Einführung in den Crashkurs Personalarbeit

Personalarbeit ist heutzutage mehr als eine Verwaltungstätigkeit von Mitarbeiterunterlagen und Entgeltabrechnung. Auch die Fragen, wie der passende Mitarbeiter an der richtigen Stelle eingesetzt wird und wie er die stetigen Veränderungen der Arbeitswelt erfolgreich sowie gesund gestaltet, sind zu beantworten. Dazu sind neue Herangehensweisen erforderlich, denn die Digitalisierung verändert parallel zum demografischen Wandel ebenfalls die Welt der Personalarbeit. Crashkurs Personalarbeit gibt praktische Hilfestellung bei diesen elementaren Personalarbeitsthemen und ist ein Grundlagenbuch insbesondere für den fachfremden Berufseinsteiger und für Fach- und Führungskräfte, um einen schnellen Ein- und Überblick über die wichtigen Themen des Personalwesens zu erhalten.

Die Kernprozesse der Personalarbeit – die Personalbeschaffung, die Personalbetreuung, die Personalentwicklung und die arbeitsrechtlichen Themen der Freisetzung – bestimmen die Struktur des Buches. Dies entspricht dem Werdegang eines Beschäftigten im Unternehmen. Zusätzlich gibt es Beratungs- und Kommunikationstipps sowie einen Ausblick in die digitale Personalwelt.

Kernprozesse der Personalarbeit

Die Kernprozesse in der Personalarbeit sind die Grundlagen, um einen geeigneten Mitarbeiter für ein Unternehmen zu gewinnen, ihn zu halten und zu entwickeln, bis er das Unternehmen wieder verlässt. Je nach Unternehmensgröße werden diese Aufgaben von externen Dienstleistern, Geschäftsführern oder Fach- bzw. Führungskräften der Personalarbeit durchgeführt. Die Definition der einzelnen Prozesse ist sinnvoll und optimiert die Qualität der Personalarbeit, denn Rollen werden transparent, Dokumente festgelegt und Rechtssicherheit hergestellt. Wenn ein Unternehmen zertifiziert ist, z. B. ISO 9000 ff., dann sind die Personal-Kernprozesse meist durch das Prozessmanagement festgelegt. Eine Digitalisierung der Personalprozesse gelingt nur erfolgreich, wenn diese Prozesse festgelegt sind. In der neuen digitalen Arbeitswelt werden die Verantwortlichen für die Personalprozesse Prozesseigner/-verantwortlicher, in der agilen Arbeitswelt Prozess Owner bezeichnet. Ein Prozess Owner bildet Personalprozesse digital ab und sorgt für die ständige Optimierung der Prozesse.

Der erste Kernprozess, der Personalbeschaffungsprozess, ist aufgrund der Demographie sehr wichtig, da geeignete Kandidaten auf dem Arbeitsmarkt oft schwer zu finden sind und es den sogenannten »War of Talent« gibt, denn hoch qualifizierte Bewerber werden von vielen Unternehmen heiß begehrt und umworben. Aus diesem Grunde wird ein Arbeitgeber wie eine Marke aufgebaut (»Employer Branding«), um bei Bewerbern als besonders attraktiv zu gelten. Je attraktiver der Arbeitgeber sich darstellen kann, desto eher kommen die Bewerber zu ihm. Um nach außen als attraktiver Arbeitgeber zu gelten, beteiligen sich manche Unternehmen an Ausschreibungen, wie z. B. familienfreundlicher Arbeitgeber oder Arbeitgeber des Jahres. Marketingaktionen wie diese sind Teil eines umfassenden Bewerbungsmanagements und werden ergänzt durch ein strategisches Kommunikationskonzept zur Positionierung der Identität (Corporate Identity, CI). Sie benötigen intensive Betreuung, wie z. B. durch Broschüren, Messebesuche, Werbefilme und Internetpräsenz in Social Media. Die Generationen X und Z lassen sich gerne mit einer App und digitalen Kommunikationsportalen ansprechen. Chatbots und KI (Künstliche Intelligenz) haben ebenfalls in den Personalbeschaffungsprozess Einzug gehalten: Chatbots dienen z. B. bei Werbeanzeigen zur Kommunikation mit Kandidaten und durch KI können umfangreiche Profile von Bewerbern mit dem Stellenprofil schnell miteinander abgeglichen werden. Weiterhin stellen einige Unternehmen selbst Recruiter für Active Sourcing (die aktive Suche nach Kandidaten in sozialen Netzwerken und anderen Plattformen) ein; diese Form des »Research« gehörte bis vor Kurzem zu den Aufgaben von Personalberatungen. Das gesamte Personalauswahlverfahren ist mit Übungen und Assessment gestaltbar. Es sollte darauf geachtet werden, dass das Auswahlverfahren das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) berücksichtigt. Das Bewerbungsmanagement wird sehr häufig durch eine Software unterstützt, damit Verwaltungsarbeiten reduziert werden. Weitere Details zum ersten Kernprozess finden sich in Kapitel 1.

