1    Einführung in SAP Information Lifecycle Management

In der Vergangenheit haben die meisten Kunden dem Lebenszyklus von Daten in Ihrem SAP-System keine besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Daten löschen? Lieber nicht, sie könnten ja noch mal gebraucht werden. Eine zentrale Stelle zur Aufbewahrung aller Daten? Ich wüsste nicht, wie. Doch das Thema hat mit DSGVO und Co. an Bedeutung gewonnen, und SAP bietet mit SAP ILM eine Lösung an, die wir Ihnen in diesem Buch umfassend vorstellen möchten.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Information Lifecycle Management (ILM)? Und warum hört man ihn in letzter Zeit so häufig im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem vereinfachten Sperren und Löschen von Daten in der SAP Business Suite und in SAP S/4HANA? Vielleicht suchen Sie in diesem Buch eine Antwort auf diese Fragen. Vielleicht kennen Sie auch bereits einige Aspekte dieses Konzepts und sind auf der Suche nach noch mehr fundiertem Wissen und Details. In beiden Fällen haben wir vieles für Sie zu bieten. Beginnen wir mit den Grundlagen und der Entstehungsgeschichte von ILM.

1.1    Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte

Vor einigen Jahren wurde die zentrale Gruppe, die bei SAP für die Datenarchivierung zuständig war, bei Kontakten mit SAP-Kunden, -Beratern und -Partnern immer häufiger mit der Frage konfrontiert, inwiefern ILM nützlich sei und was seine Vorteile sein könnten. Um diese Frage zu beantworten, nehmen wir hier schon einmal einige Themen vorweg, auf die wir im Laufe des Buchs noch zu sprechen kommen werden.

Externe Faktoren für die Einführung von ILM könnten z. B. sein:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten

• Produkthaftung

• Gerichtsverfahren (rechtsfallbedingte Sperren, E-Discovery)

• Steuermeldungen, Prüfungen

• neue Technologien

Es gibt zusätzlich einige unternehmensinterne Problemstellungen, für die der Einsatz von ILM die Lösung sein könnte:

• hohe Kosten für Hardware und Administration

• Richtlinien und Service Level Agreements

• Harmonisierung/Zentralisierung der Systemlandschaft

• Fusionen und Übernahmen

ILM kann – als Lösung für die genannten Anforderungen – zu folgenden positiven Ergebnissen für Ihr Unternehmen führen:

• reduziertes Datenvolumen

• Gesetzeskonformität

• weniger Risiken

• reduzierte Gesamtbetriebskosten

Der Grund für das vermehrte Interesse der SAP-Kunden schien in immer mehr gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer und zum Aufbewahrungsort von Daten zu liegen. Es ist mehr als logisch, dass Kunden den Wunsch haben, Aufbewahrungsdauern für ihre Daten im SAP-System zu hinterlegen, und darüber hinaus vom System erwarten, dass es sie darauf aufmerksam macht, wann diese Zeiten abgelaufen sind und Archivdateien gelöscht werden können oder, je nach Gesetzeslage, gar gelöscht werden müssen. Auch die zunehmende Zahl an Gerichtsverfahren und damit die Notwendigkeit, die davon betroffenen Daten zu identifizieren und sie bis zum Abschluss des Verfahrens vor der Löschung zu schützen (insbesondere dann, wenn die standardmäßige Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist), ließ das Interesse an ILM wachsen.

Weitere Gründe für das gestiegene Interesse an ILM schienen der Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften sowie der Wunsch, die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) zu senken, zu sein.

Eine Antwort auf diese Problemstellungen hatte SAP damals noch nicht. Die nach wie vor gefragte SAP-Datenarchivierung bot keine Möglichkeit, Aufbewahrungsdauern für die Daten zu definieren. Auch die Möglichkeit, archivierte Daten in einen Rechtsfall (Legal Case) aufzunehmen und dem System beizubringen, die Freigabe zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist so lange zu verzögern, bis dieser Rechtsfall abgeschlossen ist, gab es nicht.

Und schließlich konnte die SAP-Datenarchivierung auch im Fall von Firmenfusionen, Übernahmen und bei der Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften nicht mit einer Möglichkeit zur Harmonisierung und Reduzierung der Anzahl Ihrer Systeme dienen, wenn Sie den Wunsch hatten, manche davon stillzulegen. So begannen wir bei SAP also, nach einer Lösung zu suchen. Könnte die Datenarchivierung hierbei helfen? Das fragten wir uns. Ja, glaubten wir. Was genau wären dann die gesuchten neuen Funktionalitäten, und wie sollten sie im Detail aussehen? Es war klar, dass die Datenarchivierung nach wie vor benötigt würde, vielleicht sogar noch mehr als zuvor, denn SAP-Kunden suchen (funktionale) Antworten auf ihre dringlichen Fragen immer in ihrer Nähe.

SAP identifizierte die folgenden vier Bereiche (siehe Abbildung 1.1), um die Anforderungen und Lösungsansätze zusammenzubringen:

• Datenarchivierung

• Systemstilllegung

• alles rund um die Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten

• Verwalten der Daten Ihrer Gerichtsfälle samt entsprechendem Löschschutz

Für den ersten Bereich – die Datenarchivierung – gab es bereits eine Lösung. Die übrigen drei Bereiche begannen erst, in unseren Köpfen Form anzunehmen.

Abbildung 1.1     Neue Anforderungen und neue Lösungsansätze

Viele SAP-Kunden speichern ihre Archivdateien in einem darauf spezialisierten Ablagesystem eines externen Anbieters. Um den Archivdateien die Aufbewahrungsdauer oder Informationen zum dazugehörigen Rechtsfall zuzuordnen, reichte es daher nicht, das SAP-Coding um entsprechende Funktionalitäten zu erweitern. SAP musste auch einen Weg finden, einer breiten Masse an Ablagesystemen diese neuen Eigenschaften der Archivdatei beizubringen. Und wenn man das Löschen von Archivdateien nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsdauer weiterdachte, musste der externe Anbieter auch eine solche Löschung ab einem bestimmten Datum erlauben, davor aber strikt verbieten. Die Erkenntnis, dass auch externe Anbieter ihre Software entsprechend würden anpassen müssen, war die Geburtsstunde der sogenannten BC-ILM-Zertifizierung für Ablagesysteme.

Für all das Neue brauchte SAP einen Namen. Es war zu viel Neues, zu sehr anders, mächtiger, um »nur« von einer neuen Version der SAP-Datenarchivierung zu sprechen. SAP entschied sich für den Namen SAP Information Lifecycle Management mit der Abkürzung SAP ILM.

Von nun an sprach SAP zur Abgrenzung von der klassischen Datenarchivierung und meinte damit den Umfang, den die Datenarchivierung hatte, bevor die neuen Komponenten (siehe Abbildung 1.1) zu entstehen begannen.

Wenn Sie kurz über die Angabe der berechneten Aufbewahrungszeit nachdenken, kommen Sie, so wie SAP damals auch, zu dem Schluss, dass die Archivdateien, die ein sogenannter Archivlauf erzeugt, nach dieser Aufbewahrungszeit sortiert werden müssen.