Reisekosten richtig kontieren und buchen

Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig ist Steuerberater und Autor umfangreicher Veröffentlichungen auf dem Gebiet des Steuerrechts.

Vorwort
Neuregelung der Auswärtstätigkeiten
Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
* Abgrenzung zwischen auswärtiger Tätigkeit und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb * Fahrtkosten * Mehraufwand für Verpflegung * Übernachtungskosten * Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit * Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag * Verpflegungsmehraufwendungen nach Ablauf von drei Monaten * Worauf es bei der Dreimonatsfrist ankommt * Wie Reisekosten bei einer Fahrtätigkeit abgerechnet werden Auslandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern
* Betrieblicher Anlass bei Auslandsreisen (Nachweis) * Übersicht: Aufwendungen, die steuermindernd geltend gemacht werden können * Fahrtkosten können bei Auslandsreisen geltend gemacht werden * Mehraufwand für Verpflegungskosten bei Auslandsreisen * Übernachtungskosten im Ausland * Nebenkosten bei Auslandsreisen Abgrenzung bei Arbeitnehmern: Geschäftsreise oder Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte
* Wann und wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat * Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeiten * Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers * Fahrten zu einem Sammelpunkt bzw. zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet Inlandsreisekosten bei Arbeitnehmern (Reisekostenerstattungen)
* Reisekostenabrechnung bei Arbeitnehmern * Fahrtkostenerstattung bei Arbeitnehmern * Erstattung des Verpflegungsmehraufwands * Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber * Ermittlung der Verpflegungspauschale bei gemischten Reisen/Veranstaltungen * Erstattung von Übernachtungskosten * Erstattung von Nebenkosten * Besonderheiten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten Auslandsreisekosten bei Arbeitnehmern (Reisekostenerstattung)
* Reisekosten, die der Unternehmer seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann * Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen * Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsaufenthalten * Erstattung der ausländischen Übernachtungskosten * Erstattung von Nebenkosten bei Auslandsreisen Abrechnung von Reisekosten mit dem Auftraggeber
Kombinierte Reisen: Trennung der betrieblichen und der privaten Kosten
* Aufteilung in einen betrieblichen und einen privaten Anteil ist zulässig * Kostenübernahme für eine gemischte Dienstreise durch den Arbeitgeber * Private Mitveranlassung bis 10 % (Bagatellgrenze) * Sprachkurse im Ausland Entfernungspauschale 2014
* Grundsätze bei der Ermittlung der Entfernungspauschale * Wie die Entfernung zur Betriebsstätte ermittelt wird * Auswirkungen durch die Wahl der Verkehrsmittel * Anwendung der pauschalen 1-%-Methode * Ermittlung der abziehbaren Kosten mithilfe eines Fahrtenbuchs oder durch Schätzung * Kombinierte Nutzung von Pkw und öffentlichen Verkehrsmitteln * Abzug der tatsächlichen Kosten bei Behinderung * Fahrgemeinschaften * Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber * Fahrten zwischen Betriebsstätten/Arbeitsstätten * Pauschale Lohnsteuer bei Erstattung der Entfernungspauschale * Fahrtkosten bei einem Vollzeitstudium und bei Bildungsmaßnahmen sind voll abziehbar * Abgeltungswirkung der Entfernungspauschale Doppelte Haushaltsführung
* Betriebliche/berufliche Veranlassung einer doppelten Haushaltsführung * Übersicht über die abziehbaren Aufwendungen * Prüfschema doppelte Haushaltsführung * Doppelte Haushaltführung auch bei Wegverlegung des Hauptwohnsitzes * Eigener Hausstand an dem Wohnort, der der Mittelpunkt der Lebensinteressen ist * Umfang, in dem Verpflegungskosten geltend gemacht werden können * Aufwendungen für Fahrten zwischen dem eigenen Hausstand und dem Beschäftigungsort * Abzug der angemessenen Kosten für eine Unterkunft am Beschäftigungsort * Einrichtung der Zweitwohnung am Beschäftigungsort * Umzugskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung * Gestaltung einer doppelten Haushaltsführung Stichwortverzeichnis

Übernachtungskosten Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Pauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Übernachtung im Inland Ein Unternehmer muss seine Unterbringung am inländischen Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt er seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf den Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Ein Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die in der Regel höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Es ist zweckmäßig, wenn sich der Unternehmer vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Dann zieht er den Betrag als Betriebsausgabe ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt. Beispiel: Ein Unternehmer wird auf seiner Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer im Hilton. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte.

Übernachtungskosten Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Pauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Übernachtung im Inland Ein Unternehmer muss seine Unterbringung am inländischen Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt er seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf den Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Ein Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die in der Regel höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Es ist zweckmäßig, wenn sich der Unternehmer vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Dann zieht er den Betrag als Betriebsausgabe ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt. Beispiel: Ein Unternehmer wird auf seiner Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer im Hilton. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte.

Übernachtungskosten Ein Unternehmer kann bei Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Die Pauschale von 20 EUR gilt nicht für den Unternehmer, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten ohne Nachweis erstattet. Übernachtung im Inland Ein Unternehmer muss seine Unterbringung am inländischen Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt er seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf den Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Ein Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die in der Regel höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer. Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Es ist zweckmäßig, wenn sich der Unternehmer vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Dann zieht er den Betrag als Betriebsausgabe ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt. Beispiel: Ein Unternehmer wird auf seiner Geschäftsreise von seiner Frau begleitet. Für die Mitreise der Ehefrau gibt es keinen betrieblichen Anlass. Der Unternehmer und seine Frau übernachten in einem Doppelzimmer im Hilton. Er lässt sich eine Rechnung über 214 EUR einschließlich 7 % Umsatzsteuer für ein Einzelzimmer ausstellen. Über die Differenz zum Doppelzimmer in Höhe von 32,10 EUR lässt er sich eine separate Rechnung ausstellen. Der Unternehmer zahlt die Übernachtungskosten von 214 EUR mit seiner Kreditkarte.