Kommunikation im Projektmanagement (eBook)

Inhaltsübersicht 6
Inhaltsverzeichnis 8
Abbildungsverzeichnis 18
1 Einleitung 21
1.1 Projektkommunikation als Erfolgs- und Misserfolgsfaktor 24
1.1.1 Projektkommunikation in der Ratgeberliteratur 28
1.1.2 Projektkommunikation in der Wissenschaft 29
1.2 Forschungslücke und Forschungsfragen 34
1) Welche Besonderheiten kennzeichnen die Kommunikation in Projektsystemen? 34
2) Welche Funktionen übernimmt Kommunikation im Projektmanagement? 35
2 Kommunikation und Projektmanagement: Ein systemischkonstruktivistischer Zugang 38
2.1 Entwicklungsstand der Projektmanagementlehre 38
2.1.1 Projekt- und Projektmanagementbegriff 38
2.1.2 Perspektive der Betriebswirtschaftslehre und Theoriedefizit des Projektmanagements 45
2.2 Systemtheorie und Konstruktivismus 55
2.2.1 Nutzen des Systemansatzes 60
2.2.2 Systembegriff 64
2.2.3 Subsysteme und Multiplexität 67
2.2.3.1 Technische und biologische Systeme 68
2.2.3.2 Kognitiv autonome Systeme 69
2.2.3.3 Soziale Systeme 77
2.2.3.3.1 Soziales System nach Luhmann 78
2.2.3.3.2 Soziales System nach Hejl 86
2.2.4 Dualitäten in sozialen Systemen 96
1) Dualität von Handeln und Struktur 97
2) Dualität von Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung 98
3) Dualität von Öffnung und Schließung 98
4) Dualität von Differenzierung und Integration 98
5) Dualität von Gliederung und Steuerung 99
6) Dualität von Koppelung und Transformation 99
7) Dualität von Entwicklung und Reproduktion 99
2.2.4.1 Handeln und Struktur 100
2.2.4.2 Wirklichkeitskonstruktion und Wirklichkeitsordnung 109
2.2.4.3 Umweltbezug und Systembezug 112
2.2.4.4 Differenzierung und Integration 119
2.2.4.5 Gliederung und Steuerung 124
2.2.4.6 Koppelung und Transformation 130
2.2.4.7 Entwicklung und Reproduktion 133
2.3 Systemische Projektmodelle 140
2.3.1 Subsysteme 141
2.3.2 Systemtypen 145
2.3.3 Systemebenen 148
2.3.4 Lebenszyklus und Phasen 152
2.3.5 Wirkungsfelder 162
2.3.6 Exkurs: Projekte als Prozessgeflecht 165
2.3.7 Projekte im Grenzbereich der Systemtheorie 167
2.3.7.1 Projekte als soziale Systeme im Ausnahmezustand 167
2.3.7.2 Projekte als Mischungen aus Interaktions- und Organisationssystemen 168
2.3.7.3 Projekte als soziale Konstruktionen 169
2.3.8 Kritik am systemtheoretischen Ansatz 170
2.4 Kommunikationsverständnis des Projektmanagements 172
2.4.1 Informationsaustauschmodell und Derivate 172
2.4.2 Konstruktivistisches Kommunikationsverständnis 183
2.4.3 Mehrebenenmodell von Kommunikation, Verstehen und Kooperation 191
Ebene 0 – Mediengebrauch 193
Ebene 1 – Kommunikation 193
Ebene 2 – Dialog 194
Ebene 3 – Verständigung 195
Ebene 4 – Einverständnis 195
2.5 Besonderheiten der Projektkommunikation 197
2.5.1 Projektbezug und Formen der Projektkommunikation 197
2.5.1.1 Projektgrenzen: Interne, externe und öffentliche Projektkommunikation 199
2.5.1.2 Regelungsgrad: Formale und informelle Projektkommunikation 201
2.5.1.3 Anzahl der Beteiligten: one-to-one- und many-to-many-Projektkommunikation 203
2.5.1.4 Richtung: Vertikale, horizontale und laterale Projektkommunikation 203
