1.1 Satzung und Ordnungen des Vereins

Der Umfang der Rechenschaftspflicht kann in der Satzung des Vereins oder in einer Vereinsordnung festgelegt sein. Entsprechende Vorgaben sind für den Vorstand bindend, eine Abweichung ist nicht zulässig.

Der Rechenschaftsbericht wird regelmäßig der Mitgliederversammlung vorgelegt. Bei großen Vereinen und Verbänden kann nach der Satzung ein anderes Organ, bezeichnet als Verwaltungsrat, Verbandsrat oder Beirat für die Entgegennahme der Rechnungslegung zuständig sein.

Außerhalb der Mitgliederversammlung ist der Vorstand nicht verpflichtet, einzelnen Mitgliedern Auskünfte über den Stand der Geschäfte und andere Vereinsangelegenheiten zu erteilen. Die Pflicht besteht nur dann, wenn die Satzung dies vorsieht.

1.2 Grundsätze der Buchführung

Bereits in der laufenden Buchführung werden die Grundlagen für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss gelegt. Ohne eine ordnungsgemäße Buchführung entspricht der Jahresabschluss nicht den gesetzlichen Vorgaben. Der Verein hat den Nachweis, dass seine tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit erfüllt, durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben zu führen. Auch für Zwecke der Besteuerung sind Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen münden in die Buchführung, die fortlaufend und zeitnah die Geschäftsvorfälle dokumentiert. Die Grundregeln für die Buchführung und Rechnungslegung sind, dass die Aufzeichnungen wahr, vollständig und zeitnah (laufend) erfolgen sowie ausreichende Erläuterungen zu den Einnahmen und Ausgaben enthalten. Mit steigendem Geschäftsvolumen sollen die Aufzeichnungen immer detaillierter werden, vom einfachen Kassenbuch bis zur formellen Buchführung und Bilanz. Zur Bilanzierung ist ein steuerbegünstigter Verein nur dann für seinen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Bereich verpflichtet, wenn der Verein ein buchführungspflichtiger Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches ist oder das Finanzamt den Verein ausdrücklich zur Buchführung aufgefordert hat.

Auch wenn die wirtschaftlichen Tätigkeiten die vorgenannten Grenzen nicht überschritten haben, sind in zahlreichen Steuergesetzen und Verordnungen Pflichten zur Führung bestimmter Bücher und Aufzeichnungen vorgesehen.

Dazu zählen:

Es ist darüber hinaus zu beachten, dass die Finanzbehörden das Recht haben, Einsicht in die gespeicherten Daten des Vereins zu nehmen und die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung durch den Datenzugriff zu prüfen.

1.3 Rechenschaft gegenüber der Mitgliederversammlung

Die Inhalte der Rechenschaftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung grenzen sich betont von handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften ab. Die den Mitgliedern gegenüber abzugebende Jahresrechnung hat ein zutreffendes, vollständiges und klares Bild über die Geschäfte des Vereins zu vermitteln. Zur Erfüllung der Auskunftsverpflichtung wird eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen über die Ausgaben und der Führung eines Bestandsverzeichnisses des Vermögens verlangt. Unter Einnahmen und Ausgaben sind alle Zu- und Abflüsse an Geldmitteln und Geldgegenwerten (tauschähnliche Umsätze) zu verstehen. Das Bestandsverzeichnis muss die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten der Art nach enthalten. Eine Bewertung des Sachvermögens ist nicht notwendig.

Auch die Geldbestände und Verbindlichkeiten sind auszuweisen. Anzugeben ist jeweils der Wert am Tag des Jahresabschlusses. Eine bestimmte Form des Rechenschaftsberichts ist nicht vorgeschrieben. Als Mindestbedingung sind nachprüfbare und sachlich richtige Aufzeichnungen vorzulegen. Die Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst sein, eine Verrechnung bzw. Saldierung von Ausgaben und Einnahmen ist nicht erlaubt.

Dies bedingt, dass die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Rechnungslegung zu erfüllen sind.

Der Vorstand muss in der Mitgliederversammlung Auskunft, Rechenschaft und Nachricht über die Geschäftsführung ablegen. Die Erfüllung der Pflicht des Vorstands umfasst

• die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben anhand der Belege,
• die Führung von Bestandsverzeichnissen und
• die Beachtung weiterer Anforderungen nach der Vereinssatzung (bspw. Etat).

1.4 Das Nebenzweckprivileg eingetragener Vereine

Das Handeln eingetragener Vereine darf grundsätzlich zivilrechtlich nicht auf eine wirtschaftliche Betätigung gerichtet sein. Gleichwohl werden sie häufig im Rahmen des Vereinszwecks oder zur Finanzierung der Vereinsaktivitäten wirtschaftlich tätig. Eine wirtschaftliche Betätigung stellt die Rechtsformwahl »eingetragener Verein« nicht infrage, soweit es sich lediglich um eine untergeordnete, den idealen Hauptzwecken des Vereins dienende wirtschaftliche Betätigung im Rahmen des sogenannten Nebenzweckprivilegs handelt. Die Vereinsregister setzen das beim Vorliegen der Gemeinnützigkeit voraus. Gemeinnützigkeitsrechtlich ist sogar die ausschließliche Finanzierung durch steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe zulässig, wenn diese nicht losgelöst vom Satzungszweck zum Hauptzweck werden (vgl. AEAO zu § 56 AO). Das heißt, nicht die Mittelherkunft ist entscheidend, sondern die Mittelverwendung!

Dient die wirtschaftliche Betätigung der Satzungsverwirklichung, ist auch ein Wettbewerb zu...