Interne Kommunikation in der Bibliothek (eBook)

Inhalt?????????????????????????? 5
Verwendete Marginalien?????????????????????????????????????????????????????????? 9
1 Einleitung?????????????????????????????????????? 11
2 Interne Kommunikation mit System?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 12
2.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 12
2.2 Die Problemstellung in Bibliotheken???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 13
2.2.1 Mögliche Ursachen für mangelnde interne Kommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 15
2.2.2 Die Auswirkungen mangelnder interner Kommunikation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 17
2.3 Ziele der internen Kommunikation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 18
2.3.1 Koordination und Austausch?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 18
2.3.2 Information und Motivation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 19
2.3.3 Identifikation: Womit Mitarbeiter in Bibliotheken sich immer identifiziert haben?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 21
2.3.4 Produktivität durch Loyalität???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 21
2.4 Das Konzept einer systematischen internen Kommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 21
2.4.1 Die Analyse der Unternehmenskultur?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 23
2.4.2 Die Analyse der Kommunikationskultur?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 26
2.4.3 Die Auftragsklärung???????????????????????????????????????????????????????????????? 32
2.4.4 Die Beteiligten???????????????????????????????????????????????????????? 33
2.4.5 Die Strukturierung der Aufgabe?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 35
2.5 Was wird kommuniziert? – Die Inhalte?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 35
2.6 Wie wird kommuniziert? – Die Instrumente?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 37
2.6.1 Grundhaltung und Kriterien?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 37
2.6.2 Systematisierung der Instrumente?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 38
2.7 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 40
3 Besprechungen effektiv gestalten?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 41
3.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 41
3.2 Die Analyse: Was bringen uns unsere Besprechungen??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 42
3.3 Arten von Besprechungen: Begriffliche Klarheit?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 45
3.3.1 Typen von beruflichen Treffen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 45
3.3.2 Leiten oder moderieren – eine Rollenfrage???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 48
3.4 Ziele von Besprechungen???????????????????????????????????????????????????????????????????? 51
3.5 Die gute Vorbereitung???????????????????????????????????????????????????????????????? 54
3.6 Abläufe und Grundstrukturen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 57
3.6.1 Die Basisstruktur einer Besprechung???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 57
3.6.2 Probleme lösen: Schema für das Arbeitsgespräch?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 59
3.6.3 Ablauf für eine Problemlösungsmoderation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 59
3.7 Das kommunikative Handwerkszeug für Leitung und Moderation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 62
3.7.1 Die Inhaltsebene?????????????????????????????????????????????????????????? 63
3.7.2 Die Prozessebene?????????????????????????????????????????????????????????? 64
3.7.3 Die Beziehungsebene???????????????????????????????????????????????????????????????? 64
3.8 Konflikte in Besprechungen?????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 65
3.8.1 Schwierige Verhaltensweisen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 65
3.8.2 Der Umgang mit Konflikten in Besprechungen?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 67
3.9 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 69
4 Teamarbeit und Informationsmanagement???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 70
4.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 70
4.2 Interne Kommunikation und Teamkommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 71
4.3 Inter-Team-Kommunikation?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 72
4.3.1 Vernetzungen erkennen???????????????????????????????????????????????????????????????????? 73
4.3.2 Kommunikation zwischen Teams verbessern???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 75
4.4 Intra-Team-Kommunikation?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 77
4.4.1 Das Team in seiner Entwicklung begleiten?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 77
4.4.2 Kommunikation in langjährigen Teams???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 81
4.4.3 Instrumente der Kommunikation im Team???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 85
4.5 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 87
5 Führungskommunikation – konsequent kommunizieren?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 88
5.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 88
5.2 Führungsstil und Führungskommunikation?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 88
5.3 Richtungen in der Führungskommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 93
5.3.1 Einer an viele und viele an einen: die Führungskraft an die Mitarbeiter und zurück?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 95
5.3.2 Einer an einen: Die Führungskraft an einzelne Mitarbeiter und zurück?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 98
5.3.3 Die Führungskräfte untereinander?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 104
5.4 Kommunikation als Führungsaufgabe???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 106
5.4.1 Worüber informiere ich als Führungskraft? – die Inhalte???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 107
5.4.2 Wie kommuniziere ich? – Fragen des Stils?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 107
5.4.3 Womit kommuniziere ich? – Wahl des Mediums?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 109
5.5 Die persönliche Haltung und Verantwortung???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 111
5.6 Plädoyer für den Dialog???????????????????????????????????????????????????????????????????? 113
5.7 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 113
6 Interne Kommunikation und Konfliktmanagement?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 115
6.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 115
6.2 Konfliktdimensionen???????????????????????????????????????????????????????????? 116
6.3 Konflikttheorien?????????????????????????????????????????????????????? 118
