Estuche Management en 20 minutos. Principios basicos (eBook)

Un recorrido por los tres estados financieros principales

El objetivo subyacente de toda empresa es ganar dinero. Por este motivo, si eres un directivo, parte de tu trabajo consiste en ayudar a tu empresa a ganar dinero, a ser posible, una cantidad mayor cada año.

Naturalmente, puedes estar trabajando en el sector no lucrativo o en el gubernamental, donde ganar dinero no es el objetivo más importante. Aun así, tendrás que controlar el dinero que entra y el que sale.

Dondequiera que trabajes, puedes mejorar la salud financiera de tu empresa reduciendo costes, aumentando los ingresos o ambas cosas a la vez. Puedes ayudar a la organización a realizar buenas inversiones y a utilizar los recursos de forma inteligente. Los mejores gestores no se limitan a vigilar el presupuesto, sino que buscan la forma más adecuada de combinar el control de costes, la mejora de las ventas y la utilización más eficiente de los activos. Saben de dónde proceden los ingresos, cómo se gasta el dinero y cuánto beneficio obtiene la empresa. Saben lo bien que lo está haciendo la empresa a la hora de convertir los beneficios en liquidez. (No, no son lo mismo, luego hablaremos de la diferencia).

Para saber todo esto, los directivos se basan principalmente en tres documentos: la cuenta de resultados, el balance y los flujos de caja. Son los llamados estados financieros, o cuentas anuales. Las empresas que cotizan en bolsa ―aquellas que venden acciones al público en un mercado de valores― ponen a disposición de todo el mundo sus estados financieros resumidos, normalmente con periodicidad trimestral. Las empresas privadas ―propiedad de una persona, una familia o un pequeño grupo de inversores― suelen mantener sus estados financieros en privado. Pero casi todas las empresas producen estados financieros detallados para su uso interno.

En primer lugar, los estados financieros siguen la misma estructura para cualquier empresa. Las partidas individuales pueden variar un poco, dependiendo de la naturaleza del negocio, pero los estados financieros suelen ser lo suficientemente parecidos como para poder comparar los resultados fácilmente. La razón de esta similitud es que todos los contables de un país siguen el mismo conjunto de reglas. Estas reglas se denominan principios contables generalmente aceptados o PCGA.

En segundo lugar, los PCGA permiten dos métodos diferentes de contabilidad: la contabilidad de caja suele ser utilizada por las empresas más pequeñas. Es muy sencilla. La empresa registra una venta siempre que recibe dinero en efectivo por un producto o un servicio, y registra un gasto siempre que emite un pago.

El otro método, la contabilidad basada en el principio del devengo, es un poco más complicado, ­aunque mucho más común. La empresa registra una venta cuando entrega un producto o servicio, no cuando el dinero cambia de manos (que puede ser uno o dos meses más tarde, cuando el cliente paga la factura). Registra un gasto cuando incurre en él, no cuando realiza el pago. La clave de este método es lo que los contables llaman el principio de correspondencia: hacer coincidir cada coste con los ingresos que se asocian a él.

Veamos un ejemplo. Amalgamated Hat Rack, una empresa ficticia que fabrica percheros de imitación de cuernos de alce, registra ingresos cada vez que envía percheros a un cliente. Como el cliente aún no ha pagado, los ingresos siempre incluyen estimaciones del dinero que la empresa recibirá en el futuro.

Cuando Amalgamated pide 2.000 ganchos de latón a un proveedor, no registra el gasto de esos ganchos de una sola vez, sino que registra parte del gasto con cada venta. Si cada perchero tiene cinco ganchos de latón, los contables registran el coste de cinco ganchos de latón cada vez que se vende un perchero.

¿Por qué utilizar el método del devengo? Porque le ofrece una imagen más precisa del beneficio. Si ­trabajas en una empresa de percheros, querrás saber si cada perchero que se vende es rentable. Para responder a esa pregunta, tienes que hacer un seguimiento de los costes en los que se incurre y de los ingresos que se obtienen cada vez que se fabrica uno y se envía a un cliente.

¿De qué modo una cuenta de resultados muestra si se tienen beneficios? Comienza con los ingresos de la empresa o las ventas netas totales (son lo mismo) durante el período considerado. A continuación, enumera todos los costes, incluidos los de fabricación de los productos o los de la prestación de servicios, los gastos generales, los impuestos, etc., y los resta de los ingresos. El resultado final (lo que queda) es el ingreso neto o beneficio. (Véase la figura 1, «Cuenta de resultados de Amalgamated Hat Rack»).

Veamos con más detalle las partidas que aparecen en la cuenta de resultados. El coste de los productos vendidos (normalmente abreviado como COGS, por sus siglas en inglés) es lo que le ha costado a Amalgamated fabricar los percheros. Esto incluye las materias primas, la mano de obra y cualquier otro coste directamente relacionado con la producción.

Si se resta el COGS de los ingresos, se obtiene el beneficio bruto, que muestra cuánto ha ganado la empresa antes de pagar sus gastos generales, impuestos, etc. Puedes utilizar esta cifra para calcular el margen bruto, que no aparece en la cuenta de resultados, pero sigue siendo una cifra importante. Solo tienes que dividir el beneficio bruto entre los ingresos. El margen bruto de Amalgamated Hat Rack es de 1,6 millones de dólares dividido entre 3,2 millones, es decir, el 50 %.

Los gastos de explotación ―también conocidos como gastos de ventas, generales y administrativos (SG&A, por sus siglas en ingles), o simplemente gastos generales― incluyen los salarios de los empleados administrativos, los alquileres, los gastos de ventas y marketing, y cualquier otro coste no atribuido directamente a la fabricación de un producto o a la prestación de un servicio. El coste del servicio telefónico, por ejemplo, se incluiría en este epígrafe.

La amortización es una forma de estimar el coste de los bienes que duran un tiempo relativamente largo. Un sistema informático, por ejemplo, puede tener una vida útil de tres años. Por tanto, no tiene sentido registrar todo su coste en el primer año. En su lugar,...