2.5.1.5 Initiative: push- und pull-Projektkommunikation 204
2.5.1.6 Formen und Medien der Projektkommunikation 204
2.5.2 Besondere Herausforderungen der Projektkommunikation 206
2.6 Dimensionen der Projektkommunikation 211
2.6.1 Soziales System 211
2.6.2 Mediale Infrastruktur 212
2.6.3 Dynamik 213
2.6.4 Themen und Anlässe 214
2.6.5 Folgen 216
2.6.6 Gestaltung 218
2.6.7 Integration und Zusammenwirken der Dimensionen 219
2.7 Zwischenfazit: Systemmodell von Projekten und Kommunikation 220
2.7.1 Soziale Systemtheorie 220
2.7.2 Projektsystem 223
2.7.3 Kommunikationsverständnis 226
2.7.4 Projektkommunikation 228
3 Theoretischer Zugang zu Kommunikationsfunktionen in sozialen Systemen 230
3.1 Funktionaler Ansatz in der Systemtheorie 230
3.2 Konzept der Systemfunktionen 239
3.2.1 Systemfunktionen in Projektsystemen 239
3.2.1.1 Strukturation und Wirklichkeit 245
3.2.1.2 Grenzsteuerung: Umweltbezug und Selbstbezug 245
Wirklichkeit 246
Strukturation 247
3.2.1.3 Sinnstiftung: Differenzierung und Integration 248
Wirklichkeit 248
Strukturation 249
3.2.1.4 Organisation: Gliederung und Steuerung 249
Wirklichkeit 250
Strukturation 250
3.2.1.5 Metabolismus: Koppelung und Transformation 251
Wirklichkeit 252
Strukturation 252
3.2.1.6 Evolution: Reproduktion und Entwicklung 253
Wirklichkeit 254
Strukturation 254
3.2.1.7 Zusammenspiel der Systemfunktionen 255
3.3 Funktionen von Kommunikation 256
3.3.1 Basisfunktionen von Kommunikation 256
3.3.2 Kommunikationsfunktionen von Unternehmen und Projekten im Vergleich 262
3.3.3 Beitrag der Kommunikationsfunktionen zu den Systemfunktionen in Projekten 271
3.3.3.1 Kommunikation auf der Ebene von Strukturation und Wirklichkeit 271
3.3.3.2 Kommunikation und Grenzsteuerung 272
3.3.3.2.1 Projektsystem 272
3.3.3.2.2 Komponenten 273
3.3.3.2.3 Umwelt 273
3.3.3.3 Kommunikation und Sinnstiftung 274
3.3.3.3.1 Projektsystem 275
3.3.3.3.2 Umwelt 277
3.3.3.3.3 Komponenten 278
3.3.3.4 Kommunikation und Organisation 279
3.3.3.4.1 Projektsystem 279
3.3.3.4.2 Umwelt 280
3.3.3.4.3 Komponenten 281
3.3.3.5 Kommunikation und Metabolismus 281
3.3.3.5.1 Projektsystem 282
3.3.3.5.2 Umwelt 283
3.3.3.5.3 Komponenten 284
3.3.3.6 Kommunikation und Evolution 284
3.3.3.6.1 Projektsystem 284
3.3.3.6.2 Umwelt 287
3.3.3.6.3 Komponenten 287
3.3.3.7 Funktionen der Kommunikation in sozialen Systemen im Überblick 289
4 Kommunikation und ihre Aufgabenfelder in Projekten: Eine Bestandsaufnahme auf Basis der Projektmanagementliteratur 290
4.1 Analysedimensionen und Zugang zu Projektkommunikationsaufgaben 290
4.1.1 Soziales System 291
4.1.2 Mediale Infrastruktur 292
4.1.3 Dynamik 293
4.1.4 Themen und Anlässe 294
4.1.5 Folgen 295
4.1.6 Gestaltung 295
4.2 Aufgabenfelder in Projekten 296
4.3 Kommunikationsaufgaben in Projekten 300
4.4 Kommunikationsaufgaben in der Startphase des Projekts 303
4.4.1 Projektstartphase im Überblick 303
4.4.2 Leistungserbringung in der Startphase 308
4.4.2.1 Systemebene Projekt 308
4.4.2.1.1 Problemlösungszyklus 308
4.4.2.1.2 Analyse der Ausgangssituation 310
4.4.2.1.3 Konkretisierung des Projektziels 311