6.3.1 Was ist ein Konflikt????????????????????????????????????????????????????????????????????? 118
6.3.2 Konflikte verstehen: die Einteilung von Konflikten?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 119
6.3.3 Woran erkennen Sie einen Konflikt??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 120
6.3.4 Schwelende Konflikte?????????????????????????????????????????????????????????????????? 123
6.3.5 Die dysfunktionale Wirkung von Konflikten???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 123
6.3.6 Die Chance im Konflikt?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 124
6.4 Phasen der Konfliktbewältigung?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 124
6.4.1 Die Wahrnehmung des Konfliktes?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 124
6.4.2 Schritte in der Konfliktbewältigung???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 126
6.5 Konflikte in Gruppen?????????????????????????????????????????????????????????????? 129
6.5.1 Das Konfliktpotenzial in Gruppen?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 130
6.5.2 Prävention?????????????????????????????????????????????? 130
6.5.3 Mögliche Interventionen???????????????????????????????????????????????????????????????????????? 131
6.6 Konflikte zwischen Gruppen?????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 132
6.6.1 Das Konfliktpotenzial zwischen Gruppen?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 132
6.6.2 Prävention?????????????????????????????????????????????? 133
6.6.3 Mögliche Interventionen???????????????????????????????????????????????????????????????????????? 133
6.7 Konflikte zwischen Vorgesetzten und der Gruppe?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 134
6.7.1 Konfliktpotenzial zwischen Vorgesetzten und Gruppen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 134
6.7.2 Prävention?????????????????????????????????????????????? 135
6.7.3 Mögliche Interventionen???????????????????????????????????????????????????????????????????????? 135
6.8 Konflikte zwischen Einzelpersonen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 136
6.8.1 Bewältigungsstrategien?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 136
6.9 Bausteine einer Konfliktkultur?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 137
6.9.1 Konfliktmanagement als Bestandteil der Unternehmenskultur???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 137
6.9.2 Leitlinien für ein Konfliktmanagement???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 138
6.10 Vertiefung???????????????????????????????????????????? 139
7 Die Macht des Informellen???????????????????????????????????????????????????????????????????? 141
7.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 141
7.2 Das System „informelle Kommunikation“???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 142
7.2.1 Informelle Kommunikation über betriebliche Inhalte?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 142
7.2.2 Informelle Kommunikation und der persönliche Austausch?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 143
7.2.3 Kennzeichen der informellen Kommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 144
7.2.4 Chancen: der Flurfunk als Katalysator???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 146
7.2.5 Risiken: der Flurfunk als Zeitfresser und Trendsetter???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 147
7.3 Sonderfall: Das Gerücht???????????????????????????????????????????????????????????????????? 148
7.3.1 Die Kennzeichen eines Gerüchts?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 148
7.3.2 Wie Gerüchte entstehen?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 150
7.3.3 Der Lebenszyklus eines Gerüchts???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 151
7.3.4 Was wird verbreitet? – die Inhalte?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 152
7.3.5 Lancierte Gerüchte?????????????????????????????????????????????????????????????? 153
7.3.6 Wie geht man am besten mit Gerüchten um??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 153
7.4 Keine Angst vor der informellen Kommunikation???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 154
7.5 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 156
8 Flexibilität üben – die Zusammenarbeit in Veränderungsprozessen???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 157
8.1 Ein Beispiel?????????????????????????????????????????????? 157
8.2 Typische Veränderungsprozesse???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 158
8.2.1 Dimensionen von Veränderung???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 158
8.2.2 Beispiele für Veränderungsprozesse in Bibliotheken?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 160
8.3 Die Bedeutung von Kommunikation in Veränderungsprozessen – Change Communication???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 161
8.4 Phasen in Veränderungsprozessen und die kommunikative Herausforderung???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 162
8.4.1 Phasen der Veränderung nach Kurt Lewin?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 162
8.4.2 Phasen der Veränderung nach Kübler-Ross???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 163
8.4.3 Das Tichy-Modell der Veränderung?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 164
8.4.4 Die Herausforderung: kommunikative Ziele und Aufgaben im Veränderungsprozess?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 167
8.5 Umgang mit Widerständen und Ängsten???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 173
8.5.1 Ursachen von Widerstand???????????????????????????????????????????????????????????????????????? 173
8.5.2 Formen von Widerstand???????????????????????????????????????????????????????????????????? 175
8.5.3 Die Haltung der Führungskräfte gegenüber Widerstand???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 176
8.6 Methodisches Handwerkszeug: Wie aktiviert man Mitarbeiter für Veränderungsprozesse????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 178
8.6.1 Die SWOT-Analyse?????????????????????????????????????????????????????????? 178
8.6.2 Die Zukunftswerkstatt???????????????????????????????????????????????????????????????????? 179
8.6.3 Das World-Café?????????????????????????????????????????????????????? 180
8.6.4 Open Space?????????????????????????????????????????????? 181
8.6.5 Action learning???????????????????????????????????????????????????????? 182
8.6.6 Moderierte Workshops?????????????????????????????????????????????????????????????????? 183
8.7 Vertiefung?????????????????????????????????????????? 183
Literatur und Internet-Links?????????????????????????????????????????????????????????????????????? 185
Index???????????????????????? 188
Über die Autorin?????????????????????????????????????????????? 190