Mini-Handbuch Eventthinking (eBook)

Menschen, Organisationen und die Methode

Weil Eventthinking, wie beschrieben, eigentlich nur bei Events mit inhaltlichem Anspruch Sinn macht, widmen wir uns in diesem Handbuch hauptsächlich solchen Veranstaltungen, die von Unternehmen, Verbänden, Institutionen etc. ausgerichtet werden. Die entscheidende Gemeinsamkeit aller dieser Organisationen: Sie bestehen aus unterschiedlich großen Gruppen von Menschen. Wenn aber die Veranstaltungen Inhalte der jeweiligen Organisation vermitteln bzw. Ziele der Organisation erreichen soll, so stehen hinter diesen Inhalten und Zielen immer Menschen mit ihren jeweiligen spezifischen Arbeitsaufträgen, Ansichten und auch Wünschen. Die Arbeit an einem Event ist also zum überwiegenden Teil Arbeit mit Menschen – und der Event selbst ohnehin.

Wer (haupt-)beruflich für die Realisierung von Events verantwortlich ist, weiß das natürlich. Doch die wenigsten Menschen in Organisationen sind Veranstaltungsprofis – und können das aufgrund ihrer Aufgaben und Rollenprofile auch nicht sein. Das bedeutet, dass ihre Wünsche, ihr Wissen, ihre Kontakte – kurz: ihr Input, zwar essenziell für das Gelingen des Events ist, sie aber oft erst einmal darüber ins Bild gesetzt werden müssen, was wann wie von ihnen gebraucht wird und wieviel Zeit und Engagement sie aufbringen müssen. Wenn das aus Zeitgründen oder unterschiedlich motivierten Rücksichtnahmen unterbleibt, so kann die zielgerichtete Zusammenarbeit mit ihnen manchmal ungewollt mühsam werden. Speziell hierarchische Unterschiede zwischen den beteiligten Personen – mit der Eventplanerin in der untergeordneten Position – können solche Kommunikationsprobleme verstärken.

Aus diesem Grund beinhaltet Eventthinking verschiedene Routinen und Techniken, die die Zusammenarbeit mit allen für das Eventprojekt relevanten Menschen einfacher und effektiver machen – ganz gleich, ob sie zur Organisation gehören (Interne) oder nicht (Externe). Diese Routinen und Techniken basieren grundsätzlich auf zwei verschiedenen Vorgehensweisen:

1. Direkte Kommunikation mit dem Ziel, ein gemeinsames Verständnis vom jeweils relevanten Gegenstand herzustellen.

2. Die bewusste Berücksichtigung der Situationen, Beziehungen, Interessen etc. von jenen Personen, mit denen nicht immer direkt kommuniziert werden kann (Perspektivübernahme).

Neben ihrer funktionalen Wirkung, nämlich einer Verbesserung der zielgerichteten Zusammenarbeit im Event-Projekt, können beide Vorgehensweisen auch zu einem grundsätzlich besseren, verständnis- und respektvollerem und konstruktiveren Verhältnis zwischen den verschiedenen Beteiligten führen. Wir kommen darauf im Kapitel »Die Funktion von Workshops im Event-Design Prozess« noch einmal vertiefend zurück.

Jetzt aber wollen wir uns erst einmal ein Gesamtbild über die unterschiedlichen Personen verschaffen, die üblicherweise in die Realisierung von Event-Projekten innerhalb von Organisationen eingebunden sind:

Das sind, auch ohne die Teilnehmenden, die ja im äußersten Fall in die Tausende gehen können, schon eine Menge Menschen. Sie alle haben nicht nur ihre individuelle Persönlichkeit, sondern auch verschiedene Aspekte und Eigenschaften, die sich aus ihren jeweiligen Rollen im Eventprojekt ergeben. Diese Eigenschaften im Rahmen von Eventthinking besser kennenzulernen und einzukalkulieren, macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten deutlich angenehmer.

Schauen wir uns deshalb einmal die Personen aus dem Beispiel genauer an.