Projektmanagement mit Excel (eBook)

Ignatz Schels ist Technik-Informatiker, zertifizierter Projektfachmann (GPM/IPMA) und Excel-Experte der Spitzenklasse. Er leitet seit vielen Jahren Spezialseminare zu MS Excel, programmiert Praxislösungen mit VBA und erstellt Access-Datenbanken. Er hat zahlreiche Fachbücher für Controller und Projektmanager geschrieben, viele davon sind Bestseller.Uwe M. Seidel ist Professor für Betriebswirtschaft an der Hochschule Regensburg und Berater für Unternehmen und öffentliche Institutionen in den Bereichen Rechnungswesen, Controlling und Projektmanagement. Außerdem ist er freiberuflicher Trainer der Controller Akademie AG und leitet den AK Süd I des Internationalen Controllervereins (ICV).

Projektmanagement mit Excel 4
Inhalt 7
Vorwort 13
Die Autoren 15
1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling 17
2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling 19
2.1 Grundlegende Begriffe 19
2.1.1 Projekt 19
2.1.1.1 Definition nach DIN 69 901 19
2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale 20
2.1.2 Produkt 21
2.1.3 Prozess 21
2.1.4 Projektmanagement 22
2.2 Projektcharakteristika 22
2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling 25
2.3.1 Management 25
2.3.2 Controlling 26
2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller 26
2.3.4 Rollenverständnis des Controllers 27
2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller 28
2.4 Projektmanagementregelkreis 30
2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch – Englisch 31
2.6 Projektbeispiel „Bau eines Golfplatzes“ 33
2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter 34
2.6.2 Projektauftrag „Golfplatz Alte Mühle“ 34
2.6.3 Projektprüfung 35
2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse 37
2.6.5 Machbarkeitsstudie 37
2.7 Phasen eines Projektablaufs im ­Überblick 38
3 Phase 1: Projektdefinition 41
3.1 Projektgründung 41
3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag 41
3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag 42
3.2 Definition des Projektziels 44
3.2.1 Begriff „Projektziel“ 44
3.2.2 Arten von Projektzielen 46
3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen 46
3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode 47
3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte 48
3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix 51
3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Zieldefinition 54
3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele 55
3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele 55
3.3 Änderungsverfahren (Change Request) 58
3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse 59
3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse 59
3.4.1.1 Umfeld-Monitoring 60
3.4.1.2 Stakeholder-Analyse 60
3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse 62
3.4.2.1 Formularelemente 63
3.4.2.2 Bedingungsformate 65
3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse 65
3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse 66
3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil 67
3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm 72
3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse 73
3.5 Projektorganisation 74
3.5.1 Lenkungsausschuss 75
3.5.2 Projektteam 76
3.5.3 Projektleitung 78
3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam 78
3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektteamtabelle 80
3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt 80
3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen 82
3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten 82
3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen 82
3.6 Prozessorganisation 84
3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen 84
3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell 88
4 Phase 2: Projektplanung 91
4.1 Strukturplanung 91
4.1.1 Projektstrukturplan (PSP) 91
4.1.2 PSP-Typen 93
4.1.3 Arbeitspaket 95
4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung 96
4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung 98
nach Schulz-Wimmer 98
4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan 99
4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell 99
4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen 103
4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan 108
4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen 109
4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan 116
4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan 120
4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen 121
4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung 122
4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung 122
4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung 123
4.2.2.1 Planung der Kapazitäten 124
4.2.2.2 Bedingungsformate 127
4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung 128
4.3 Termin- und Ablaufplanung 128
4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung 129
4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen 129
4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart) 131
4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik 134
4.3.4.1 Grundelemente 135
4.3.4.2 Netzplanarten 135
4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen 137
4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung 139
4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik 140
4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT 140
4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Termin- und Ablaufplanung 141
4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer 142
4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage 144
4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO 148
4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan 149
4.3.6.5 Terminplanung 151
4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche 153
4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken 154
4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung 156
4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO 158
4.3.6.10 Datenbankauswertungen 159
4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung 160
4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung 161
4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung 162
4.4.2.1 Mitarbeiterliste 163
4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht 164
4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm 169
4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC 172
4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen 173
4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access 173
4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access 176
4.4.4.3 Abfragen erstellen 177
4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel 178
4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Ressourcendatenbanken 179
4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung 179
4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO 183
4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen 184
4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation 185
4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung 185
4.5.2 Kalkulationsarten 186
4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung 187
4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan 187
4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans 189
4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten 189
4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten 190
4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung 191
4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm 193
4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter 195
4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht 195
4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen 196
4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich 197
4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten 199
4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables 200
4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektbudget und Kosten 202
4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget 202
4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten 204
4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene 205
4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan 206
4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver 208
4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen 209
4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse 211
5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung 215
5.1 Termin 215
5.1.1 Terminrückmeldung 215
5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA) 216
5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA) 217
5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen 218
5.1.3.2 Berichtszeitpunkte 219
5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart 220
5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse 222
5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten 225
5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung 225
5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche 227
5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse 228
5.3 Sachfortschritt 230
5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung 230
5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads 231
5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management 232
5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel „Lagerhalle“ 234
5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen 236
5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag 238
5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien 242
5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme 246
5.4 Projektdokumentation 247
5.4.1 Anforderungen 247
5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch 248
5.5 Projektberichterstattung 249
5.5.1 Strukturierung der Kommunikation 250
5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte 251
5.5.2.1 Projektleiterliste 251
5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren 252
5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter 254
5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden 258
5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten 258
5.5.4.2 Funktion für den Mailversand 260
5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion 262
5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter 263
6 Phase 4: Projektabschluss 265
6.1 Produkt- und Projektabnahme 265
6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung 267
6.2.1 Nachkalkulation 267
6.2.2 Abweichungsanalyse 268
6.2.3 Projektabschlussbericht 268
6.2.4 Erfahrungssicherung 269
6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular 269
6.3 Projektauflösung 272
7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten 273
7.1 Change Management 273
7.2 Konfigurationsmanagement 275
7.3 Projektqualitätsmanagement 276
7.4 Projektrisikomanagement 279
7.4.1 Risikostrategie 280
7.4.2 Risikoidentifikation 280
7.4.3 Risikobewertung 281
7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung 284
7.4.5 Risikokommunikation 285
7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps 286
7.4.6.1 SmartArts 286
7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren 287
7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell 288
7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik 288
7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung 289
7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks 290
7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen 290
7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Risikoerhebung und Risk Map 294
7.4.8.1 Risiken finden und gewichten 294
7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map 295
7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen 296
7.4.8.4 Liste Projektteam 296
7.4.8.5 Phasen und Vorgänge 296
7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten 297
7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden 298
7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten 299
8 Zusammenfassung und Ausblick 301
9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken 303
9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen 303
9.1.1 Datenüberprüfung 304
9.1.2 Datenüberprüfungslisten 304
9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX 308
9.1.4 Grafische Objekte 310
9.1.5 Matrixformeln 315
9.2 Tabellen und strukturierte Verweise 319
9.2.1 Tabelle anlegen 319
9.2.2 Strukturierte Verweise 322
10 Anhang 327
Abkürzungsverzeichnis 327
Index 331