4.4.2.1.4 Gemeinsame Sprache und gemeinsames Projektverständnis 315
4.4.2.2 Systemebene Umwelt 317
4.4.2.2.1 Nutzenerwartungen aus Auftraggebersicht 317
4.4.2.3 Systemebene Komponenten 319
4.4.2.3.1 Individuelle Kompetenzen in der Teamzusammenstellung 319
4.4.2.3.2 Gruppengröße und Heterogenität 321
4.4.2.3.3 Akquise der Projektteammitglieder 323
4.4.2.3.4 Qualifikation des Projektleiters 324
4.4.3 Koordination in der Startphase 326
4.4.3.1 Systemebene Projekt 326
4.4.3.1.1 Projektdefinition als Referenz 326
4.4.3.1.2 Projektplanung 327
4.4.3.1.3 Risikomanagement 330
4.4.3.1.4 Management der Projektkommunikation 335
4.4.3.1.4.1 Integration der Projektkommunikation 337
4.4.3.1.4.2 Planung der Projektkommunikation 338
4.4.3.1.4.3 Kommunikationsbudget 340
4.4.3.1.4.4 Organisation der Projektkommunikation 343
4.4.3.1.4.5 Rollen der Projektmitglieder in der Projektkommunikation 346
4.4.3.2 Systemebene Umwelt 350
4.4.3.2.1 Projektvereinbarung und Vertragsgestaltung 350
4.4.3.2.2 Öffentlicher Projektstart 351
4.4.3.2.3 Management der Projektkommunikation 352
4.4.3.2.3.1 Umfeldanalyse und Stakeholdermanagement 352
1. Stakeholder identifizieren 359
2. Erwartungen und Einflussmöglichkeiten bewerten 360
3. Voraussagen zum Verhalten machen 362
4. Maßnahmen planen 363
4.4.3.2.3.2 Rollen der Stakeholder in der Projektkommunikation 365
Projektauftraggeber: 365
Lenkungsausschuss: 367
Programmmanager: 367
Projektportfoliomanager: 367
Projektbüro: 368
Linienmanager: 368
Kunde: 369
Lieferanten, Partner und externe Mitarbeiter: 370
Mitarbeiter: 370
Öffentlichkeit: 370
4.4.3.3 Systemebene Komponenten 370
4.4.3.3.1 Kommunikationsfähigkeiten 370
4.4.3.3.2 Kommunikationsfertigkeiten 374
Präsentation 374
Moderation 377
Gesprächsführung 379
4.4.4 Kooperation in der Startphase 382
4.4.4.1 Systemebene Projekt 382
4.4.4.1.1 Teamentwicklung 382
1. Forming (Orientierungsphase) 390
2. Storming (Machtkampfphase) 392
3. Norming (Organisationsphase) 393
4. Performing (Produktivitätsphase) 396
5. Adjourning (Auflösungsphase) 396
4.4.4.1.2 Konfliktmanagement 397
4.4.4.1.3 Projektkultur, Kommunikationskultur, Reflexion 409
4.4.4.2 Systemebene Umwelt 419
4.4.4.2.1 Unternehmenskultur und Projektkultur 419
4.4.4.2.2 Kultur der Stakeholderkommunikation 420
4.4.4.3 Systemebene Komponenten 424
4.4.4.3.1 Persönliche Interessen, Verpflichtungen und Ziele 424
4.4.4.3.2 Kommunikationskompetenz als Schlüsselkompetenz emotionaler Intelligenz 425
4.4.4.3.3 Medienkompetenz und Medienauswahl 427
4.4.4.3.4 Kommunikativität: Persönlichkeit und Kommunikationsstil 428
4.4.5 Zentrale Kommunikationsinstrumente in der Startphase 431
4.4.5.1 Projekt-kick-off 431
4.4.5.2 Projektstartworkshop 432
Schritt 1: Teilnehmer auf das Thema einstimmen 434
Schritt 2: Orientierung ermöglichen 436
Schritt 3: Themen bearbeiten 437
Schritt 4: Gemeinsame Lösung finden 437
Schritt 5: Maßnahmen planen 438
Schritt 6: Workshop abschließen 439
4.5 Kommunikationsaufgaben in der Umsetzungsphase des Projekts 439
4.5.1 Umsetzungsphase im Überblick 439
4.5.2 Leistungserbringung in der Umsetzungsphase 441