Die typischen Aufgaben des zweiten Kernprozesses, der Personalbetreuung, sind die Entgeltabrechnung und die Verwaltung von Unterlagen des Mitarbeiters in einer Personalakte. Das Nachhalten von Urlaub, Krankheit, Elternzeit und vieles mehr erfolgt in manchen Unternehmen aber auch durch einen Employer Self Service (Selbstverwaltung der Daten durch Vorgesetzte und Mitarbeiter), dann bleibt der Personalabteilung nur noch die Prozessoptimierung und Überwachung des Systems, insbesondere bei rechtlichen Änderungen und Software-Updates. In der neuen Arbeitswelt sollen alle Personalbetreuungsprozesse ständig optimiert werden, um eine Employer Experience (d. h., die Beteiligung der Beschäftigten an der Personalarbeit durch Workflows und Employer Self Service (ESS)) und somit eine moderne Personalarbeit zu erschaffen.

Ein Beispiel für einen digitalen Prozess ist der Urlaubsantrag, welcher digital ausgefüllt, dann im Workflow an den Vorgesetzten zur Freigabe und nach dem Urlaub an die Entgeltabrechnung gesandt wird. Es ist eine typische Serviceaufgabe, die auch an externe Dienstleister vergeben werden kann. Kapitel 2 führt diesen Aufgabenbereich genauer aus.

Personalentwicklung, der dritte Kernprozess, ist heutzutage einer der wichtigsten Personalbindungsprozesse, denn gute Mitarbeiter bleiben in einem Unternehmen, in dem sie gefördert werden und wo eine Kultur für selbstständiges Arbeiten und Lernen vorhanden ist. Dies gilt auch für kleinere Unternehmen, wo dieser Bereich häufig nicht genügend beachtet wird.

Ein wichtiges Tool der Personalentwicklung ist das Mitarbeitergespräch, welches zum 360-Grad-Feedback entwickelt werden kann. Feedback-Strukturen gehören in die neue Arbeitswelt. Dazu kommen Trainings, die durch Coaching und Tutorials ergänzt werden können, um den Transfer in die Praxis sicherzustellen. Nicht nur durch Präsenztraining werden Mitarbeiter geschult, sondern immer öfter durch E-Learning, Blended Learning, Online-Seminare und Lernplattformen. Weitere Erläuterungen hierzu finden sich in Kapitel 3.

Der letzte Prozess sind die Freisetzungen und die diesbezüglichen arbeitsrechtlichen Grundlagen. Das Arbeitsrecht begleitet uns durch die gesamte Beschäftigung. Bei der Beendigung ist es besonders relevant, weil nach 6 Monaten der Beschäftigung die Kündigung sozial verträglich begründet werden muss. Bei der ordentlichen Kündigung muss zwischen einer verhaltensbedingten mit vorausgehenden Abmahnungen oder betriebsbedingten oder personenbedingten unterschieden werden. Diese Gründe können bei einem Klageverfahren vor dem Arbeitsgericht überprüft werden und ggf. zur Zahlung von Abfindungen führen. Näheres wird in Kapitel 4 erläutert.

Die Personalabteilungen mit ihren Aufgaben und Funktionen haben sich in den letzten Jahren sehr verändert und befinden sich insbesondere durch die Digitalisierung und aktuell durch die Covid-19-Pandemie in einem Wandel. So war noch vor 10 Jahren die Personalabteilung eine reine Verwaltungs- und Service-Abteilung. Heutzutage muss die Personalabteilung durch Managementaufgaben das Erreichen der Ziele im Unternehmen unterstützen und Veränderungen begleiten. Die Anforderungen an und die Rollen der Mitarbeiter haben sich massiv verändert und gesteigert, sodass die Entwicklung vom Verwalter zum Manager zu gestalten ist. Näheres wird in Kapitel 5 erläutert.

Für die 2. Auflage wurden in einem Bonuskapitel praxiserprobte Beratungs- und Kommunikationstipps hinzugefügt. Hier finden Sie einen ersten Einblick in einen systemischen Beratungsansatz, Kommunikationsgrundlagen und ein ganzheitliches Rollenverständnis. Diese Tipps bieten hilfreiche Unterstützung für die Herausforderungen im Umgang mit Beschäftigten sowie der Beratung von Führungskräften. In der 3. Auflage wurden in einem weiteren Bonuskapitel die Veränderungen in der Personalarbeit durch die Digitalisierung 5.0 vorgestellt. Die 4. Auflage enthielt eine komplette Überarbeitung und Aktualisierung des Buches hinsichtlich neuer Personalarbeitsthemen, wie z. B. gesetzliche Änderungen beim Teilzeitbefristungsgesetz inklusive Brückenteilzeit, und die ersten Erfahrungen mit den Regelungen des Datenschutzes wurden erörtert. Die nun vorliegende 5. Auflage greift die Veränderungen der Arbeitswelt durch die Covid-19-Pandemie und New Work auf. Themen wie Homeoffice und hybrides Arbeiten, Betriebsrätemodernisierungsgesetz, eSignatur oder Kurzarbeit wurden ergänzt und alle vorhandenen Themen erneut aktualisiert.

Das Buch gibt einen praxisnahen Einblick in...