Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung (eBook)

1.2 Die wichtigsten Belegarten im Detail

Nun kennen Sie die Regel: »Keine Buchung ohne Beleg«. Was aber müssen Sie hinsichtlich der unterschiedlichen Belegarten und über ihre Form und ihren Inhalt wissen? Welche Angaben müssen auf einer Rechnung gemacht werden? Welche Varianten von Kontoauszügen gibt es beispielsweise? Sehen Sie dazu das folgende Kapitel.

1.2.1 Rechnungen

Über die grafische Form einer Rechnung entscheidet jedes Unternehmen selbst, die wesentlichen Inhalte sind jedoch durch steuerliche Vorschriften geregelt. Damit eine Rechnung als ordnungsmäßig anerkannt wird, muss sie gem. § 14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Betrachten Sie folgende Abbildung einer Musterrechnung:

Folgende Checkliste fasst zusammen, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Die Nummerierung korrespondiert mit den Zahlen in Abbildung 1. Nur die Zahl 9 ist in der Abbildung nicht enthalten, da es sich im dargestellten Beispiel nicht um ein Grundstück bzw. Gebäude handelt.

Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.

1.2.2 Kleinbetragsrechnungen, Quittungen

Nicht bei allen Rechnungen gelten die strengen Vorschriften. Bei Rechnungen bzw. Quittungen, in denen der Gesamtbetrag (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer) 250 EUR nicht übersteigt, reichen folgende Angaben (§ 33 UStDV):

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

• das Ausstellungsdatum,

• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Auf dem unten abgebildeten Tankbeleg sind alle notwendigen Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung gut erkennbar:

1.2.3 Fahrausweise

Für Fahrausweise gelten ebenfalls separate Vorschriften (§ 34 UStDV). Fahrausweise sind dann ordnungsmäßige Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt,

• das Ausstellungsdatum,

• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,

• den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt,

• bei der grenzüberschreitenden Beförderung einen Hinweis darauf.

Ein Fahrausweis kann ebenfalls die Form der elektronischen Rechnung haben, wenn er online, z. B. über die Homepage der Deutschen Bahn AG, bestellt und danach gedruckt wird.

1.2.4 Elektronisch übermittelte Rechnungen

Im Zeitalter der elektronischen Post ist es üblich, dass Rechnungen nicht in Papierform, sondern als E-Mail-Anhang in Form von PDFs oder sonstigen Text- bzw. Bilddateien übermittelt werden.

Jede elektronisch übermittelte Rechnung muss folgende Auflagen erfüllen:

• Echtheit der Rechnungsherkunft

• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts

• Lesbarkeit der Rechnung

• Aufbewahrung im Originalzustand, also als Datei (der Papierausdruck allein reicht nicht aus!)

Der Rechnungsempfänger muss nach wie vor der elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung erfolgt z. B. durch das Dulden dieser Übermittlungsart.

Als elektronisch übermittelt gelten auch Rechnungen, die per Standard-Telefax versendet wurden. Diese müssen unbedingt als Ausdruck aufbewahrt werden.

Für die öffentlichen Auftraggeber des Bundes gelten erweiterte Auflagen und Vorschriften gem. E-Rechnungsgesetz (Richtlinie 2014/55/EU), die seit November 2020 in Kraft getreten sind. Detaillierte Informationen zu E-Rechnung finden Sie hier: www.e-rechnung-bund.de.

1.2.5 eRechnungen ab 01.01.2025

Das Wachstumschancengesetz (verkündet Anfang 2024) hat die obligatorische Verwendung der sog. eRechnung im B2B (business to business) zum 01.01.2025 eingeführt. Eine eRechnung hat ein strukturiertes elektronisches Format, das nur maschinell verarbeitet werden kann. Die eRechnung muss in diesem Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Wird eine Rechnung an eine Privatperson gestellt, gilt diese Regelung allerdings nicht. Des Weiteren gilt die neue Regelung nicht für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise (s. Kapitel 1.2.2 und 1.2.3).

In der Zeit zwischen 01.01.2025 und 31.12.2026 kann im B2B-Bereich unter bestimmten Voraussetzungen immer noch die herkömmliche Rechnungsform (sog. sonstige Rechnung) verwendet werden. Eine weitere Verlängerung der Frist bis 31.12.2027 können Unternehmen in Anspruch nehmen, die im Jahr 2026 die Umsatzgrenze von 800.000 € nicht überschreiten werden.

1.2.6 Kontoauszüge der Bank

Auf dem unten abgebildeten Kontoauszug der Kürbisbank AG finden Sie alle wichtigen Stamm- und Bewegungsdaten, die in der Checkliste (s. Kapitel 1.1 »Arten von Belegen«, Zeile »Kontoauszüge«) genannt wurden:

In diesem Fall handelt es sich um eine kundenfreundliche, zweispaltige Darstellung der Geldbewegungen auf dem Kontoauszug. In der Spalte Lastschrift werden alle Geldabgänge (Minderungen) und in der Spalte Gutschrift alle Geldzugänge (Mehrungen) des Kontos aufgezeichnet. Der jeweils positive Anfangs- und Endbestand – Saldo alt und Saldo neu – befinden sich in der Spalte »Gutschrift«. Würde der Bankbestand aufgrund der getätigten Zahlungen in den Minusbereich rutschen (negativer Bankbestand), wäre der Saldo neu in der Spalte »Lastschriften« dargestellt.

Die zweite Variante des gleichen Kontoauszugs ist einspaltig. Die Geldabgänge sind hier mit Minus »-« und die Geldzugänge mit Plus »+« gekennzeichnet:

Es gibt noch eine weitere Form der einspaltigen Darstellung, in der anstatt des Minuszeichens der Buchstabe »S« und anstatt des Pluszeichens der Buchstabe »H« zu finden sind. Um diese Darstellung zu verstehen, müssen Sie das Grundwissen über die Konten der Buchhaltung erwerben, das Ihnen mein Buch Schritt für Schritt vermitteln wird. Wollen Sie sofort die Erklärung der beiden Buchstaben erhalten, schlagen Sie im Buch das Kapitel 3.2.3 »Bankkontoauszug als Aktivkonto« auf.

Die von der Bank direkt erstellten papierhaften Kontoauszüge gelten als Belege. Nimmt der Unternehmer am Onlinebankingverfahren teil, muss er die ihm im Onlineverfahren zur Verfügung gestellten Kontoauszüge in PDF-Form zusätzlich als Datei archivieren.

1.2.7 Eigenbelege – Ersatzbelege

In bestimmten Situationen werden in der Buchführung...