4.5.2.1 Systemebene Projekt 441
4.5.2.1.1 Kreativität und Lösungsentwicklung 441
4.5.2.1.2 Meinungsbildung und Entscheidungsfindung in der Gruppe 444
4.5.2.2 Systemebene Umwelt 447
4.5.2.2.1 Fachliche Zusammenarbeit mit Lieferanten, Partnern, externen Mitarbeitern 447
4.5.2.2.2 Ideenaustausch und Lernen aus anderen Projekten 450
4.5.2.3 Systemebene Komponenten 451
4.5.2.3.1 Individuelles Wissen und Know-how-Aufbau 451
4.5.3 Koordination in der Umsetzungsphase 451
4.5.3.1 Systemebene Projekt 451
4.5.3.1.1 Kommunikation, Koordination und Kooperation in der Projektorganisation 452
4.5.3.1.2 Koordinationsinstrumente 457
4.5.3.1.3 Projektinterne Organisation 460
4.5.3.1.4 Improvisation, Selbstorganisation und Agilität 463
4.5.3.1.5 Abgrenzung und Selbststeuerung des Projektteams 471
4.5.3.1.6 Projektsteuerung und Projektcontrolling 475
4.5.3.1.7 Änderungsmanagement 480
4.5.3.1.8 Management der Projektkommunikation 481
4.5.3.1.8.1 Zusammenspiel von technischer und face-to-face-Kommunikation 481
4.5.3.1.8.2 Medien-Mix und Integration der Instrumente 489
4.5.3.1.8.3 Projektinformationswesen 490
4.5.3.1.8.4 Dokumentation 492
4.5.3.1.8.5 Projektmanagementinformationssystem 494
4.5.3.1.8.6 Controlling der Projektkommunikation 497
4.5.3.2 Systemebene Umwelt 501
4.5.3.2.1 Projektorganisation in der Linienorganisation 501
4.5.3.2.2 Management der Projektkommunikation 506
4.5.3.2.2.1 Projektmarketing 506
4.5.3.2.2.2 Berichterstattung 513
4.5.3.3 Systemebene Komponenten 516
4.5.3.3.1 Projektinterne Spezialisierung 516
4.5.4 Kooperation in der Umsetzungsphase 518
4.5.4.1 Systemebene Projekt 518
4.5.4.1.1 Vertrauensaufbau im Projektteam 518
4.5.4.1.2 Kooperation mit externen Mitarbeitern 522
4.5.4.1.3 Führung 524
4.5.4.1.4 Gruppenarbeit und Besprechungen 528
4.5.4.1.5 Virtuelle Zusammenarbeit 532
4.5.4.1.6 Veränderungen der Projektparameter 543
4.5.4.2 Systemebene Umwelt 545
4.5.4.2.1 Vertrauensaufbau zu Stakeholdern 545
4.5.4.2.2 Netzwerk- und Beziehungspflege 547
4.5.4.2.3 Verhandlung, Interessenausgleich 550
1. Orientierungsphase 555
2. Klärungsphase 555
3. Veränderungsphase 555
4. Abschlussphase 555
4.5.4.2.4 Mikropolitik und Macht 555
4.5.4.2.5 Selektive Kommunikation und Informationskontrolle 563
4.5.4.2.6 Projektkrisen 565
4.5.4.3 Systemebene Komponenten 569
4.5.4.3.1 Motivation 569
Bedürfnis nach materieller Existenzsicherung: 573
Bedürfnis nach Gruppenzugehörigkeit: 573
Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung: 574
Bedürfnis nach Einflussnahme (Handlungsmächtigkeit): 576
Bedürfnis nach persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten: 577
Bedürfnis nach sinnerfülltem Tun: 577
4.6 Kommunikationsaufgaben in der Abschlussphase des Projekts 578
4.6.1 Abschlussphase im Überblick 578
4.6.2 Leistungserbringung in der Abschlussphase 582
4.6.2.1 Systemebene Projektsystem 582
4.6.2.1.1 Wissensmanagement und Wissenssicherung 582
4.6.2.2 Systemebene Umwelt 589
4.6.2.2.1 Veränderungsprozesse und Widerstände 589
4.6.2.3 Systemebene Komponenten 600
