Materialwirtschaft mit SAP S/4HANA (eBook)

Einleitung

SAP hat mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement eine Lösung entwickelt, die dem besonderen Stellenwert der Warenwirtschaft gerecht wird. Auf der einen Seite erwarten Geschäftspartner absolute Zuverlässigkeit, und auf der anderen Seite muss völlige Transparenz sowohl im Innenverhältnis als auch im Außenverhältnis, insbesondere gegenüber Behörden, sichergestellt werden. Zugleich ist eine exakte Bedarfsplanung Voraussetzung dafür, unter der Maßgabe einer möglichst geringen Lagerhaltung, aber dennoch mit hoher Flexibilität auf alle Anforderungen reagieren zu können. All dies wird durch den Einsatz von SAP S/4HANA Sourcing & Procurement gewährleistet.

In diesem Buch wird den neuen Funktionen und Möglichkeiten, die mit SAP-Fiori-Apps in der SAP-S/4HANA-Umgebung zur Verfügung stehen, besonderes Augenmerk geschenkt. Natürlich kann auch in diesem Umfeld weiterhin mit dem altbekannten SAP GUI gearbeitet werden. Die SAP-GUI-Transaktionen werden aber im Regelfall von SAP nicht mehr weiterentwickelt. So werden dort zunehmend neue Erweiterungen und Funktionen fehlen, die nur über das SAP Fiori Launchpad für SAP S/4HANA bereitgestellt werden.

Zielgruppen des Buches

Die Hauptzielgruppe sind Key User und fortgeschrittene Endanwender in den Bereichen Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung. Das Buch ist darüber hinaus für SAP-Trainer interessant, die es in Schulungen einsetzen möchten. Auch Junior-Beratern, die sich in die Prozesse einarbeiten müssen, kann das Buch eine Hilfe sein.

Das Buch setzt betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse in den behandelten Bereichen voraus. Die grundlegende Bedienung des SAP-Systems sollte Ihnen als Leser vertraut sein. Für das Arbeiten mit den SAP-Fiori-Apps erhalten Sie zusätzlich eine Reihe hilfreicher Tipps.

Aufbau des Buches

Das Buch behandelt zunächst die SAP-Fiori-Grundlagen und stellt anschließend die notwendige Organisation und den Aufbau des SAP-Systems vor. Danach werden die Stammsätze präsentiert, die notwendig sind, um die betriebswirtschaftlichen Prozesse im SAP-System abzubilden. Auf die Erläuterung der Grundlagen folgt in verschiedenen Hauptkapiteln die Behandlung der einzelnen betriebswirtschaftlichen Prozesse.

In Kapitel 1, »Einführung in SAP Fiori«, wird zunächst ein wichtiges Tool vorgestellt, mit dem Sie jederzeit herausfinden können, mit welchen SAP-Fiori-Apps die aus SAP ERP bekannten Funktionen ausgelöst werden können: Die SAP Fiori Apps Reference Library. Sie erhalten darüber hinaus Informationen über wichtige Begriffe im Zusammenhang mit der neuen browserbasierten Oberfläche und erfahren, wie Sie sich diese Oberfläche nach Ihren eigenen Bedürfnissen einstellen und aufbereiten können. Dabei zeigen wir Ihnen auch den Umgang mit dem sogenannten App Finder.

In Kapitel 2, »Unternehmensstruktur«, wird das Verständnis darüber, wie Unternehmen im SAP-System abgebildet werden, geweckt. Dieses ist elementar, um die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Prozessen richtig zu verstehen und das System zu bedienen. Unserer Erfahrung nach ist das Wissen in den wenigsten Fällen in der erforderlichen Tiefe vorhanden, sodass für die geringsten Abweichungen von Standardprozessen Support durch eine Beratung angefordert werden muss. In diesem Kapitel erhalten Sie als Leser die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Prozesse im SAP-System abbilden zu können.

In Kapitel 3, »Stammdaten«, wird der Produktstammsatz als zentraler Stammsatz für die Materialwirtschaft vorgestellt. Sie lernen, wie die Stammdaten mit den Organisationsebenen zusammenspielen und machen sich mit Pflichtfeldern und optionalen Feldern vertraut. Aus Kreditoren werden Geschäftspartner! Dies ist eine wesentliche und unumgängliche Änderung in SAP S/4HANA gegenüber einem SAP-ERP-System. In diesem Buch erhalten Sie eine Einführung in die Besonderheiten der Abbildung der Lieferanten als Geschäftspartner. Darüber hinaus werden die Besonderheiten des Einkaufsinfosatzes erläutert, und es wird erklärt, wie die Vorschlagswerte aus dem Lieferanten- und Materialstammsatz zusammenwirken. Schließlich lernen Sie, wie Sie mithilfe des Orderbuchs die Bezugsquellenfindung durchführen und die Quotierung zusätzlich nutzen können.

