerung 165
Tab. 4-59 Problemsteckbrief 165
Tab. 4-60 Problemliste 166
4.5.6 Risikosteuerung 166
Tab. 4-61 Risikokategorien 167
Abb. 4-16 Risikomatrix (exemplarisch) 169
Tab. 4-62 Risikomatrix (einfach) 169
Tab. 4-63 Risikomatrix (erweitert) 170
Tab. 4-64 Justierte Risikowerte 171
Tab. 4-65 Risikosteckbrief 172
Tab. 4-66 Risikoliste 172
4.5.7 Leistungssteuerung 174
Abb. 4-17 Das 90 %-Syndrom 175
Tab. 4-67 Ermittlung des Fertigstellungsgrades 176
Abb. 4-18 Fertigstellungsgrad eines Projektes 177
Tab. 4-68 Fertigstellungsgrad- ermittlung nach der Meilensteinmethode 178
Tab. 4-69 Relative Arbeitspaketgrößen 178
Tab. 4-70 Fertigstellungsgrad nach Stufen 179
Earned Value Management 183
Tab. 4-71 Cost Performance Index 184
Tab. 4-72 Schedule Performance Index 184
Tab. 4-73 Kombinierte Betrachtung von CPI und SPI 184
4.5.8 Umsetzung der Projektsteuerung 187
4.5.8.1 Kennzahlen 188
Tab. 4-74 Dimensionen der Projektsteuerung 189
Tab. 4-75 Kennzahlen Leistungssteuerung 190
Tab. 4-76 Kennzahlen Qualitätssteuerung 190
Tab. 4-77 Kennzahlen Aufwandssteuerung 191
Tab. 4-78 Kennzahlen Terminsteuerung 191
Tab. 4-79 Kennzahlen Änderungssteuerung 191
Tab. 4-80 Kennzahlen Problemsteuerung 192
Tab. 4-81 Kennzahlen Risikosteuerung 192
Tab. 4-82 Kennzahlenausprägungen 192
Abb. 4-19 Struktur eines Projekt- Cockpits (exemplarisch) 194
Abb. 4-20 Struktur eines Kennzahlenzelle im Projekt-Cockpit 194
Abb. 4-21 Ausprägung eines Projekt- Cockpits (exemplarisch) 195
4.5.8.2 Organisatorische Fragen 196
Tab. 4-83 Inhalte des Projektreportings 197
Tab. 4-84 Mustertagesordnung für Projektbesprechungen 199
4.5.9 Projektabbruch und Projektsanierung 200
Tab. 4-85 Vorgehen in einer Projektkrise 201
Tab. 4-86 Zahlungen bei Projektabbruch 202
Beispiel: Projektabbruch oder Projektsanierung 204
Tab. 4-87 ZVP eines Projektes (Verzögerung und Verteuerung) 204
Tab. 4-88 ZVP für ein Ersatzprojekt 206
Tab. 4-89 ZVP für Differenzinvestition 207
4.5.10 Umplanungen 208
Tab. 4-90 Umplanung von Projekten 208
Tab. 4-91 Budgethistorie eines Projektes 209
Tab. 4-92 Leistungshistorie eines Projektes 210
4.5.11 Fragen des Controllings 210
Aufwandssteuerung 210
Terminsteuerung 211
Qualitätssteuerung 212
Änderungssteuerung 213
Problemsteuerung 214
Risikosteuerung 214
Leistungssteuerung 215
Umsetzung der Projektsteuerung 215
Projektabbruch und Projektsanierung 216
Umplanungen 217
4.5.12 Empfehlungen für die Praxis 217
Aufwandssteuerung 217
Terminsteuerung 218
Qualitätssteuerung 219
Änderungssteuerung 220
Problemsteuerung 221
Risikosteuerung 221
Leistungssteuerung 222
Umsetzung der Projektsteuerung 222
Projektabbruch und Projektsanierung 223
Umplanungen 224
4.6 Projektabschluss 224
Tab. 4-93 Abschlussarbeiten in einem Projekt 224
Tab. 4-94 Projektdatenbank 227
4.6.1 Fragen des Controllings 228
4.6.2 Empfehlungen für die Praxis 229
4.7 Projektevaluierung 229
4.7.1 Fragen des Controllings 233