4.6.2.3.1 Bewertung individueller Leistungen und Feedbackgespräche 600
4.6.3 Koordination in der Abschlussphase 602
4.6.3.1 Systemebene Projekt 602
4.6.3.1.1 Projektabbruch 602
4.6.3.1.2 Projektevaluation und Projektlernen 605
4.6.3.1.3 Management der Projektkommunikation 608
4.6.3.1.3.1 Abschluss der Projektkommunikation und Überführung in die Regelkommunikation 608
4.6.3.1.3.2 Evaluation der Kommunikation und best practices 609
4.6.3.2 Systemebene Umwelt 612
4.6.3.2.1 Formale Projektübergabe und Abschlussbericht 612
4.6.3.3 Systemebene Komponenten 613
4.6.3.3.1 Anschlussperspektiven nach Projektende und Fortbildung 613
4.6.3.3.2 Kommunikationsfähigkeiten in der Ausbildung und Zertifizierungzum Projektmanager 614
4.6.4 Kooperation in der Abschlussphase 617
4.6.4.1 Systemebene Projekt 617
4.6.4.1.1 Auflösung des Teams 617
4.6.4.2 Systemebene Umwelt 618
4.6.4.2.1 Abschluss und Würdigung der Stakeholderbeziehungen 618
4.6.4.2.2 Erfolgsmeldung 619
4.6.4.3 Systemebene Komponenten 621
4.6.4.3.1 Persönliche Zielerreichung und Erfolgswahrnehmung 621
4.6.4.3.2 Soziale Fertigkeiten und Beziehungspotenziale 622
5 Kommunikationsfunktionen in Projekten: Eine Bilanz 625
5.1 Fremdorientierung 625
5.1.1 Orientierungsangebote geben 625
5.1.2 Sichtbarkeit schaffen 627
5.1.3 Forderungen stellen 628
5.1.4 Überzeugen 628
5.1.5 Weisungen erteilen 629
5.1.6 Politik betreiben, Macht einsetzen 630
5.2 Selbstorientierung 632
5.2.1 Orientierung erbitten 632
5.2.2 Einflussnahme erkennen und abwehren 632
5.2.3 Selbstbeobachtung und Selbstreflexion einleiten 633
5.2.4 Fremdbeobachtung und Feedback nutzen 634
5.3 Verständigung 635
5.3.1 Perspektiven anderer übernehmen und Verstehen bestätigen 636
5.3.2 Über Kommunikation kommunizieren 637
5.3.3 Prozess der Verständigung steuern 638
5.3.4 Komplexitätsproduktion und -reduktion vornehmen 639
5.3.5 Erwartungen kennen lernen 641
5.3.6 Meinungsbildungsprozess durchlaufen und Entscheidung treffen 642
5.4 Wirklichkeitskonstruktion 643
5.4.1 Gemeinsames Ziel formulieren 644
5.4.2 Transfer, Vernetzung und Sicherung von Wissen ermöglichen 645
5.4.3 Sich wechselseitig zu Problemlösung und Lernen stimulieren 647
5.5 Koordination 648
5.5.1 Fremdkoordination vornehmen durch Vorstrukturierung von Kommunikation 648
5.5.2 Selbstkoordination vornehmen durch Kommunikation in Echtzeit 650
5.5.3 Entscheidungen herbeiführen 652
5.5.4 Verbindlichkeit von Entscheidungen sichern 653
5.5.5 Einblick gewähren und Kontrolle ermöglichen 654
5.5.6 Effizienz der Zusammenarbeit steigern 656
5.6 Kooperation 659
5.6.1 Eine Gemeinschaft bilden 660
5.6.2 Verhalten disziplinieren 663
5.6.3 Status, Identität und Individualität absichern 664
5.6.4 Konflikte austragen 665
5.6.5 Partizipation ermöglichen 668
5.6.6 Motivation und Arbeitszufriedenheit erhalten und Sinnstiftung ermöglichen 669
5.7 Konstitution 672
5.7.1 Kooperative Arbeits- und Kommunikationskultur entwickeln 672
5.7.2 Kommunikative Möglichkeiten durch Medien erweitern 675
5.7.3 Kommunikationsfähigkeit entwickeln 675
5.8 Zusammenfassung 677
6 Fazit und Ausblick 682
7 Danksagung 684
8 Quellen 686