In Kapitel 4, »Beschaffungsprozess im Überblick«, wird der Gesamtprozess der Beschaffung im Überblick und mit den SAP-Fiori-Apps dargestellt. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens werden die Aufgaben in Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung entweder in einer Abteilung gebündelt oder aber auf verschiedene Fachabteilungen verteilt. Besonders wenn Sie für alle oder mehrere Prozesse verantwortlich sind, hilft Ihnen die Darstellung eines Standardeinkaufsprozesses in diesem Kapitel, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Aufgaben nachzuvollziehen. Sind Sie in Fachbereichen organisiert, erhalten Sie auf der anderen Seite einen Einblick in die angrenzenden Bereiche und lernen, woher die Daten in Ihrem System kommen bzw. welche Auswirkungen ihre Eingaben für andere Nutzer haben. Für Sonderprozesse wird auf die folgenden Kapitel verwiesen.

Kapitel 5, »Grundlagen der verbrauchsgesteuerten Disposition«, beschreibt die Vorgehensweise, mit dem SAP-System genau den richtigen Zeitpunkt für eine Bestellung oder den Beginn einer Fertigung zu finden. Denn bevor um Konditionen gefeilscht wird, muss zunächst ermittelt werden, was überhaupt beschafft werden muss. Dieses Kapitel zeigt, wie diese Ermittlung in der Materialwirtschaft (Materials Management, MM) umgesetzt werden kann. Da in der Disposition häufig auch Premium-Tools eingesetzt werden, die nicht Thema dieses Buches sind, fällt das Kapitel vergleichsweise kurz aus.

Kapitel 6, »Einkauf«, widmet sich den Kernprozessen des Einkaufs. Es wird gezeigt, wie in der Bezugsquellenfindung der günstigste Lieferant ermittelt werden kann und wie Bestellanforderungen manuell oder automatisch abgebarbeitet werden können. Anschließend wird auf besondere Einkaufsprozesse eingegangen, die in vielen Unternehmen eingesetzt werden.

In Kapitel 7, »Bestandsführung und Inventur«, werden alle Warenbewegungsprozesse vom Wareneingang bis zum Warenausgang erläutert. Dabei werden auch Sonderbestände, die Bestandsbewertung und die Inventur thematisiert.

Kapitel 8, »Logistik-Rechnungsprüfung«, behandelt die Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und ihre systemseitige Abbildung. Neben den Standardprozessen, der Erfassung, dem Sperren und dem Freigeben von Rechnungen, gehen wir in diesem Kapitel auch auf den Umgang mit Abweichungen, Skonto und Rechnungskürzungen ein. Gutschriften, nachträgliche Be- und Entlastungen sowie die Behandlung von Bezugsnebenkosten spielen ebenfalls eine Rolle. Auf die Automatisierung der Rechnungserfassung gehen wir in diesem Buch nicht ein.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Auswertungen von Belegen und Stammdaten in SAP S/4HANA Sourcing & Procurement mit SAP-Fiori-Apps zu erstellen. Am Beispiel von vier Standard-SAP-Fiori-Apps werden diese in Kapitel 9, »Auswertungen«, beschrieben. Wie Listen erstellt werden, welche Selektionskriterien genutzt werden können und wie diese mit unterschiedlichen Techniken und Möglichkeiten dargestellt werden, wird dabei ausführlich behandelt.

In Anhang A erhalten Sie ein instruktives Glossar, und Anhang B liefert das Literaturverzeichnis zum Buch.

Wichtige Darstellungselemente

Sie finden in diesem Buch viele grau hinterlegte Informationskästen, die Ihnen wichtige und interessante Zusatzinformationen bieten. Neben diesen Kästen sehen Sie verschiedene Symbole zur Orientierung:

[»]  In Kästen, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind, finden Sie Informationen zu weiterführenden Themen oder wichtigen Inhalten, die Sie sich merken sollten.

[+]  Die mit diesem Symbol gekennzeichneten Tipps geben Ihnen spezielle Empfehlungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern können.

[ ! ]  Dieses Symbol weist Sie auf Besonderheiten hin, die Sie beachten sollten. Es dient außerdem als Warnung vor häufig gemachten Fehlern oder möglichen Problemen.

[zB]  Mit diesem Symbol werden Beispiele kenntlich gemacht, die auf Szenarien aus der Praxis hinweisen und die dargestellten Funktionen verdeutlichen.

Danksagung

Vielen Dank an den Rheinwerk Verlag für die gute Zusammenarbeit. Vielen Dank an Eva Tripp, die als Programmleiterin SAP PRESS unser Projekt initiiert hat. Danke auch an Maike Lübbers, die uns als Lektorin lange begleitet hat. Und ein herzliches Dankeschön an Stefanie Häb, die das Buchprojekt im Januar 2022 lektoratsseitig übernommen hat und uns bis zum Abschluss gut beiseitegestanden hat.

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