4.7.2 Empfehlungen für die Praxis 233
5 Portfoliocontrolling 236
Tab. 5-1 Umbau eines Projektportfolios 236
Abb. 5-1 Von der Projektidee zum Projektauftrag 238
Abb. 5-2 Projektsteuerung im Portfolio 240
Abb. 5-3 Strategien der Projektfertigstellung 242
5.1 Projektbewertung 242
Tab. 5-2 Projektpriorisierung (Inputwerte) 249
Tab. 5-3 Projektpriorisierung 1 (Ergebnis) 250
5.1.1 Kalkulationsspannen 251
5.1.2 Muss-Projekte 252
5.1.3 Verbundene Projekte 253
5.1.4 Fragen des Controllings 254
5.1.5 Empfehlungen für die Praxis 254
5.2 Aufbau eines Projektportfolios 255
5.2.1 Projektportfolio ohne Engpassressource 256
Tab. 5-4 Projektpriorisierung 2 (Ergebnis) 257
5.2.2 Projektportfolio mit Engpassressource 258
Tab. 5-5 Projektpriorisierung 3 (Ergebnis) 259
5.2.3 Periodenabgrenzung 262
5.3 Ablaufplanung im Portfolio 264
Abb. 5-4 Ablaufplan Portfolio (1 Ressource) 265
Abb. 5-5 Ablaufplan Portfolio (2 gleiche Ressourcen) 265
Abb. 5-6 Ablaufplan Portfolio 2:1 (Rohfassung) 266
Abb. 5-7 Ablaufplan Portfolio 2:1 (bereinigte Fassung) 267
Abb. 5-8 Ablaufplan Portfolio 3:1 267
Abb. 5-9 Ablaufplan Portfolio 3:2 268
Abb. 5-10 Ablaufplan Portfolio 3:1 269
Abb. 5-11 Ablaufplan Portfolio 2:1 269
Abb. 5-12 Ablaufplan Portfolio 3:1 (unterschiedliche Projektdauer) 270
Abb. 5-13 Projektportfolio (Beispiel) 270
Abb. 5-14 Ablaufplanung Projektportfolio (1) 271
Abb. 5-15 Ablaufplanung Projektportfolio (2) 271
5.3.1 Standardisierte Planungseinheiten 275
5.3.2 Fragen des Controllings 279
5.3.3 Empfehlungen für die Praxis 280
5.4 Umsetzung der Portfoliosteuerung 281
Abb. 5-16 Regelkreis Portfoliosteuerung 281
Tab. 5-6 Dimensionen der Portfoliosteuerung 283
5.4.1 Organisation der Portfoliosteuerung 285
Tab. 5-7 Zentraler Controllingdienst für Projekte 286
5.4.2 Kennzahlen der Portfoliosteuerung 287
Tab. 5-8 Kennzahlen Portfoliostatus 288
Tab. 5-9 Kennzahlen Ressourcensteuerung (Portfolio) 289
Tab. 5-10 Kennzahlen Leistungssteuerung (Portfolio) 289
Tab. 5-11 Kennzahlen Qualitätssteuerung (Portfolio) 290
Tab. 5-12 Kennzahlen Aufwandssteuerung (Portfolio) 290
Tab. 5-13 Kennzahlen Terminsteuerung (Portfolio) 291
Tab. 5-14 Kennzahlen Änderungssteuerung (Portfolio) 291
Tab. 5-15 Kennzahlen Problemsteuerung (Portfolio) 292
Tab. 5-16 Kennzahlen Risikosteuerung (Portfolio) 292
Abb. 5-17 Struktur eines Portfolio- Cockpits (exemplarisch) 293
Abb. 5-18 Struktur einer Zelle im Portfolio-Cockpit 293
Abb. 5-19 Portfoliodiagramm: Fertigstellung/ Budgetausschöpfung 295
Abb. 5-20 Portfoliodiagramm: CPI/SPI 295
Abb. 5-21 Radarchart (3 Dimensionen) 296
Abb. 5-22 Polaritätsdiagramm (3 Dimensionen) 296
Abb. 5-23 Portfolioübersicht »Risiken« (unsortiert) 297
Abb. 5-24 Portfolioübersicht »Risiken« (sortiert) 297
5.4.3 Fragen des Controllings 298
5.4.4 Empfehlungen für die Praxis 304
6 Fazit Projektcontrolling 308
Anhang 310
A Abkürzungsverzeichnis 312
B Symbolverzeichnis 314
C Literatur 318
Stichwortverzeichnis 322