1 Ordnungsmäßige Buchführung und ordnungsmäßige Kassenführung

1.2 Die Kassenführung – ein Bestandteil der Buchführung

Die Kassenführung ist Bestandteil der Buchführung. Eine ordnungsmäßige Buchführung setzt grundsätzlich auch eine ordnungsmäßige Kassenführung voraus. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Barverkehr können Kassenbewegungen einen überwiegenden Teil der gesamten Buchführung ausmachen.

Festgestellte Mängel in der Kassenführung wirken sich deshalb gerade bei bargeldintensiven Betrieben entscheidend auf die Gesamtbeurteilung der Buchhaltung aus. Eine nicht zutreffende Anwendungsvorschrift oder die unzutreffende Auslegung einer Vorschrift kann bereits zu Mängeln führen, auch wenn diese Mängel nur formeller Natur sind.

1.3 Formelle und materielle Ordnungsmäßigkeit

Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen.

Was allgemein unter diesen beiden Begriffen zu verstehen ist, sollen die Beispiele in der nachstehenden Grafik verdeutlichen.

Ob eine Buchführung formell und sachlich richtig ist, wird bei einer Außenprüfung auf zwei unterschiedliche Weisen geprüft. Neben der Untersuchung einzelner konkreter Geschäftsvorfälle erstreckt sich die Prüfung auch auf das Buchführungssystem insgesamt. Bei solchen Systemprüfungen werden insbesondere die eingesetzten EDV-Programme und internen Verfahrensabläufe durchleuchtet.

1.4 Die richtige Rechtsvorschrift

In der Praxis ist es nicht immer einfach zu entscheiden, welche der Vorschriften oder Sonderregelungen im Einzelfall zu beachten sind. Neben den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) bestimmen Einzelsteuergesetze, allgemeine Buchführungsgrundsätze, Erlasse und mehrere Anwendungsvorschriften (BMF-Schreiben), was richtig und was falsch ist.

Was das Kassenwesen betrifft, befinden wir uns derzeit unübersehbar in einer steuerpolitisch geprägten Umbruchstimmung. Branchen, in denen Bargeld eine wesentliche Rolle spielt, werden eindringlicher geprüft als früher. Prüfer stellen Mängel in der Kassenführung fest, die bisher offenbar niemand störten.

So zumindest erscheint es manchem Unternehmer, der glaubte, alles richtig gemacht zu haben. Die Folgen können fatal sein. Eine Buchführung wird verworfen, sie verliert ihre Glaubwürdigkeit und es droht eine steuerliche Schätzung. Dabei hat sich der Unternehmer vielleicht nur einer falschen, für ihn nicht maßgeblichen, Vorschrift bedient.

1.5 Wer kennt sich da noch aus?

Ganz so dramatisch ist es aber nicht. Werden alle Barbewegungen gewissenhaft im Unternehmen aufgezeichnet, führt eine Verwechslung der Anwendungsvorschrift durch den steuerlichen Berater nicht gleich zu einer Schätzung. Erfahrungsgemäß trägt in Schätzungsfällen der Unternehmer selbst in erheblichem Maße dazu bei, indem er z. B. seine Eintragungen im Kassenbuch nicht wahrheitsgetreu vornimmt. Dennoch ist die Rechtsunsicherheit groß, der Gesetzesdschungel für einen steuerlich nicht beratenen Kaufmann kaum noch zu überblicken.

Gerade die Rechtslage, die bis zum 31.12.2016 galt, stellte bzgl. der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung maßgeblich darauf ab, welches Kassensystem im Unternehmen eingesetzt wurde und was dieses System tatsächlich zu leisten imstande war.

1.6 Die wichtigsten Fragen

• Was muss ich seit dem 01.01.2017 beachten?
• Kann mein vorhandenes Kassensystem den neuen Anforderungen noch genügen?
• Brauche ich eine neue Kasse?
• Muss ich sofort umstellen?
• Mit welchen Folgen ist bei Nichteinhaltung zu rechnen?
• Was ist seit dem 01.01.2020 zu beachten?
• Was bringt die Zukunft?

1.7 Die wichtigsten Rechtsvorschriften und Grundsätze der Kassenführung im Überblick

Für die Buchführung und somit auch für die Führung einer Kasse und eines Kassenbuchs gelten die handelsrechtlichen Vorschriften der §§ 238 bis 263 HGB, die steuerrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften der §§ 140 bis 148 AO, § 158 AO sowie die Vorschriften der Einzelsteuergesetze (z. B. § 22 UStG).

Die Zusammenstellung soll dabei helfen,...